Ricerche istantanee con X1 Enterprise Client

Il software per il desktop searching X1 cresce ancora cercando di guadagnare consensi in ambiente aziendale oltre che presso gli utenti comuni.
La dizione “Enterprise” che arricchisce ora il nome con cui è stato battezzato X1, suggerisce infatti come la nuova versione del programma voglia proporsi come programma, utilizzabile anche sul posto di lavoro, per la ricerca di documenti e messaggi di posta elettronica personali.

Si chiamano software “desktop search” quei particolari software che si prefiggono, come obiettivo primario, l’indicizzazione di tutto il contenuto di file e cartelle memorizzati su partizioni od interi dischi fissi. X1 effettua un’operazione di “data mining” ossia si occupa di estrarre “da un mare di dati”, quelli memorizzati sui nostri dischi fissi (oggi sempre più capienti e performanti), tutte le informazioni che possano risultare d’interesse per l’utente. Il programma, ad esempio, rileva tutti i contenuti presenti nei file di Word, Excel, nei documenti PDF ed addirittura nei messaggi di posta elettronica (memorizzati nei formati più disparati, tra i quali, Outlook/Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora e Lotus Notes) indicizzandoli in modo ragionato in un apposito database. Sfruttando la casella di ricerca di X1, l’utente può così individuare, a colpo d’occhio, tutti i file presenti sul disco fisso che contengono parole chiave specifiche o che rispondono a criteri di ricerca particolari. X1 effettua infatti una query sul proprio database (mantenuto costantemente aggiornato sulla base dei file via a via creati, eliminati, rinominati e modificati in qualunque zona del disco fisso) che fornisce un risultato in modo istantaneo. “Find as fast as you can type” è lo slogan di X1: il programma, infatti, per ogni pulsante che si preme sulla tastiera nel momento in cui si richiede la ricerca di un termine specifico, aggiorna in tempo reale l’elenco dei risultati.

X1 Enterprise Client supporta oltre 370 differenti formati di file: ciò significa che il programma può catalogare senza problemi la stragrande maggioranza del materiale prodotto con i software più diffusi al mondo.

La nuova versione di X1 provvede anche a memorizzare i dettagli relativi alle ricerche più complesse in modo tale che l’utente non sia costretto a digitare nuovamente tutte le informazioni richieste. Il software è anche estremamente abile nel fornire un’anteprima dei documenti, dei file e dei messaggi di posta elettronica che rispondono ai criteri di ricerca senza appoggiarsi a programmi esterni o a plug-in sviluppati da terze parti. Pur proponendosi come soluzione per le ricerche in ambiente business, X1 Enterprise Client fa comunque l’occhiolino all’utente normale essendo in grado di estrarre le informazioni contenuti nei file multimediali (filmati audio-video e file musicali di vario genere).
Molti sforzi sono stati compiuti anche nel miglioramento dell’interfaccia utente e dell’integrazione con la shell di Windows: adesso le ricerche possono essere avviate anche dalla barra delle applicazioni del sistema operativo (X1 può inserirvi la sua casella di ricerca) senza la necessità di aprire manualmente la finestra del software.

Un altro aspetto interessante consiste nella possibilità, tramite X1, di indicizzare risorse di rete condivise (ad esempio, una cartella contenente file di qualunque genere presente su un sistema connesso in rete locale).
Che X1 sia destinato a riscuotere un sempre maggior successo è suggerito dal fatto che Yahoo! ha deciso integrare la tecnologia alla base di questo programma all’interno della sua soluzione per il desktop search (lanciata, nella prima versione finale, a Settembre 2005).

La prima scansione del disco fisso è un’operazione che può richiedere da pochi minuti a qualche ora di tempo per poter essere portata a termine, a seconda del numero di file e delle e-mail memorizzati. E’ tuttavia interessante sottolineare come X1, oltre alla classica opzione per l’analisi in background, metta a disposizione anche una scansione automatica programmabile ad esempio in orari non lavorativi.

Al momento dell’installazione, X1 richiede l’autorizzazione di inviare al team di sviluppo del programma le informazioni circa eventuali crash e statistiche di utilizzo. Se non si desidera trasmettere questi dati, è sufficiente disattivare la casella Upload usage/crash statistics. La casella Load at Windows startup, invece, se spuntata, permette di far sì che X1 venga automaticamente avviato ad ogni ingresso in Windows. Riferimenti alla partnership instauratisi con Yahoo si trovano sin dal momento dell’installazione: il setup di X1, infatti, richiede se si sia interessati o meno a fruire della toolbar di Yahoo e ad impostarlo come home page predefinita o come motore di ricerca di default. Se si preferisce evitare l’installazione di componenti che si prevede di non utilizzare, è possibile disattivare tutte tre le caselle (non hanno assolutamente a che vedere con le funzionalità proprie di X1).

Al primo avvio di X1 suggeriamo di richiedere la traduzione in italiano dell’interfaccia cliccando sul menù Tools quindi su Language infine sulla voce Italian. Nel frattempo, è possibile verificare come X1 abbia già iniziato ad indicizzare tutti i contenuti dei dischi fissi: lo stato dell’operazione e la tipologia di contenuti in fase di analisi vengono riportati nella barra di stato di X1, in basso a destra. Il database contenente gli indici viene memorizzato (e mantenuto costantemente aggiornato) in una cartella “ad hoc”: il percorso completo è indicato nella finestra Strumenti, Opzioni, accedendo alla sezione Indicizzazione (riquadro “Indice”).

Sempre attraverso la finestra delle opzioni, l’utente può specificare le cartelle, le partizioni o le unità disco da indicizzare (comprese le cartelle condivise in rete locale da parte di altri utenti). Anche per quanto riguarda la posta elettronica X1 si rivela estremamente flessibile: per ciascun client in uso (Outlook/Outlook Express, Thunderbird, Eudora, Lotus Notes), si ha modo di disattivare, ad esempio, la scansione di singoli archivi e-mail. Nel nostro caso, abbiamo provato a far indicizzare ad X1 Enterprise Client oltre 2,5 Gigabyte di archivi di posta (20% Outlook; 80% Mozilla Thunderbird): il software non ha evidenziato alcuna indecisione né in fase di scansione né in quella di ricerca.

La versione più aggiornata di X1 Enterprise Client è prelevabile gratuitamente facendo riferimento a questa pagina.