Ottimizzare il funzionamento di Outlook: ecco alcuni suggerimenti pratici

Microsoft Outlook è uno dei software maggiormente presenti sui sistemi aziendali. Il programma funge non solo da client di posta elettronica ma anche da PIM, acronimo di “Personal Information Manager”. Outlook, infatti, permette di gestire ed organizzare tutta una serie di informazioni con lo scopo di migliorare la produttività personale ed aziendale. Il software di Microsoft integra un calendario, un’agenda delle attività, un diario, la rubrica dei contatti, un’area dove prendere appunti, oltre al client e-mail vero e proprio. Outlook è incluso in tutte le versioni di Microsoft Office.
Nonostante la nascita di nuovi client di posta elettronica (il team di sviluppo di Mozilla Thunderbird sta al momento lavorando sulla terza versione del software opensource che dovrebbe offrire anche molte delle funzionalità proprie di un programma PIM), Outlook resta tra le applicazioni più largamente adottate soprattutto in ambito business.
In questo articolo ci proponiamo di riassumere alcune dei suggerimenti più utili che consentono di trarre il massimo da Outlook eliminando colli di bottiglia e risolvendo le problematiche più comuni.
Le indicazioni illustrate nell’articolo possono essere applicate sulle versioni 2003 e 2007 di Outlook sebbene, in molti casi, i consigli siano applicabili anche sulle release precedenti del client di posta.

Individuare la cartella ove Outlook memorizza tutti i dati personali

La posta elettronica ricevuta ed inviata, la rubrica, gli allegati, le informazioni registrate nel calendario e così via vengono memorizzate da Outlook in un singolo file con estensione .pst. E’ bene quindi essere a conoscenza del percorso sul disco all’interno del quale tale archivio viene salvato. Tale informazione si rivela infatti di importanza fondamentale, ad esempio, allorquando si desideri creare una copia di backup dell’archivio di posta oppure nel caso in cui si debba spostarlo e riutilizzarlo su un altro personal computer.
Le varie versioni di Outlook memorizzano il file .pst in una differente cartelle sul disco fisso: con una semplice operazione è possibile stabilire subito la locazione dell’archivio delle e-mail.
Nella medesima cartella, Outlook salva anche altri file che vengono impiegati per prendere nota delle preferenze dell’utente.

Outlook 2007 conserva i file .pst all’interno di cartelle diverse, a seconda che si stia usando Windows Vista oppure Windows XP. Nel primo caso, di solito, l’archivio di posta viene memorizzato in %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook (basta digitare la stringa nella casella Inizia ricerca visualizzabile cliccando sul pulsante in basso a sinistra di Vista). Nel caso di Windows XP, invece, la directory è generalmente la seguente: %userprofile%\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook (per accedervi rapidamente basta copiare il percorso completo in Start, Esegui…).

Ad ogni modo, è lo stesso Outlook a fornire indicazione sulla cartella utilizzata: facendo clic sul menù File, Gestione file di dati… quindi prendendo nota del percorso riportato nella colonna Nome file, si potrà stabilire immediatamente la cartella utilizzata al software di Microsoft per la gestione degli archivi di posta elettronica.

Sveltire il funzionamento di Outlook

Se durante l’utilizzo di Outlook notate continui rallentamenti in fase di caricamento dell’applicazione oppure durante l’invio e la ricezione della posta elettronica, sappiate che è uno scenario piuttosto comune. Le motivazioni per cui Outlook sembra funzionare a marcia ridotta possono essere le più svariate: non c’è quindi un’unica soluzione al problema. Piuttosto, è consigliabile provare ad applicare una serie di interventi che, all’atto pratico, si sono spesso mostrati risolutivi. Per prima cosa, è bene rendere più snello il file .pst all’interno del quale Outlook conserva gli archivi di posta.

Se si spediscono e si ricevono spesso messaggi di posta contenenti allegati “pesanti”, il file .pst di Outlook può diventare rapidamente piuttosto pingue sino a raggiungere dimensioni che superano le centinaia di megabyte od addirittura il gigabyte.
La funzione di ricerca di Outlook consente di individuare rapidamente tutti quei messaggi che occupano un quantitativo di spazio su disco superiore a quello specificato. Dopo aver individuato le e-mail più “pesanti”, facendo clic con il tasto destro del mouse sull’allegato da cancellare quindi sul pulsante Rimuovi, si potrà eliminarlo definitivamente. In questo modo si alleggerirà notevolmente l’archivio di posta di Outlook. Ovviamente, se si è interessati all’allegato, si dovrà provvedere a salvare in una cartella sul disco fisso.
Il problema prestazionale collegato all’utilizzo di archivi di posta molto pesanti è così noto che alcuni sviluppatori si sono adoperati per mettere a punto una soluzione che consenta di mettere nuovamente il turbo al software di Microsoft.

Kopf Outlook Attachment Remover è un’applicazione gratuita che si occupa di salvare gli allegati presenti nei messaggi di posta di Outlook modificando contemporaneamente il messaggio di posta originale mediante l’inserimento di un link facente riferimento al file memorizzato sul disco. Dopo l’azione di Kopf Outlook Attachment Remover, sarà sempre possibile accedere alle e-mail ricevute ed ai vari allegati con la differenza che, rispetto alla situazione precedente, questi ultimi non saranno conservati nell’archivio .pst di Outlook ma il client di posta provvederà a recuperarli direttamente dal disco fisso.
E’ possibile fare in modo che Kopf Outlook Attachment Remover controlli automaticamente tutte le cartelle di Outlook rimpiazzando gli allegati con dei link oppure limitare l’intervento a cartelle specifiche od ai file dotati delle estensioni indicate. In Outlook gli allegati continueranno a comparire nello stesso modo, mostrando un’icona: essi però saranno salvati su disco e non più conservati nell’archivio in formato .pst.
Prima di effettuare un qualunque intervento con Kopf Outlook Attachment Remover, consigliamo vivamente di creare un backup completo dell’archivio di posta di Outlook copiando in una cartella di propria scelta tutto il contenuto della directory ospitante il file .pst.

Kopf Outlook Attachment Remover si presenta sotto forma di una barra aggiuntiva per Outlook che può essere spostata ovunque si creda. L’apposito pulsante permette di accedere alla finestra principale del software.

Kopf Outlook Attachment Remover consente di eliminare i file allegati ai messaggi di posta contenuti nell’archivio di Outlook. Essi vengono sostituiti con un link facente riferimento alla copia “stand alone” memorizzata sul disco fisso (opzione Replace by link attachment).

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Per individuare le cartelle che in Outlook occupano maggiore spazio, è possibile ricorrere al menù Strumenti, Riordino cassetta postale quindi cliccare sul pulsante Visualizza dimensioni cassetta postale. Le cartelle più pesanti sono quelle che è bene sottoporre “a cura dimagrante”.

A questo punto, è necessario compattare i messaggi di posta contenuti nell’archivio di Outlook ricorrendo al menù File, cliccando sulla voce Gestione file di dati…, facendo doppio clic su Cartelle personali quindi premendo il pulsante Comprimi.

In seconda battuta, è bene verificare di avere installato tutti gli aggiornamenti via a via resi disponibili da parte di Microsoft. In particolare – nel caso in cui impieghiate Outlook 2007 – la patch KB933493 consentirà di sanare alcune problematiche prestazionali correlate alla gestione degli archivi di posta di grandi dimensioni. Questo aggiornamento si è rivelato di importanza fondamentale per molti utenti che hanno così risolto definitivamente i rallentamenti di Outlook 2007.

Un intervento che spesso porta notevoli benefici, consiste nella rimozione degli “add-in” per Outlook che si ritengono inutili (vedere più avanti).

Anche il servizio fax di Windows XP può contribuire a rallentare Outlook 2007. Se non si inviano né si ricevono fax utilizzando Windows, potrebbe essere utile provare a disattivare questa funzionalità ricorrendo al Pannello di controllo, facendo doppio clic su Installazione applicazioni, sul pulsante Installazione componenti di Windows, quindi disattivando la casella Servizi fax e confermando la scelta mediante la pressione del pulsante Avanti.

Infine, è bene controllare il comportamento della funzionalità che consente di visualizzare i contenuti provenienti da feed RSS. Tale caratteristica, infatti, può impattare negativamente sulle performance di Outlook 2007. Dal menù Strumenti del programma, cliccando sulla voce che permette di accedere alle impostazioni degli account quindi scegliendo la scheda relativa ai feed RSS, si potranno eliminare i feed inutilizzati.

Xobni: produttività al quadrato. Add-in ed archivi danneggiati.

Migliorare la produttività con Xobni: cercare rapidamente le e-mail d’interesse

La funzionalità di ricerca di Outlook è uno di quegli aspetti che, nel prossimo futuro, andrebbe secondo noi ampiamente migliorato. Xobni (“Inbox” letto in senso inverso) è un eccellente “add-in” per Outlook capace di introdurre una serie di possibilità di sicuro interesse per chi con la posta elettronica lavora quotidianamente e si trova a gestire migliaia di messaggi.

Xobni rende molto più snella l’individuazione delle e-mail d’interesse così come dei contatti e delle informazioni che si stanno ricercando. Una volta installato, Xobni si presenta sotto forma di una barra aggiuntiva che compare su un lato della finestra di lavoro di Outlook. In quest’area viene indicato il nome della persona con cui si sono scambiate delle conversazioni abbinando l’elenco di tutti i messaggi inviati e ricevuti. Più sotto, viene riportata la lista dei file inviati e ricevuti mediante e-mail oltre a tutti i riferimenti del contatto selezionato. Un approccio, questo, che dà modo di tenere sempre sotto controllo tutti i dialoghi instaurati via e-mail con i propri collaboratori od i colleghi tenendo sempre d’occhio tutte le risorse messe a fattor comune.

La barra di Xobni appare, per impostazione predefinita, sul lato destro della finestra di Outlook. Ultimata l’indicizzazione iniziale dei messaggi contenuti nell’archivio di posta, sarà possibile effettuare ricerche istantanee.

L’add-in Xobni è altresì capace di mostrare i messaggi di posta sotto forma di conversazioni strutturate: ciò significa che le e-mail relative ad uno stesso soggetto saranno automaticamente raggruppate e presentate in modo compatto così da agevolarne la consultazione.
Speciali “scorciatoie” accessibili ricorrendo alle apposite icone visualizzate nella barra laterale di Xobni consentono poi di inviare velocemente una e-mail e fissare un appuntamento ricorrendo alla funzionalità calendario di Outlook.

Scegliendo un qualunque contatto od una qualsiasi e-mail, Xobni mostra informazioni sull’identità dell’interlocutore, sui messaggi e sui file via a via scambiati. Le comunicazioni possono essere mostrate sotto forma di discussioni strutturate.

Il software offre anche una valanga di dati statistici circa le modalità di utilizzo delle caselle di posta, il tempo che di solito si impiega per rispondere alle e-mail, il numero di messaggi inviati mediamente su base giornaliera e così via.
Nel caso in cui il sistema in uso risultasse sprovvisto del framework .Net, requisito essenziale per il funzionamento di Xobni (compatibile con Outlook 2003 e 2007), il programma d’installazione provvederà a scaricarlo da Internet in modo automatico.

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Rimuovere gli add-in inutilizzati

Non è certamente la panacea per tutti i crash di Outlook purtuttavia la rimozione degli add-in inutilizzati contribuirà certamente a far “rinsavire” il client di posta di Microsoft. Alcuni add-in possono causare la chiusura irregolare di Outlook già subito dopo l’installazione oppure provocare crash solo a seguito dell’interazione con altri add-in.
Per controllare se sono gli add-in installati ad essere in qualche modo responsabili dei crash di Outlook, una buona idea consiste nel provare ad avviare il software in modalità provvisoria. In questo modo, Outlook sarà eseguito senza caricare alcun add-in. Nel caso in cui il programma non dovesse evidenziare malfunzionamenti, si dovrà semplicemente individuare l’add-in responsabile delle chiusure inattese.
Per avviare Outlook in modalità provvisoria, basta cliccare su Start, Esegui… quindi digitare outlook.exe /safe e premere Invio.

Il software freeware OfficeIns consente di ottenere la lista completa di tutti gli add-in installati offrendo anche la possibilità di disattivarli, ove necessario. Gli add-in riferiti ad Outlook vengono chiaramente indicati nella colonna Software del programma. Cliccando con il tasto destro su ciascun add-in quindi cliccando sul comando Change start mode, è possibile escludere il caricamento dell’aggiunta o modificarne la modalità di avvio.

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Cosa fare quando l’archivio di posta appare danneggiato

Se l’archivio contenente i messaggi di posta elettronica di Outlook risulta danneggiato, la soluzione migliore consiste nel ripristinare una copia di backup. Sebbene possa sembrare scontato, l’effettuazione di un backup periodico della cartella di Outlook contenente il file .pst è l’approccio migliore per evitare di trovarsi nei guai allorquando il client e-mail dovesse segnalare difficoltà nell’apertura della posta memorizzata sul personal computer. Insomma, la prevenzione è sempre da preferirsi rispetto alla cura.
Nel caso in cui non si avesse disponibilità di una copia aggiornata dell’archivio di Outlook, è possibile tentare l’utilizzo di Inbox Repair Tool (ved. questa pagina), un’utilità sviluppata da Microsoft che può essere di grande aiuto nella riparazione di un archivio .pst corrotto.

Prima di avviare il programma facendo doppio clic sul file eseguibile Scanpst.exe, è sempre bene effettuare una copia di backup dell’archivio .pst che appare danneggiato. Nel caso in cui la situazione non dovesse risolversi in una singola “passata”, suggeriamo di ritentare l’operazione per ulteriori tre o quattro volte.