Recuperare e ripristinare documenti Word che sembrano ormai persi

Cosa fare se si realizza di aver perduto un documento importante sul quale si stava lavorando con Word 2003 o Word 2007? Come comportarsi se tale file non vuole più saperne di aprirsi perché risulta danneggiato?

Il primo passo da compiere, ovviamente, è verificare di possedere una copia di backup del documento. Word, nelle versioni 2003 e 2007, integra una funzionalità che si occupa di creare una copia di backup di ogni documento oggetto di modifiche. Per controllare che il meccanismo sia attivo, è sufficiente cliccare sul pulsante raffigurante il logo di Microsoft Office (Word 2007), su Opzioni di Word quindi su Avanzate. All’interno della scheda Salva la casella Crea sempre copia di backup dovrà essere spuntata. La procedura è sostanzialmente identica nel caso di Word 2003: in questo caso è necessario cliccare sul menù Strumenti, Opzioni quindi sulla scheda Salva.

In questa stessa finestra, è bene controllare che sia abilitata anche l’opzione Salva automaticamente ogni N minuti: in questo modo, Word provvederà a produrre – secondo la periodicità indicata – un file temporaneo contenente le ultime modifiche applicate sul documento.
In Word 2007 la casella Salva automaticamente ogni N minuti è collocata nella sezione Salvataggio documenti della finestra delle opzioni.

Forzare il ripristino di un documento

Per tentare di recuperare una versione del file Word sul quale si stava lavorando, è possibile – da Word 2003 – cliccare sul menù File, Apri, scegliere il documento “incriminato” quindi cliccare sulla piccola freccia mostrata a destra del pulsante Apri, nella finestra di dialogo. Così facendo apparirà un menù accessorio attraverso il quale si potrà scegliere il comando Apri e ripristina.
La procedura è identica nel caso di Word 2007: in questo caso si potrà accedervi cliccando dapprima il pulsante con il logo di Office quindi selezionando la voce Apri.

Recupero e lettura dei file di backup creati automaticamente da Word

In alternativa, è possibile portarsi – usando l’interfaccia di Windows – nella cartella contenente il documento d’interesse. Qui si dovrà verificare la presenza di file di backup dotati dell’estensione .wbk (“Word auto-backup”).
Nel caso in cui non fosse presente alcun file .wbk, consigliamo di cercarli nelle altre cartelle memorizzate sul disco fisso. Allo scopo è possibile usare la funzionalità di ricerca integrata in Windows, un software di desktop searching od un programma come Everything.

Qualora si dovessero individuare uno o più file con estensione .wbk denominati “backup di [nome_documento]“, si potrà provare ad aprirli e a verificarne il contenuto da Word 2003 o 2007 (nella finestra per l’apertura del file, si dovrà scegliere Tutti i file (*.*) in modo tale da ottenere in elenco anche i file .wbk).

Recuperare manualmente i file di salvataggio automatico

Selezionando la casella Salva automaticamente ogni N minuti, Word crea dei file di salvataggio automatico assegnando loro l’estensione .asd.
Anche in questo caso è possibile tentare una ricerca dei file con estensione .asd usando la funzione integrata in Windows o programmi “ad hoc” come Everything.
A questo punto è possibile provare ad aprire il file .asd con Word 2003 o Word 2007 ricorrendo alla finestra Apri.

Nel caso in cui il file di salvataggio automatico venga trovato, sulla sinistra dello schermo viene aperto il riquadro per il ripristino del documento: cliccando sul riquadro attività Ripristino documenti di Word 2003 o di Word 2007, si potrà salvare il file oggetto del recupero (Salva con nome).

L’ultima spiaggia è la ricerca dei file temporanei legati al documento che si è perso. Ricorrendo sempre alla funzionalità di ricerca di Windows o ad altre utilità, si può provare a cercare i file con estensione .tmp e quelli con nome ~*.*. Il consiglio migliore per individuare i file che potrebbero riferirsi al documento d’interesse è quello di effettuare una ricerca specificando come intervallo temporale, il momento in cui il documento Word è stato presumibilmente aperto l’ultima volta.
A questo punto, dalla finestra di dialogo Apri di Word 2003 o di Word 2007 si dovrà scegliere Tutti i file (*.*) e tentare l’apertura dei file precedentemente individuati.

Tenere traccia di tutte le variazioni apportate ad un documento con AutoHistory

Si pensi di aver effettuato una pesante modifica ad un documento Word ed utilizzato il comando Salva anziché Salva con nome. Si supponga di realizzare, successivamente, di aver applicato degli interventi non adeguati. Come fare per tornare sui propri passi?
AutoHistory è un “add-on” gratuito per Word 2007 (compatibile anche con le versioni di anteprima di Word 2010) che tiene traccia delle modifiche via a via applicate ad uno stesso documento Word.

AutoHistory provvede ad aggiungere alla scheda Visualizza di Word 2007 una nuova casella (Show/Hide History): spuntandola è possibile accedere ad un riquadro che contiene la lista dei vari salvataggi effettuati sul documento correntemente aperto. Per default tutte le copie di backup del documento Word sono conservate in una cartella nascosta, sebbene sia comunque possibile impostare una directory differente facendo riferimento al pulsante Settings. L’add-on consente di indicare anche un numero massimo di copie di backup da mantenere: in questo modo si potrà evitare di occupare troppo spazio su disco, soprattutto se il file sul quale si sta operando è piuttosto voluminoso.
AutoHistory offre anche la possibilità di paragonare il contenuto di più copie di backup in modo da evidenziare quali modifiche sono state apportate.

” in alto a destra) e necessita, come requisito indispensabile, della presenza del framework .Net 3.5 SP1 (che sarà eventualmente scaricato, in automatico, dalla procedura di setup).

Per avviare l’installazione dell’add-on e dei componenti necessari per il suo funzionamento, dopo aver estratto il contenuto del file Zip, si dovrà fare doppio clic sul file setup.exe.
Al termine dell’installazione, avviando Word 2007, il programma informerà di essere in procinto di aggiungere un nuovo add-on. Alla comparsa della finestra di avviso si dovrà acconsentire al caricamento del componente addizionale cliccando su Installa.

Una volta aggiunto l’add-on, per ripristinare una precedente versione di un documento Word, basterà aprire il riquadro di AutoHistory e fare doppio clic su uno degli orari elencati in lista.