WindDOC No-Profit, gestionale in cloud per il Terzo Settore

Non sarà un file Excel a salvare le tante ore di lavoro necessarie per mantenere in ordine la quotidianità di una associazione. Chiunque abbia mai operato nel mondo dell’associazionismo, soprattutto laddove sia necessario lavoro di segreteria, si rende facilmente conto di quanta attività sia ogni giorno necessaria per far sì che le cose possano proseguire in modo ordinato ed efficiente. Dall’organizzazione degli eventi alla gestione dei soci, passando per le attività legate a riunioni e contabilità, tutto si basa su numeri, nomi, calcoli e registrazioni del tutto necessari e per i quali serve massima affidabilità. Un foglio di calcolo aiuta per singole questioni, ma non è la risposta giusta per una domanda più ampia e complessa: la gestione delle tante sfide a cui occorre quotidianamente tener testa.

Una soluzione come quella di WindDOC No-Profit, il principale gestionale online per il Terzo Settore, nasce specificatamente con questo fine: aiutare le associazioni nel loro lavoro, facilitandone la missione attraverso una serie di servizi che abbattono i tempi necessari, facilitano la registrazione dei dati e consentono di concentrarsi sugli aspetti “core” dell’attività associazionistica.

Per capire quanto un applicativo come WindDOC No-Profit possa fare la differenza, occorre passare in rassegna i principali servizi offerti: balzerà immediatamente all’occhio quanto potenziale si celi dietro un investimento mensile a basso costo che abilita grandi opportunità.

WindDOC No-Profit: tutti i servizi

Sono enti del Terzo settore le organizzazioni di volontariato, le associazioni di promozione sociale, gli enti filantropici, le imprese sociali, incluse le cooperative sociali, le reti associative, le società di mutuo soccorso, le associazioni, riconosciute o non riconosciute, le fondazioni e gli altri enti di carattere privato diversi dalle società costituiti per il perseguimento,  senza  scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità  sociale mediante lo svolgimento, in via esclusiva o principale, di una o più attività di interesse generale in forma di azione  volontaria  o  di erogazione gratuita di denaro, beni o servizi, o di mutualità o di produzione o scambio di beni o  servizi, ed iscritti nel registro unico nazionale del Terzo settore

Questa definizione, relativa al Decreto Legge 117/2017, perimetra in modo didascalico il Terzo Settore introducendo quel RUNTS (“Registro UNico del Terzo Settore”) che va a catalogare tutte le associazioni che vi fanno parte. Per tutti questi enti, WindDOC No-Profit rappresenta un tassello importante che mette a disposizione servizi quali:

Moduli personalizzati

I moduli personalizzati rappresentano una delle funzionalità più interessanti poiché semplifica l’interazione con soci, utenti e associati. Questi moduli consentono di facilitare le attività remote, rendendo più agevoli pratiche altrimenti complesse. Ad esempio, la registrazione di nuovi soci o il pagamento delle quote associative richiedono la raccolta di dati personali, mentre la raccolta di donazioni richiede informazioni per la generazione delle ricevute. Anche le iscrizioni agli eventi, come tornei, cene sociali o corsi di formazione, possono essere semplificate attraverso moduli online per la compilazione e la prenotazione. Si allestisce il modulo, si carica online, si condivide il link: i dati vengono automaticamente raccolti e gestiti, creando in modo incredibilmente semplice quel che solitamente viene gestito altrimenti in modi ben più grezzi, macchinosi, incompleti e disordinati.

Ciascun modulo può essere accessibile tramite un link dedicato sui server WindDOC, oppure può essere ospitato embeded sul sito Web dell’associazione. È possibile configurare le modalità di pagamento per ciascun modulo e inviare email personalizzate a coloro che completano la compilazione, creando così un rapporto stretto con associali, affiliati e partecipanti alle iniziative. Aspetto chiaramente rilevante sta nell’attenta gestione delle opzioni relative alla privacy, dove occorre necessariamente garantire all’ente la piena conformità con le normative vigenti.

Gestione eventi

Gli eventi costituiscono il cuore pulsante di molte associazioni, rappresentando il momento cruciale in cui le persone si riuniscono per perseguire la missione della propria organizzazione. Organizzare un evento implica fornire le informazioni necessarie per la partecipazione, garantire una registrazione agevole, promuovere l’evento stesso, raccogliere i pagamenti e gestire le prenotazioni. Una cena, una festa, un corso, una gita: questo processo solitamente è complesso e coinvolge molte persone, spesso generando disordini che si tramutano rapidamente in grattacapi e diseconomie. Tuttavia, grazie alla gestione degli eventi offerta da WindDOC No-Profit, tutto questo è semplificato tramite eventi preconfigurati che includono tutte le funzionalità necessarie.

Il servizio offre la possibilità di condividere il link di registrazione via email o stampare un QR Code per consentire un accesso rapido alla pagina anche da dispositivi mobili. Al termine delle operazioni, è possibile scaricare un foglio Excel già compilato, ottenendo in pochi istanti l’elenco completo degli iscritti, tutti i relativi dati e, su richiesta, le ricevute autogenerate da consegnare agli iscritti.

Solo chi ha esperienza nel settore associativo comprende appieno l’importanza di tali funzionalità. La creazione dei pass per l’ingresso, l’aggiunta manuale delle iscrizioni per gli associati meno tecnologicamente inclini, e la gestione della documentazione specifica legata ad ogni singola attività diventano operazioni semplificate grazie all’utilizzo di un unico software. Questo porta a una rivoluzione nei processi lavorativi, garantendo comodità, coordinamento e velocità in tutte le fasi.

Pagamenti

Qual è il metodo di pagamento preferito dai propri associati? La gestione del contante può essere scomoda e non permette di avere fondi in anticipo in fase di prenotazione, mentre l’uso dei sistemi di pagamento elettronico offre molteplici vantaggi che con il passare del tempo (e la maggior penetrazione degli strumenti di pagamenti no-cash) andranno a farsi sempre più importanti. Con WindDOC No-Profit, è possibile abilitare pagamenti tramite piattaforme come PayPal, Satispay, Stripe o SumUp, consentendo di effettuare pagamenti automatici direttamente al momento della compilazione dei moduli online. Che si tratti dell’iscrizione a un evento, del pagamento della quota associativa annuale o di una donazione, il sistema consente in ogni caso di avere strumenti pre-registrati e adeguatamente configurati per consentire un pagamento immediato al termine di ogni procedura che preveda una transazione di denaro.

Rendiconto

Inoltre, vi sono gli aspetti normativi, quelli che richiedono una particolare attenzione e una costante aggiornamento per garantire che l’associazione operi sempre nel rispetto delle norme del Terzo Settore. Conformemente all’art.13 del già citato D.LGS N.117/2017, tutte le associazioni e gli enti non profit devono redigere un chiaro rendiconto finanziario annuale. Questo documento dettaglia le attività svolte, le spese affrontate, i ricavi registrati e il bilancio finale: un modo per tenere in ordine i conti, anzitutto, ma soprattutto un necessario sforzo di trasparenza che ogni ente del Terzo Settore ha il dovere di perseguire.

Per molte associazioni, questo processo richiede molte ore di lavoro, con l’elaborazione di diverse tabelle e la costante aggiornamento dei dati. Tuttavia, con WindDOC No-Profit, tutto questo diventa automatico e istantaneo. Basta registrare continuamente i dati per ottenere sia il bilancio economico/finanziario, sia la compilazione del rendiconto previsionale in corso d’opera. Inoltre, grazie alla gestione dei centri di costo, è possibile distinguere facilmente le diverse attività di raccolta fondi occasionali, assicurandosi di redigere correttamente la relazione relativa.

Verbali

Si tratta di preciso obbligo per ogni associazione il fatto di documentare le proprie attività attraverso dettagliati verbali redatti al termine di ogni assemblea e consiglio direttivo. Questi documenti hanno il compito di registrare le discussioni svolte, attestare le attività in corso e documentare i progressi compiuti nel tempo dall’associazione. Non si tratta soltanto di formalità: i verbali sono i testimoni documentali della vita democratica dell’ente, registrano le decisioni prese mettendole nero su bianco e trasmettono nel tempo lo sviluppo delle attività.

Grazie a WindDOC No-Profit, la compilazione di tali verbali diventa estremamente semplice grazie all’uso di modelli predefiniti e alla disponibilità di dati già compilati automaticamente, come ad esempio le informazioni anagrafiche e le cariche sociali dei partecipanti alla riunione. Tutti gli aspetti formali sono superati, insomma per fare in modo che si possa prestare massima cura nei contenuti risparmiando tempo e sapendo di non dimenticare nulla.

Portale Soci

Il Portale Soci rappresenta l’interfaccia principale attraverso cui ogni socio può interagire con l’associazione. Si configura come uno strumento comunicativo estremamente potente poiché di facile gestione, poiché estremamente personale (in quanto orientato a personalizzare il messaggio per ogni associato) ed in quanto facilmente accessibile in ogni momento, da ogni luogo e con qualsiasi dispositivo.

Attraverso questo portale, i soci hanno la possibilità di:

• Rinnovare automaticamente la propria quota associativa annuale
• Iscriversi agli eventi organizzati volta per volta dall’associazione
• Consultare i verbali delle riunioni e dell’assemblea dell’associazione, sempre nell’ottica della massima trasparenza nella gestione delle attività
• Accedere a tutti i documenti condivisi dall’associazione
• Inserire manualmente i propri rimborsi spesa per una gestione facilitata di ricevute e pagamenti

Si tratta di un punto di riferimento unico per ogni socio, fornendo strumenti e documentazione personalizzata per gestire al meglio il rapporto con l’associazione. La creazione di questo portale con WindDOC No-Profit è estremamente semplice, poiché tutti i dati necessari, i sistemi di pagamento e le funzionalità per la creazione di moduli personalizzati sono già disponibili. Non sono richiesti costi aggiuntivi per l’hosting e la programmazione, consentendo di costruire il portale con pochi semplici clic: non si tratta di costruire un sito da capo, insomma, ma di riempirne uno preconfigurato e ideale per la miglior gestione di tutte le informazioni di cui potrà essere popolato: non sarà necessario cercare tecnici o esperti, insomma, ma soltanto compilare le informazioni utili e far così vivere il Portale Soci con precisione e puntualità.

Altre funzioni

WindDOC No-Profit è tutto questo e molto altro ancora:

• software per le votazioni online, utile ad esempio per l’elezione di nuove cariche sociali
• CRM dedicato per la gestione delle attività in corso
• sistema di registrazione di tutte le attività di volontariato
• gestionale per l’organizzazione di corsi (orari, abbonamenti, calendario degli appuntamenti, eccetera)

Ogni singola funzione rappresenta tempo guadagnato, precisione consolidata, affidabilità moltiplicata: si è certi di avere massima aderenza alle normative e si porta avanti l’attività dell’associazione in modo estremamente facilitato: ecco perché WindDOC No-Profit è in grado di fare concretamente la differenza nella quotidianità di qualsiasi ente del Terzo Settore.

Prezzi

WindDOC No-Profit è un servizio in cloud, dunque non richiede installazioni, né prevede particolari requisiti in termini di hardware: costi di attrezzatura ridotti al minimo, insomma, con possibilità di accesso in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione. Ciò non solo offre la massima libertà, ma consente altresì di avere costi di accesso estremamente limitati.

Questi i tre profili che è possibile attivare:

• Professional a 12€/mese
• Premium a 17€/mese
• Premium+ a 25€/mese

Costi minimi, insomma, per una suite di utility che cambierà radicalmente il modo di gestire il proprio ente. Vi si può accedere anche da remoto, avendo così dati e informazioni sempre a portata di mano, ed è pienamente compatibile con qualsiasi device si intenda utilizzare (smartphone, tablet o desktop PC). Alzare il livello è possibile e la transizione digitale dimostra così di avere molto da dire anche nel mondo dell’associazionismo. Strumenti di alto livello, per risultati di livello superiore: se impegno e volontariato sono tasselli preziosi, gli strumenti che si mettono al servizio degli associati sono elementi altrettanto importanti per arrivare a raccogliere al meglio il frutto del lavoro versato.

In collaborazione con WindDOC No-Profit