ONLYOFFICE Docs 7.3: le novità della suite per l'ufficio

Con oltre 10 milioni di utenti conquistati a livello mondiale, ONLYOFFICE Docs è un progetto open source che ha saputo conquistare rapidamente il favore degli utenti grazie a una proposta completa, versatile e flessibili per l’elaborazione avanzata e sicura dei documenti.

ONLYOFFICE Docs mette la privacy al primo posto: conforme con i regolamenti di protezione dei dati e pienamente compatibile con le prescrizioni contenute nel Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), la suite per l’ufficio è sviluppata e aggiornata da Ascensio System, società che ha sede – tra le altre – in Lettonia, Paese membro dell’Unione Europea.

Scaricabile gratuitamente da questa pagina, ONLYOFFICE può essere installata su desktop e utilizzata come una suite per l’ufficio completamente indipendente ma è installabile su server per beneficiare di una piattaforma integrata che massimizza collaborazione e produttività. In questo modo i collaboratori dell’azienda, anche i dipendenti in smart working, possono collegarsi con i server aziendali e lavorare con ONLYOFFICE, anche a distanza.
La versione self-hosted di ONLYOFFICE Docs viene distribuita come file d’installazione per Windows, Ubuntu, Debian, CentOS, Red Hat Enterprise Linux e derivate oltre che come container Docker e immagine per varie piattaforme.

La suite è pienamente compatibile con i formati Office Open XML e OpenDocument: gli utenti possono aprire e modificare senza difficoltà i documenti creati con Microsoft Office e con tutte le altre suite alternative. Con ONLYOFFICE Docs si ha la certezza di visualizzare i documenti prodotti da altri utenti preservandone la struttura, sia al momento dell’apertura che dopo l’applicazione di modifiche.

Gli editor che compongono ONLYOFFICE Docs sono web-based e permettono di gestire documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e moduli. Il software integra inoltre un visualizzatore di file PDF e un eccellente modulo che permette di convertire i documenti PDF in altri formati.
Tutti gli editor di ONLYOFFICE Docs sono spiccatamente vocati alla collaborazione: ciò significa che più utenti possono cooperare alla stesura di un documento e grazie alle funzioni di co-editing è possibile bloccare temporaneamente la modifica degli stessi paragrafi ed elementi.
Per ciascun documento, inoltre, si possono aggiungere commenti, stilare revisioni, colloquiare con i collaboratori con la chat integrata e consultare la cronologia delle versioni.

ONLYOFFICE Docs può essere collegato con le principali piattaforme cloud come WordPress, Jira, Nextcloud, Moodle, ownCloud, Seafile, Confluence e così via. Le integrazioni sono possibili usando le app fornite direttamente da ONLYOFFICE o dai suoi partner. È inoltre possibile servirsi del protocollo WOPI e delle versatili API ONLYOFFICE per abilitare integrazioni non previste nella suite.

Con ONLYOFFICE Docs 7.3 vengono portate al debutto tante novità che arricchiscono la suite e consegnano agli utenti un software di maggior valore. Le riassumiamo di seguito.

I moduli avanzati di ONLYOFFICE Docs 7.3

Soprattutto nei contesti aziendali, i moduli rivestono un’importanza fondamentale per gestire una vasta schiera di flussi di lavoro. Con ONLYOFFICE Docs 7.3 si possono assegnare ruoli a tutti i vari utenti che interagiscono con il modulo in formato digitale: in questo modo i destinatari del documento possono riconoscere, anche grazie a chiare indicazioni cromatiche, i campi che devono compilare.

Con i futuri aggiornamenti di ONLYOFFICE Docs, sarà possibile impostare limitazioni specifiche a seconda del ruolo dei destinatari e utilizzare firme elettroniche.

In ogni modulo è possibile inserire un’ampia selezione di campi con una struttura prefissata: ci sono quelli che consentono di introdurre data e ora, numeri di carte di credito, CAP. L’utente ha la possibilità di scegliere tra diversi layout e impostazioni grafiche.

SmartArt: per creare infografiche di grande impatto visuale

Si dice che, spesso, un’immagine vale più di mille parole: le cosiddette infografiche aiutano a riassumere in modo visuale e con un’impostazione accattivante elementi che potrebbero essere recuperati solo previa attenta lettura del contenuto del testo.

Le SmartArt di ONLYOFFICE Docs possono essere utilizzate per creare una rappresentazione visiva di una struttura gerarchica scegliendo il layout che meglio si adatta alle informazioni che si desiderano trasferire al lettore.

L’ultima versione di ONLYOFFICE Docs consente di inserire varie tipologie di elementi SmartArt: liste, processi, gerarchie, cicli, matrici, relazioni, piramide e così via nei documenti, nei fogli elettronici e nelle presentazioni.
Per accedere alle nuove possibilità, basta selezionare SmartArt dal menu Inserisci.

Protezione dei documenti ancora più efficace

Con la versione 7.3 di ONLYOFFICE Docs vengono portate al debutto alcuni strumenti che aiutano a proteggere i documenti in modo efficace.

È possibile, ad esempio, impostare una protezione password sul file in modo che soltanto chi conosce la parola chiave corretta possa leggere i contenuti, compilare i moduli, apporre commenti o tracciare le modifiche.
L’utente che si occupa della stesura del documento può decidere in modo granulare e puntuale quali azioni permettere e quali negare: è sufficiente cliccare sul menu Protezione, Proteggi documento.

Formule matematiche con sintassi Unicode e LaTeX

L’editor di testi integrato in ONLYOFFICE Docs diventa sempre più ricco ed è adesso in grado di supportare l’inserimento e la gestione di formule matematiche, anche le più complesse.

L’applicazione supporta adesso le sintassi Unicode e LaTeX offrendo all’utente la possibilità di inserire equazioni e calcoli matematici senza alcuno sforzo.

Fogli di calcolo: la Watch Window per controllare formule e risultati

Gli sviluppatori di ONLYOFFICE Docs hanno significativamente migliorato anche il comportamento del foglio elettronico della suite. Sappiamo bene quanto sia complicato lavorare con fogli di calcolo di grandi dimensioni: comprendere quali celle sono state utilizzate nelle varie formule è complesso ed è altrettanto difficile effettuare verifiche sui vari inseriti nel documento e sui risultati dei calcoli.

La nuova Watch Window di ONLYOFFICE Docs si trova nel menu Formule e permette di ispezionare, verificare e confermare i calcoli effettuati da ciascuna formula nonché i risultati prodotti nel foglio di calcolo. In questo modo, consultando il contenuto della Watch Window, non c’è più bisogno di perdersi in scrolling infiniti e perdere tempo in continui passaggi tra le differenti parti del foglio elettronico.

In ONLYOFFICE Docs sono state aggiunte 13 nuove formule tra cui TEXTBEFORE, TEXTAFTER, TEXTSPLIT, VSTACK, HSTACK, TOROW, TOCOL, WRAPROWS e WRAPCOLS, CHOOSEROWS, CHOOSECOLS, TAKE e DROP.

Tra le altre innovazioni citiamo la possibilità di importare dati da file XML e di aggiungere collegamenti tra fogli di calcolo diversi usando una semplice operazione di “copia e incolla”.

Incolla speciale nelle presentazioni

Quando si lavora con una presentazione e si va ad incollare un nuovo elemento, l’oggetto che si aggiunge spesso non si integra correttamente con il resto del contenuto. ONLYOFFICE Docs gestisce queste situazioni con l’ottima funzione Incolla speciale.

ONLYOFFICE Docs 7.3 porta le scorciatoie da tastiera per richiamare la funzione Incolla speciale e inserire rapidamente una nuova slide alla presentazione in corso di elaborazione. Con Incolla speciale è possibile usare il tema della presentazione di destinazione, conservare la formattazione o incollare come immagine.
Per accedere alla nuova funzione di Incolla speciale basta tenere premuto il tasto CTRL o Command sulla tastiera quindi premere i tasti addizionali indicati da ONLYOFFICE Docs.

Per rendere maggiormente intuitiva la procedura di creazione di ogni presentazione, ONLYOFFICE 7.3 offre una serie di impostazioni relative a guide e griglie nel menu Visualizza oltre che nel menu contestuale di ogni singola slide.

Le altre novità più utili

Per rendere l’esperienza d’uso con ONLYOFFICE Docs ancora più soddisfacente, gli sviluppatori dell’apprezzata suite per l’ufficio hanno effettuato alcune migliorie sull’interfaccia grafica aggiungendo una barra per le equazioni, un pulsante che permette di accedere ai dati statistici del documento all’interno della barra di stato, una serie di impostazioni predefinite per l’inserimento di textbox in orizzontale e in verticale, la possibilità di mostrare o nascondere i pannelli di destra e di sinisttra nella scheda Visualizza.

Con la nuova release di ONLYOFFICE Docs gli utenti possono adesso ruotare i grafici 3D in modo da posizionarli in modo efficace su qualsiasi documento.

ONLYOFFICE Docs self-hosted può essere utilizzato anche in contesti professionali e aziendali: l’installazione del prodotto è molto semplice e veloce.