Guida Gemini per Google Workspace: cos'è e come funziona

Anche gli utenti con account Google gratuiti possono ora accedere a funzionalità avanzate che prima erano riservate solo agli abbonati. Ne è ulteriore testimonianza il lancio di Gemini per Workspace in italiano, un potente strumento che incrementa la produttività grazie al modello generativo basato sull’intelligenza artificiale sviluppato e costantemente aggiornato da Google.

Una volta c’era Google Documenti, la suite per l’ufficio interamente fruibile online. Adesso l’azienda di Mountain View sta puntando su Google Workspace, non solo per aziende e professionisti, ma anche per gli utenti privati e i possessori di account gratuiti. Google Workspace rappresenta un insieme di strumenti che include Gmail, Google Drive, Google Calendar e Google Documenti, creando un ecosistema coeso per la produttività. Traspare chiaramente la volontà Google di unificare e semplificare l’esperienza utente attraverso una suite integrata di applicazioni.

Cos’è Gemini per Google Workspace

Gemini per Google Workspace può essere pensato come potente assistente basato sull’intelligenza artificiale che funge da “coach”, fonte di ispirazione e tool per aumentare la produttività. È progettato per integrarsi con le app di Workspace, che milioni di persone utilizzano quotidianamente.

Gemini è l’ultimo modello generativo di Google, creato da zero per essere multimodale e altamente efficiente nell’integrazione di strumenti e API (Application Programming Interfaces).

Nella “declinazione” Gemini per Google Workspace, l’intelligenza artificiale supporta un intero ecosistema: dai prodotti come Google Documenti, Fogli e Gmail alle API e alle piattaforme che aiutano sviluppatori e aziende a innovare.

La multimodalità di Gemini assicura la possibilità, da parte del modello, di comprendere, operare e combinare contemporaneamente diversi tipi di informazioni, siano esse testo, codice, audio, immagini e video.

Caratteristiche principali di Gemini per Google Workspace

Gemini per Google Workspace offre una serie di funzionalità che migliorano la produttività e la collaborazione, tra cui:

• Scrittura più efficiente in Gmail e Documenti. Gemini può aiutare gli utenti a scrivere email e documenti più rapidamente e con maggiore precisione, fornendo suggerimenti, correzioni grammaticali e stilistiche. È inoltre possibile ricorrere all’AI Google per generare interi paragrafi di testo.
• Generazione di immagini uniche da prompt di testo in Presentazioni. Gli utenti possono utilizzare Gemini per creare immagini uniche dalle loro descrizioni testuali, aggiungendo un tocco visivo accattivante alle loro presentazioni (non ancora disponibile in Italia).
• Automazione nella classificazione dei dati in Fogli. Gemini può aiutare gli utenti a organizzare e classificare i dati in Fogli in modo automatico, risparmiando tempo e fatica.
• Creazione di piani personalizzati per la gestione delle attività. Grazie a Gemini, gli utenti possono creare piani personalizzati per la gestione delle attività, definendo obiettivi, scadenze e assegnazioni.
• Generazione di sfondi unici nelle videochiamate Meet. La capacità di generare immagini può essere utilizzata anche all’interno di applicazioni come Meet per creare sfondi personalizzati per le loro videochiamate, rendendo le riunioni più coinvolgenti e professionali (non ancora disponibile in Italia).
• Ricerca e riepilogo avanzati. Gemini offre nuove modalità per accedere e utilizzare le informazioni conservate all’interno della propria realtà aziendale. La ricerca generativa permette di ottenere riepiloghi su informazioni, comunicazioni, collaborazioni e altre tipologie di dati. Con la concreta possibilità di estrarre valore dalle informazioni dell’impresa e far emergere spunti, idee e punti di vista precedentemente nascosti o difficilmente accessibili.
• Generazione rapida di testo, immagini e comunicazioni. Gli utenti possono usare Gemini per Google Workspace per generare rapidamente testo, immagini e comunicazioni in pochi secondi. L’IA permette di perfezionare contenuti preesistenti stimolando contestualmente la creatività (generazione di immagini non ancora disponibile in Italia).
• Automazione e migliore gestione del tempo. Gemini consente di automatizzare i flussi di lavoro, i passaggi manuali e le attività ordinarie. In questo modo gli utenti possono concentrarsi  su attività più strategiche indirizzando la loro attenzione sugli aspetti più importanti.

Come iniziare con Gemini per Google Workspace

Gemini per Google Workspace è disponibile per gli utenti che dispongono di un account di lavoro o scolastico, a patto che l’amministratore consenta l’accesso all’assistente basato sull’intelligenza artificiale. Per avviare un prova gratuita, si può fare riferimento a questa pagina.

Gli utenti privati e quelli in possesso di un account gratuito, possono aggiornare il piano Google One attivando il profilo contenente l’acceso a Gemini Advanced, il chatbot basato sull’intelligenza artificiale Google che fa parte di Gemini per Google Workspace. In questo caso Google offre un mese di prova e ben 2 TB di spazio cloud da condividere tra i vari servizi (Drive, Foto, Gmail,…).

Dopo aver attivato Gemini per Google Workspace ed effettuato il login con il proprio account Google, ciascuna delle applicazioni della suite mostrerà una stella nell’angolo superiore destro. Si tratta del pulsante che attiva “la magia” di Gemini.

Usare Gemini per Google Workspace con i documenti

Il dialogo con Gemini parte sempre dal prompt dell’utente, ossia da una richiesta avanzata usando il linguaggio naturale.

Gemini può aiutare a scrivere in modo più efficiente generando interi paragrafi di testo. Ad esempio, è possibile chiedere a Gemini di scrivere un’introduzione per documento sul quale si sta lavorando o sviluppare un elenco puntato su un argomento specifico.

Durante la scrittura, Gemini può fornire suggerimenti per migliorare il testo, offrendo alternative per le parole, frasi più fluide o persino consigliando nuovi punti da sviluppare.

Gemini aiuta a correggere errori grammaticali, migliorare la punteggiatura e suggerire modifiche per rendere il testo più chiaro e conciso.

Inoltre, è possibile analizzare il contenuto del documento e rispondere a domande specifiche su di esso, aiutando a trovare le informazioni cruciali senza dover rileggere l’intero testo.

L’AI Google offre un prezioso ausilio per generare riepiloghi efficaci di documenti lunghi e complessi, essendo in grado di cogliere le informazioni essenziali.

Nell’immagine, abbiamo dapprima indicato di generare una tabella contenente l’elenco delle distribuzioni Linux più utilizzate in assoluto. Abbiamo quindi chiesto di aggiungere, per ciascuna di esse, il numero di download stimati.

Per tutti i contenuti generati dall’AI e proposti nella colonna di destra, l’assistente Gemini mette a disposizione una compatta barra degli strumenti che consente l’inserimento nel documento, la copia negli appunti, la visualizzazione di un’anteprima o l’attivazione della ricerca con Google Search.

Al momento Gemini dimostra di non comprendere il comando “aggiungi al documento” o similari né, almeno nella lingua italiana, supporta la generazione di immagini (che sarà a breve aggiunta).

Collaborazione e interoperabilità con gli altri strumenti della suite Google

Gemini per Google Workspace può analizzare il testo del documento e suggerire commenti pertinenti per i collaboratori, facilitando comunicazione e feedback all’interno del team di lavoro.

Non solo. L’intelligenza artificiale Google permette di fare riferimento ai file salvati in Drive per migliorare i risultati e generare nuovi contenuti da inserire in un documento.

Digitando qualcosa come “Genera un riassunto del file attention.pdf che trovi nel mio Drive“, Gemini cerca il PDF indicato all’interno dello spazio Google Drive e provvede ad estrapolare le informazioni più importanti, pronte per essere inserite nel documento in corso di stesura.

Cliccando su Fonti in basso, è possibile verificare che Gemini per Google Workspace abbia effettivamente preso in carico proprio il contenuto del file presente in Drive e non utilizzato dati di addestramento o informazioni provenienti dal Web.

Purtroppo una richiesta del tipo “Estrai Figure 1 e inseriscila nel documento” ancora fallisce. L’estrazione dei dati contenuti in una tabella tratta da un file memorizzato in Google Drive, invece funziona. Anche se nel caso delle formattazioni più complesse sono richiesti più prompt per arrivare al risultato desiderato.

Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) integrato

Abbiamo provato a passare a Gemini un articolo di giornale sulla storia della carta che utilizziamo per vari test. Il file PDF funge solo da contenitore perché al suo interno c’è solo un’immagine con il testo che non è ricercabile. Effettuandone l’upload su Google Drive quindi chiedendo a Gemini quanto segue, l’AI ha sottoposto a OCR il contenuto del documento in input per poi produrre un buon riassunto:

Estrai tutto il contenuto del file “carta.pdf” che si trova nel mio Google Drive

È vero che non abbiamo chiesto un riassunto. Insistendo con una richiesta del tipo “Non creare un riassunto, estrai esattamente tutto il testo così com’è riportato nel file carta.pdf” abbiamo tuttavia ottenuto il risultato atteso. Tante di queste funzionalità sono disponibili gratuitamente anche in NotebookLM, applicazione Web che consente di combinare più fonti.

I vantaggi di Gemini for Google Workspace con i fogli elettronici

Per chi lavora tanto con i fogli elettronici, Gemini per Google Workspace aiuta a creare formule, risolvere problemi con i dati, rispondere a domande sul contenuto di ciascun foglio di calcolo.

Gemini, ad esempio, è abile nell’analizzare i dati in un foglio e fornire informazioni utili, come tendenze, anomalie e modelli.

Purtroppo Gemini non è ancora in grado di modificare i contenuti di Fogli in maniera diretta. È in grado di creare formule e tabelle ma, ad esempio, almeno allo stato attuale, non riesce a cimentarsi con la generazione di una tabella pivot né, tanto meno, intervenire sulla struttura del foglio.

Un assistente superlativo per la gestione della posta elettronica con Gmail

Gemini per Google Workspace semplifica la vita a tutti coloro che ogni giorno utilizzano la versione Web di Gmail. Dopo l’attivazione, Gemini consente di generare email complete e professionali ricorrendo a semplici prompt.

Tra le tante possibilità offerta da Gemini, è possibile chiedere di creare una risposta a un’email con un’agenda di progetto di alcune settimane. Gemini esamina il contesto dell’email originale e genera una bozza di risposta, facendo risparmiare tempo e sforzo.

Il sistema basato sull’intelligenza artificiale è inoltre utilissimo per la ricerca di informazioni. Gemini può estrarre informazioni specifiche dalle email, come dettagli su hotel, contatti di un responsabile vendite, e così via. Un approccio che aiuta a recuperare rapidamente informazioni importanti senza dover scorrere lunghe email né ricordarsi il nome del mittente.

Suggerimenti per la creazione di prompt efficaci

Come abbiamo visto, è essenziale creare prompt efficaci per ottenere davvero da Gemini ciò che si sta cercando. L’importante è formulare richieste ben strutturate.

Un prompt ben congegnato dovrebbe contenere quattro elementi chiave:

• Persona: definire il ruolo o la prospettiva che Gemini dovrebbe assumere.
• Compito: specificare chiaramente cosa deve fare Gemini.
• Contesto: fornire informazioni di base o un background pertinenti per il compito da eseguire.
• Formato: indicare il formato di output desiderato (ad esempio, elenco puntato, tabella, paragrafo e così via).

Un cantiere aperto con tante nuove funzionalità in corso di integrazione

Provando Gemini per Google Workspace, ci si accorge immediatamente della strada che ha imboccato Google. Il progetto è ambizioso: rivoluzionare il modo con cui lavoriamo, integrando l’AI generativa nelle applicazioni quotidiane per aumentare la produttività, migliorare la creatività e semplificare i flussi di lavoro.

Google non vede Gemini come un semplice strumento aggiuntivo, ma come un vero e proprio assistente che affonda le radici in tutto il suo ecosistema, estendendo in futuro le relazioni con qualunque altra piattaforma. L’AI è pensata per agire come un coach, un partner di brainstorming, una fonte di ispirazione e un booster di produttività, lavorando a fianco dell’utente in ogni fase del processo lavorativo.

L’azienda fondata da Larry Page e Sergey Brin ha implementato funzionalità AI in Workspace per oltre 20 anni (quando ancora il termine Workspace non era utilizzato). Google cita i filtri antispam e lo Smart Compose di Gmail. Ecco, Gemini rappresenta il passo successivo, puntando sull’AI generativa per offrire un livello di assistenza e automazione ancora più elevato.

Da ultimo, ma non per importanza, la società sottolinea che i dati inseriti in Workspace appartengono agli utenti e non sono in alcun modo utilizzati per esporre pubblicità o per finalità di marketing, né tanto meno condivisi con soggetti terzi.