Quali documenti vengono stampati in azienda: attivare i log di stampa in Windows 10

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Chi usa la stampante e per stampare quali documenti viene adoperata? In un’ottica di spending review, per contenere i costi dei consumabili (carta, inchiostri e toner) può essere molto utile verificare quali documenti vengono stampati in azienda da ogni singolo PC.

Windows 10 può conservare un registro di tutti i documenti stampati nel corso del tempo: il sistema operativo può annotare in un file di log tutti i nomi del file inviati dalla stampante insieme con le informazioni relative all’account utente utilizzato.

Per attivare i log di stampa in Windows 10 è sufficiente digitare Visualizza i registri eventi nella casella di ricerca, cliccare due volte su Registri applicazioni e servizi quindi su Microsoft, Windows e infine su PrintService.
Immediatamente a destra comparirà una colonna con l’indicazione Amministratore e Operativo.

Se non si fosse mai attivata prima la registrazione di tutti i lavori di stampa, si può fare clic con il tasto destro del mouse sulla voce Operativo quindi su Proprietà. Basterà quindi spuntare la casella Abilita registrazione.

Dopo aver fatto clic su OK, tutti i documenti inviati alla stampante dal dispositivo Windows 10 in uso saranno automaticamente registrati e inseriti in un file di log.

Cliccando su Filtro registro corrente quindi indicando 307 nel campo Tutti gli ID evento, si potranno in seguito ottenere i riferimenti ai nomi dei file stampanti, ove quest’informazione risultasse disponibile.

Per le stampe inviate da browser, il log non conterrà il nome di alcun file e mostrerà per esempio “Stampa documento di proprietà di …“. Stesso messaggio nel caso in cui il dato relativo al nome del file stampato non fosse condiviso dal driver di stampa.

Come esportare velocemente la lista dei documenti stampati, senza accedere al Visualizzatore eventi di Windows

Per semplificare il tutto, è possibile aprire il prompt dei comandi di Windows (digitare cmd e premere il tasto Invio nel caso in cui si aprisse la finestra a sfondo blu di PowerShell) e impartire il comando seguente:

wevtutil qe Microsoft-Windows-PrintService/Operational /q:*[System[(EventID=307)]] /f:text > %userprofile%\printed.txt && notepad %userprofile%\printed.txt

Verrà mostrato il Blocco Note di Windows con la lista delle stampe richieste da tutti gli utenti che usano il PC o il server in uso.
Per ottenere gli stessi dati in formato XML, è sufficiente digitare quanto segue:

wevtutil qe Microsoft-Windows-PrintService/Operational /q:*[System[(EventID=307)]] > %userprofile%\printed.xml

Come il file il formato testo pure, anche il file printed.xml, in formato XML, verrà generato nella cartella del profilo utente in uso.

Utilizzando ad esempio Microsoft Excel quindi cliccando su Dati, Da altre origini, Da importazione dati XML, si possono inserire in colonna tutte le informazioni contenute nel file.

In alternativa, è possibile ricorrere al programma gratuito PaperCut Print Logger che non fa altro che automatizzare la lettura dei dati nel visualizzatore degli eventi e restituire le informazioni sulle stampe con un layout leggibile. Per impostazione predefinita, PaperCut Print Logger ignora le informazioni trasmesse alla stampanti virtuali eventualmente presenti sul sistema.