Modificare PDF, i migliori strumenti per farlo

In ufficio e tra i professionisti una delle esigenze più comuni consiste nel modificare file PDF. Il vantaggio del formato PDF è che esso consente di mantenere inalterata la struttura del documento, indipendentemente dalla tipologia e dispositivo utilizzati per aprirlo.
Il formato PDF/A offre ulteriori garanzie tant’è vero che è stato scelto dalla Pubblica Amministrazione come formato per la conservazione dei documenti: Che cos’è il formato PDF/A e perché è di fondamentale importanza per la conservazione dei documenti.

Per modificare un PDF in modo semplice si può ricorrere ad alcuni insuperabili programmi commerciali. Esistono comunque applicazioni gratuite e servizi online che consentono di ottenere ottimi risultati modificando le pagine del PDF in maniera diretta conservando il layout del documento di partenza.

Gli editor PDF gratuiti davvero validi sono pochi ma quelli che vi presentiamo nel seguito dispongono di tutte le caratteristiche migliori dei programmi a pagamento. Essi consentono infatti di modificare file PDF direttamente e di trasformare il documento in formato Word.

Come modificare un PDF: gli aspetti tenere in considerazione

Nelle pagine de IlSoftware.it abbiamo recensito molteplici strumenti che permettono di modificare file PDF, anche quelli che presentano un layout complesso.

Quando si ha l’esigenza di modificare file PDF, tuttavia, è bene tenere presente che i programmi uitlizzabili possono essere suddivisi in 4 categorie:

1) Editor PDF. Esistono software che permettono di modificare il PDF direttamente e in modo molto semplice. Si tratta di veri e propri editor PDF che lavorano sul formato originale, esattamente come fa il costoso Adobe Acrobat.
Alcuni programmi di questo tipo consentono di eseguire ogni tipo di modifica sul file PDF ma alcuni ingabbiano il testo in cornici rendendo molto più difficoltosa e spesso impraticabile la gestione del documento.

2) Convertitori da PDF a Word. L’alternativa, spesso ottima, è rappresentata dai convertitori capaci di trasformare un file PDF in Word. Esistono sia servizi online che programmi stand alone installabili su PC che consentono di arrivare a ottenere un documento Word quasi identico al PDF di partenza.

3) OCR, per la gestione dei PDF composti da sole immagini. Il formato PDF è da sempre il miglior “contenitore” per le immagini di documenti cartacei acquisite mediante scanner.
Può capitare molto spesso, quindi, di avere a che fare con file PDF che non sono modificabili perché contenenti semplicemente immagini di pagine cartacee acquisite tramite scanner. In questo caso per poter riutilizzare le informazioni inserite nelle immagini è necessario ricorrere a un programma capace di eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Molti editor PDF, diversi programmi che convertono da PDF a Word e alcuni visualizzatori dispongono di un OCR integrato.

4) Servizi online. A questa categoria appartengono tutti gli strumenti per modificare i PDF che sono disponibili online e che possono essere utilizzati da browser web senza installare nulla sul PC o sul dispositivo.

Alcuni strumenti che permettono di gestire i PDF online funzionano davvero molto bene ma gli utenti potrebbero avere più di qualche (legittimo) dubbio sul trattamento dei dati.
In epoca GDPR tutti i servizi devono informare gli utenti sulle modalità con cui i dati, compresi quelli contenuti nei PDF, vengono trattati.
Nel disclaimer di solito viene indicato per quanto tempo i PDF degli utenti rimangono conservati sui server ma è comunque sensato tenersi alla larga dai servizi online se si dovessero effettuare elaborazioni su documenti PDF contenenti dati personali.

Modificare file PDF con gli strumenti “offline”, gratuiti e a pagamento

– Office 2016, Office 2019 e Microsoft 365 (commerciale, da PDF a Word)
Office 2016, Office 2019 e Microsoft 365 sono più abili rispetto alle precedenti versioni nel trasformare i documenti PDF in Word. I risultati, però, non sono paragonabili rispetto a quelli ottenibili ricorrendo ai prodotti citati di seguito perché nel caso dei documenti più complessi il risultato non è aderente al PDF originale.
Per provare ad aprire un documento PDF con Word e trasformarlo in questo formato basta fare riferimento al menu File, Apri.

– ApowerPDF (commerciale, gratis per un anno per i lettori de IlSoftware.it, editor PDF, da PDF a Word, OCR)
Uno dei migliori editor PDF oggi disponibili sulla piazza. Consente di modificare file PDF direttamente conservando il layout originale.
Il programma integra strumenti per la compressione del PDF così da renderlo meno “pesante”, un motore OCR e un eccellente meccanismo che converte i documenti PDF in Word.
Per i lettori de IlSoftware.it, ApowerPDF è gratis per alcuni mesi: in un altro articolo abbiamo visto come modificare PDF semplice con ApowerPDF.

– PDFelement (commerciale, editor PDF, da PDF a Word, OCR)
Editor di PDF economico e versatile che permette di creare, convertire, modificare e gestire i PDF con una facilità mai vista. PDFelement si distingue dai prodotti della concorrenza proprio per la semplicità delle funzioni di editing e degli strumenti per l’organizzazione delle pagine.
La funzionalità OCR per il riconoscimento ottico dei caratteri consente di trasformare qualsiasi documento scannerizzato in un PDF consultabile con ogni tipo di dispositivo (supportate oltre 20 lingue diverse).
Per maggiori informazioni vedere Recensione di PDFelement 6 Pro: una soluzione completa e curata per l’editing dei PDF.

– ABBYY FineReader (commerciale, editor PDF, da PDF a Word, OCR)
Uno dei programmi commerciali più efficaci: consente di modificare e convertire PDF con la possibilità di gestire anche i documenti che fossero frutto di una scansione sottoponendoli a OCR, vero fiore all’occhiello di FineReader.
Vedere Da PDF a Word: i migliori strumenti.

– Nuance Power PDF (commerciale, editor PDF, da PDF a Word, OCR)
Uno dei migliori editor di PDF in assoluto. Presentato nel nostro articolo Convertire PDF in Word e modificare i documenti con Nuance Power PDF 3, il software di Nuance consente di intervenire direttamente sui file PDF con la possibilità di sottoporne il contenuto a OCR, ove necessario.
Rispetto ad ABBYY certamente più pesante e un po’ più macchinoso.

– Ice Cream PDF Editor (gratuito, editor PDF)
Uno dei nostri programmi preferiti: Ice Cream PDF Editor è leggero, non “sporca” il sistema (tant’è vero che i lettori più smaliziati possono addirittura trasformarlo in un software portabile) e consta di tutte le funzionalità per la modifica diretta del contenuto del file PDF.
Può essere usato quindi per applicare modifiche di minore entità (per esempio correggere o aggiungere testo) ma anche modificare completamente la struttura del documento e la disposizione di testi e immagini.

Messo alla prova, Ice Cream PDF Editor funziona molto bene, anche con i documenti PDF più complessi: è un Adobe Acrobat in miniatura capace di offrire tutto ciò che serve per modificare PDF di ogni genere.

Nell’articolo Modifica PDF esistenti con l’editor IceCream è possibile trovare tutti i dettagli sul funzionamento di Ice Cream PDF Editor.

La versione che non applica alcuna filigrana al file PDF modificato è la release 1.23, utilizzabile senza limitazioni ancor oggi.

– WPS PDF to Word Converter (gratuito, da PDF a Word)
Uno dei programmi gratuiti più abili nel convertire da PDF a Word. Abilissimo nel conservare il layout originale del file PDF, WPS PDF to Word Converter, nella versione gratuita può convertire in Word solo fino a 5 pagine.

Il consiglio è ovviamente quello di acquistare la versione completa del programma che costa 29,95 dollari ma se si avesse l’esigenza impellente di lavorare su un documento contenente un discreto numero di pagine si può usare PDF Shaper.

Tutti i dettagli sul programma nel nostro articolo Convertire PDF in Word, quali programmi usare.

– PDF-XChange Editor (gratuito, editor PDF, OCR)
Per modifiche di entità ridotta, è possibile ricorrere anche a PDF-XChange Editor. La versione gratuita del programma consente di modificare qualunque testo contenuto nel PDF. Non appena si proverà però a cancellare immagini, a modificarle o a variare il layout del documento, PDF-XChange Editor aggiungerà un timbro in tutte le pagine.
Per maggiori informazioni è possibile fare riferimento all’articolo Da PDF a Word: i migliori strumenti (paragrafo Modificare PDF come se fossero documenti Word con PDF-XChange Editor).

Come modificare un PDF con i servizi online

– SmallPDF (servizio online gratuito, da PDF a Word)
SmallPDF è probabilmente il miglior servizio online gratuito per trasformare un PDF in Word e rendere il documento di partenza liberamente modificabile.
Questo strumento offre risultati imbattibili anche con i documenti PDF contraddistinti da un layout estremamente complesso, con testi (fonti di carattere non comuni) e molte immagini.

Per utilizzare SmallPDF e rendere modificabili i propri file PDF, basta portarsi in questa pagina quindi cliccare sul riquadro PDF in Word.

L’applicazione web supporta l’upload di file PDF dal dispositivo in uso (trascinando il documento nella finestra del browser o cliccando su Scegli file) oppure il caricamento da account cloud Google Drive o Dropbox. In quest’ultimo caso, cliccando su Da Google Drive o Da Dropbox, SmallPDF non verrà mai a conoscenza delle password dell’utente perché l’accesso ai servizi cloud viene accordato solo tramite token Oauth.

– Sejda (servizio online gratuito, editor PDF)
Sejda PDF Editor permette di modificare file PDF direttamente dal browser web senza passare neppure per il formato Word.
L’applicazione web, semplicissima da usare, non aggiunge solamente nuovi livelli sul documento PDF ma consente di intervenire sui testi e sulle immagini già presenti.

I testi sono modificabili semplicemente facendovi clic mentre le immagini possono essere rimosse cliccando sull’icona del cestino. Ovviamente si possono aggiungere nuove immagini e altre informazioni.

Ciò che non è possibile fare è riposizionare gli elementi del file PDF presenti nel file originale e spostarli in un’altra area della pagina.

Cliccando sul pulsante Applica le modifiche in basso, Sejda produce un file PDF modificato che può essere scaricato e salvato in locale.

In ingresso Sejda riceve file PDF salvati in locale (si dovrà effettuarne l’upload), memorizzati sui principali servizi cloud o pubblicati sul web (HTTP/HTTPS).

– LightPDF (servizio online gratuito, da PDF a Word)
Nel caso di LightPDF la modifica dei file PDF è un po’ fumo negli occhi perché permette soltanto di aggiungere elementi e non di modificare quelli esistenti. Cliccando però Da PDF a Word nella home page del servizio generalmente si ottengono buoni risultati nella conversione dal formato PDF al formato Word.
Vedere Da PDF a Word: i migliori strumenti al paragrafo Convertire file PDF in Word con il servizio online LightPDF.

– HiPDF (servizio online gratuito, da PDF a Word)
Anche HiPDF, come il servizio precedente, permette di trasformare un file PDF in un documento Word modificabile. Per procedere basta cliccare l’icona Da PDF a Word nella pagina principale.
Mentre LightPDF talvolta si può rifiutare di convertire documenti PDF pesanti e complessi, con HiPDF non abbiamo mai rilevato problemi del genere.
Nell’articolo Da PDF a Word e viceversa con HiPDF abbiamo presentato una recensione completa del servizio HiPDF.

– PDFCandy (servizio online gratuito, da PDF a Word)
Anche PDFCandy consente di trasformare un file PDF in Word in pochi semplici passaggi: basta cliccare sull’icona PDF in Word e seguire le istruzioni.
È possibile effettuare l’upload del file oppure indicare il file da convertire memorizzato sui principali servizi di storage online.
Purtroppo PDFCandy non produce un file in formato DOCX ma utilizza il vecchio formato DOC (DOCX, come aprire e convertire i documenti): il layout del documento, una volta aperto con Word, non è sovrapponibile con quello del PDF di partenza.

– PDFConvertFree (servizio online gratuito, da PDF a Word)
Anche PDFConvertFree si presenta come un servizio molto simile a LightPDF e HiPDF. Oltre a permettere la conversione dei documenti PDF in Word, il servizio consente di unire, dividere, comprimere, ruotare, proteggere e trasformare in scala di grigi qualunque file.
Il servizio è fruibile facendo riferimento a questa pagina.
Il servizio funziona davvero molto bene: dalla home page basta cliccare nel riquadro centrale per selezionare il PDF da trasformare in Word quindi cliccare su Upload and Convert. I risultati sono ottimi, fatta eccezione per i documenti che contengono tabelle complesse: in questo caso, spesso, i risultati non sono all’altezza delle aspettative.

Servizi online come pdfFiller e PDF2Go consentono invece, purtroppo, di aggiungere soltanto testi e immagini sovrapposte ai contenuti presenti nel documento PDF. Non si tratta di strumenti per modificare i PDF così come si presentano.