Per gli enti pubblici documenti digitali dal 12 agosto

Il prossimo 12 agosto segnerà un cambiamento epocale per le pubblica amministrazione. A partire da tale data, infatti, tutti gli enti pubblici saranno obbligati a gestire le pratiche utilizzando esclusivamente il formato digitale. Non sarà più ammessa la produzione e l’utilizzo di documenti cartacei.

I vecchi documenti potranno essere acquisiti in digitale ed eventualmente essere sottoposti a riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per facilitare operazioni di ricerca e copia&incolla.

Per rendere pienamente valide le copie digitali di vecchi documenti cartacei o di documenti prodotti ex novo, le amministrazioni pubbliche saranno sempre tenute ad apporre una firma digitale o altra firma elettronica qualificata (i dipendenti dovranno in ogni caso ottenere specifica delega dal funzionario).

L’obiettivo è evidentemente quello di assicurare ai cittadini e agli utenti in generale tutti i requisiti di legge: i documenti digitali, cioè, dovranno avere caratteristiche di autenticità, immodificabilità e leggibilità (di firma elettronica qualificata avevamo parlato a suo tempo, ad esempio, negli articoli Apporre la firma digitale su un documento: la firma elettronica avanzata, Cos’è la fattura elettronica per l’Agenzia delle Entrate e Firmare digitalmente un PDF senza usare Acrobat).

Sebbene il decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri non preveda alcuna sanzione per le amministrazioni pubbliche inadempienti, tutti i sistemi informativi degli enti dovranno essere adeguati in modo tale da poter lavorare esclusivamente con documenti in formato digitale, opportunamente firmati.

La PA aveva 18 mesi di tempo e il prossimo 12 agosto scadrà il periodo concesso per l’adeguamento che, soprattutto nel caso dei piccoli comuni, ha subìto non pochi rallentamenti.

D’ora in avanti, tra l’altro, non sarà più necessario produrre un documento in più copie perché sarà sufficiente l’unico esemplare digitale – peraltro riproducibile “all’infinito” – dotato di firma elettronica.

Maggiori informazioni sulle nuove modalità di conservazione dei documenti informatici sono consultabili a questo indirizzo.