Mantenere una copia aggiornata dei documenti sui quali si sta lavorando

Qualche tempo fa abbiamo recensito, nelle pagine de IlSoftware.it, l’utility FileHamster, un interessante programma che si occupa di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti sui quali si è soliti lavorare. Quando si aggiorna un documento, tutte le modifiche apportate alla versione precedente vengono perdute, a meno che non si provveda ad effettuare preventivamente una copia di backup.

DocShield è un programma che resta silentemente in esecuzione in background e monitora i file e le cartelle indicate con lo scopo di individuare tutte le modifiche via a via apportate. Il software provvede a creare una copia, in formato compresso, dei file sui quali si sta lavorando non appena venga rilevata l’applicazione di una modifica.
Il vantaggio risiede nel fatto di poter fidare sempre su una copia di backup aggiornata dei propri file, utile nel caso in cui si dovessero verificare perdite di dati. Inoltre, DocShield può essere utilizzato per consultare la cronologia degli interventi apportati ad uno o più documenti.

Rispetto a FileHamster, DocShield integra un maggior numero di funzionalità quali la gestione degli archivi compressi che vengono automaticamente generati, la compressione dei dati effettuata “on-the-fly“, il backup su server FTP.

DocShield si presenta con un’interfaccia ben congeniata: la finestra principale è suddivisa in quattro schede (Main, Activity log, Options ed Help) e ospita tutti i pulsanti per la configurazione e l’uso del software.

Al primo avvio, il programma richiede di specificare in quale cartella è possibile memorizzare le copie dei file sui quali si sta lavorando (“There are no destinations defined“).

Ricorrendo a DocShield, è possibile monitorare file memorizzati sul sistema locale o su unità di rete: è sufficiente indicare il singolo file da tenere d’occhio (Add single) oppure intere cartelle e gruppi di documenti (Add group). Il software, infatti, può anche andare alla ricerca, sul disco fisso, di tipi di file specifici (ad esempio, documenti Word, Excel, PowerPoint, Rich Text Format, OpenOffice,…). Una volta indivuati, l’utente può richiedere di tenere traccia delle modifiche applicate a tutti i documenti rilevati oppure a parte di essi (pulsante Add group, Search for documents).
E’ comunque consigliabile limitare il più possibile i file da monitorare: monitorare intere cartelle contenenti un gran numero di file di dimensioni ragguardevoli può diventare problematico.

DocShield controllerà i file indicati ogni cinque minuti: è ovviamente possibile regolare tale tempistica come meglio si crede facendo riferimento alla scheda Options (casella Shield interval). Qualora il software dovesse rilevare dei cambiamenti nel contenuto dei file monitorati, provvederà a memorizzarne una copia nell’archivio compresso.

La creazione di una copia dei file oggetto di controllo può essere richiesta anche manualmente cliccando, in qualsiasi momento, il pulsante Shield now.

Il contenuto degli archivi di backup creati da DocShield può essere consultato semplicemente cliccando su qualunque file visualizzato nell’elenco posto nella finestra principale del programma.

Cliccando sul pulsante To USB, è possibile copiare il programma e l’archivio dei file monitorati su una chiavetta USB: un’interessante funzionalità che permette di avere i propri file sempre a portata di mano.

DocShield necessita della presenza, sul sistema in uso, del Framework .NET 2.0 di Microsoft, requisito indispensabile per il corretto funzionamento dell’applicazione.