Organizzare il lavoro in azienda con SugarCRM

Quando si parla di soluzioni opensource per l’ambiente business, i nomi più ricorrenti sono SugarCRM e Compiere.
Il primo è una piattaforma CRM (Customer Relationship Management) basata su PHP ed ampiamente estensibile grazie all’applicazione di plug-in sviluppati da terze parti e facilmente reperibili in Rete; il secondo è invece una soluzione che combina funzionalità CRM ed ERP (Enterprise Resource Planning), sviluppato in Java.

Nel corso di questo articolo punteremo l’attenzione proprio su SugarCRM. La società californiana che ne segue lo sviluppo offre il download, tramite il proprio sito web, di una soluzione opensource che viene incontro alle esigenze di un gran numero di aziende, soprattutto piccole e medie imprese. A fianco della versione “aperta”, vengono proposte anche soluzioni a pagamento più evolute (“Professional” ed “Enterprise”), che vengono direttamente supportate.

Mediante SugarCRM è possibile gestire tutti gli aspetti legati al marketing ed alle relazioni con la clientela dell’azienda. SugarCRM ingloba i tre aspetti fondamentali di un buon CRM: quello “operativo” (permette di automatizzare i processi di business che prevedono il contatto diretto col cliente); quello “analitico” (consente l’estrazione di dati relativi alla clientela che consentano di conoscerla meglio); quello “collaborativo” (favorisce l’integrazione tra le attività dei vari impiegati dell’azienda).

Per provare le funzionalità offerte da SugarCRM, è sufficiente allestire una workstation di test sulla quale sia installato Linux, oppure, addirittura, anche Microsoft Windows.
SugarCRM è nato infatti per operare nativamente sulla cosiddetta piattaforma “LAMP” ossia su una configurazione software basata sul “quartetto” Linux-Apache-MySQL-PHP. Una tale configurazione garantisce certamente migliori risultati dal punto di vista prestazionale sebbene sia comunque possibile utilizzare SugarCRM anche su sistemi Windows.

Per memorizzare i dati, SugarCRM si appoggia ad un database MySQL: è quindi indispensabile che sia installato e configurato. E’ altresì necessaria la presenza di PHP.
Il pacchetto relativo all’ultima versione opensource di SugarCRM (solo pagine PHP che compongono il prodotto) è prelevabile da questa pagina (circa 10 MB).

Se invece si ha a disposizione una macchina di test Windows sulla quale non sono presenti né Apache, né MySQL, né PHP, si può scaricare la versione che comprende anche questi elementi (ved. questa sezione sul sito ufficiale del prodotto).

Se non si ha modo di sacrificare una workstation per scopi di test, si può pensare di adottare un software per la virtualizzazione come Virtual PC di Microsoft (free), VMWare Workstation (o lo stesso VMWare Player, gratuito), VirtualBox od altre soluzioni similari (vi suggeriamo di fare riferimento a questi nostri articoli).

L’installazione di SugarCRM, comprensiva di Apache, MySQL e PHP, si conclude in pochi minuti. E’ sufficiente indicare se la base dati MySQL debba essere popolata o meno con alcuni dati di dimostrazione e se i servizi legati ad Apache e MySQL debbano essere automaticamente avviati ad ogni ingresso in Windows in modo tale che SugarCRM risulti sempre accessibile ed utilizzabile. La procedura di setup richiede anche l’IP assegnato al server od il nome a dominio impiegato e l’indirizzo da proporre all’utente ogniqualvolta effettua l’accesso, tramite browser, a SugarCRM. Per gli scopi di test, è possibile lasciare invariato l’indirizzo localhost proposto ovvero 127.0.0.1. Durante l’installazione vengono anche richieste le password da impostare a protezione dell’accesso a SugarCRM e a MySQL.

Al termine dell’installazione del prodotto, si potrà immediatamente accedere al pannello di controllo di SugarCRM digitando admin come username e la password scelta in fase d’installazione.

Il passo successivo consiste nella scelta del fuso orario: per l’Italia basta selezionare “Europe/Rome” e premere il pulsante Save.

A questo punto, si può provvedere a tradurre l’intera interfaccia in lingua italiana. Di default, il pacchetto d’installazione di SugarCRM non offre questa possibilità. Prelevando ed installando un apposito “language pack” si può comunque raggiungere l’obiettivo.
La pagina di riferimento dedicata al progetto di localizzazione di SugarCRM in italiano, è raggiungibile cliccando qui. Per procedere al download dei file necessari, è sufficiente cliccare sulla scheda “File” quindi scaricare il “language file” più recente (es.: it_it_4.5.1.langpack.zip).

Per tradurre l’interfaccia in italiano, dal pannello di amministrazione di SugarCRM, è necessario fare clic sul pulsante Admin – nella barra superiore -, sul link Module Loader infine sulla scheda Install from local file.

Dopo aver premuto il bottone “Sfoglia” (o “Browse”), si dovrà provvedere a selezionare il file zip appena scaricato e memorizzato sul disco fisso. Premendo il pulsante “Upload”, dopo qualche secondo, nella lista dei moduli in coda di installazione dovrà comparire la riga relativa al file di localizzazione.

Si prema il pulsante Install, visualizzato in corrispondenza dell’ultima colonna, sulla destra.
Come passo successivo, cliccando su Show details, è bene assicurarsi che tutte le caselle siano spuntate. A questo punto si potrà cliccare sul pulsante Commit.
Al termine dell’operazione, SugarCRM visualizzerà il messaggio di conferma Upgrade applied successfully (cliccando su Show details viene mostrato l’elenco dei file installati).

Per concludere, dopo aver premuto il pulsante Admin nella barra degli strumenti in alto, facendo riferimento al link Locale settings quindi al menù a tendina Default language, si dovrà scegliere la voce IT Italiano quindi premere il pulsante Save in calce alla finestra. Qui è bene effettuare le opportune correzioni relative alla valuta utilizzata, al separatore delle migliaia e così via.
Effettuando il Logout (pulsante presente nella barra degli strumenti in alto) si noterà come anche la finestra di autenticazione appaia immediatamente tradotta nella nostra lingua.

Qualora, effettuando nuovamente il login, l’interfaccia dovesse ancora apparire in inglese, si cancelli la cache (file temporanei) del browser ed i cookie legati a SugarCRM.

Attraverso l’interfaccia di SugarCRM è possibile gestire i rapporti con i clienti, assegnare compiti al personale dell’azienda (ciascuno potrà accedere a SugarCRM, comodamente, dalla propria postazione di lavoro utilizzando il proprio account utente), definire riunioni, lavori da sbrigare, contatti da chiamare, definire trattative ed opportunità di profitto.
SugarCRM, attraverso la sua ben organizzata interfaccia, permette di gestire anche il supporto alla clientela mediante l’apertura di appositi “ticket”, assegnabili ai vari impiegati.

Tutte le varie possibilità messe a disposizione da SugarCRM possono essere raccolte all’interno di progetti (ulteriormente suddivisibili sotto forma di “compiti”, da assegnare internamente in azienda) in modo tale da non perdere la visione globale dell’intero insieme di attività che fanno capo ad obiettivi unici.

SugarCRM dispone anche di un archivio centralizzato che permette di gestire tutta la documentazione aziendale. Per assicurarsi di utilizzare sempre documenti validi ed aggiornati, gli utenti hanno la possibilità di impostare revisioni e scadenze degli stessi.

SugarCRM è poi in grado di integrarsi direttamente con la posta elettronica fungendo anche da client e-mail (è sufficiente impostare i dati relativi al server di posta in arrivo ed in uscita). Nel caso della posta in uscita, per la spedizione di e-mail è possibile optare fra l’uso del componente “sendmail” di PHP oppure specificare i dati relativi ad un server SMTP.

Ogni utente autorizzato all’utilizzo di SugarCRM (l’amministratore deve creare un account per ciascun utente), può organizzare le proprie attività, le chiamate da effettuare, gli appuntamenti, i compiti da assolvere, seguire le trattative con i clienti e così via.

Conoscendo il linguaggio PHP, essendo SugarCRM rilasciato sotto forma di prodotto opensource, è possibile adattarne il funzionamento alle proprie esigenze. La modifica prelevabile cliccando qui, ad esempio, permette di collegare uno o più documenti ai vari progetti aperti su SugarCRM. Si tratta, questa, di una funzionalità particolarmente utile in molteplici contesti aziendali che stranamente non è integrata, in modo predefinito, nel CRM opensource. Qualora si intendesse applicarla in modo tale da ottenere il pannello aggiuntivo “Documenti” all’interno della scheda di ogni singolo progetto (sarà poi possibile abbinare ad ogni singolo progetto uno o più documenti già caricati nella sezione “Documenti” del CRM), è sufficiente copiare i file PHP presenti nel file .zip all’interno delle corrispondenti sottocartelle di SugarCRM.
Dato che la modifica agisce sulle relazioni fra le tabelle (oltre che intervenire sul layout di alcune pagine del prodotto), dopo averla applicata (suggeriamo di effettuare prima un backup completo della directory d’installazione di SugarCRM e dell’intero contenuto del database MySQL) è indispensabile cliccare su Amministra quindi su Aggiorna (sottosezione “Sistema”) ed infine su Ricostruisci relazioni.

Numerosi plug-in aggiuntivi per SugarCRM vengono periodicamente pubblicati su questo sito.