Google Drive, guida alla condivisione dei file

Google Drive è uno degli strumenti più utili per organizzare, salvare online e condividere file di ogni genere.
Il servizio di storage online consente di salvare file sui server di Google che poi possono essere condivisi comodamente utilizzando gli strumenti integrati o prodotti di terze parti.
Il vantaggio di Google Drive è che il servizio può essere integrato con altri software sviluppati di terze parti (client email, software PIM come Evernote o strumenti di comunicazione come Slack).

Lanciato nel 2012, si stima che oggi Google Drive conti circa 300 milioni di utenti attivi.
L’obiettivo di Google Drive è, evidentemente, quello di rendere accessibili da qualunque dispositivo i file dell’utente caricati online, indipendentemente dal luogo in cui si trova l’utente.

Tra le caratteristiche di base di Google Drive v’è sicuramente la possibilità di collaborare in tempo reale sui documenti (più persone possono apportare simultaneamente modifiche, integrazioni e correzioni) e di condividere file e documenti anche con utenti che non usano Google Drive e che non dispongono nemmeno di un account Google (ne abbiamo parlato a suo tempo nell’articolo Condividere documenti Google Drive senza account).

File supportati in Google Drive

In Google Drive si può memorizzare ogni genere di file ma l’applicazione web consente, attraverso la sua interfaccia, di ottenere un’anteprima del contenuto di tutta una serie di file:

File in formato Microsoft Office, PDF, immagini (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP e WEBP), video (MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG e WebM), audio (MP3, MPEG, WAV), file di Adobe Photoshop, Apple Pages, Autodesk AutoCAD, PostScript e fonti di carattere.

I file caricati su Google Drive non possono essere più grandi 5 TB (Terabytes!) tenendo comunque presente che gli utenti della versione free del servizio hanno ad oggi a disposizione 15 GB di spazio gratuitamente. Ai 15 GB può essere talvolta aggiunto spazio gratuito addizionale derivante da iniziative promozionali organizzate da Google.
Previo login al proprio account Google, portandosi in questa pagina è possibile verificare lo spazio a disposizione su Google Drive.

I file che, da altri formati, vengono convertiti nel formato di Google Drive non possono, a loro volta, superare le seguenti dimensioni:

– Documenti Google Docs: 50 MB e 1.024.000 caratteri
– Fogli di calcolo “Fogli Google”: 2.000.000 di celle
– Presentazioni Google: 100 MB
– Disegni Google: nessun limite

Ogni modifica che viene apportata con le varie applicazioni web della suite online di Google viene immediatamente salvata su Google Drive. Allo stesso modo, ogni file creato ex novo viene anch’esso memorizzato su Google Drive.

Accedere a Google Drive

Per accedere a Drive e gestire i propri file, Google mette a disposizione le seguenti risorse:

1) L’applicazione web accessibile a questo indirizzo.
2) Un’estensione ad uso e consumo degli utenti del browser Chrome (installabile da questa pagina.
3) L’applicazione installabile sui dispositivi mobili a cuore Android (scaricabile da questa scheda).
4) L’applicazione destinata ai possessori dei dispositivi mobili Apple iOS (vedere qui).
5) Un software client per i sistemi Windows e Mac OS X che si integra con l’interfaccia del sistema operativo e permette di mantenere sincronizzate con Google Drive una o più cartelle. Il programma è scaricabile gratuitamente da qui.

Esistono poi decine di applicazioni che estendono a loro volta le funzionalità di Google Drive. L’elenco completo è consultabile in questa pagina.

Caricare e scaricare i file

Per effettuare l’upload dei propri file su Google Drive usando l’applicazione web, è sufficiente accedere a questa pagina cliccare sul pulsante Nuovo in alto a sinistra quindi scegliere Caricamento di file o Caricamento cartella.

In alternativa è sufficiente spostare la cartella o i file che si desiderano caricare su Google Drive all’interno della finestra del browser.

Allo stesso modo, è possibile effettuare il download di file e cartelle da Google Drive effettuando una selezione singola od una multiselezione quindi cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando Scarica.
La selezione multipla può essere effettuata cliccando su un file od una cartella di Google Drive quindi utilizzando i tasti MAIUSC e CTRL, come si fa normalmente in Windows con Esplora risorse.

Nel caso in cui i file scaricati fossero piuttosto pesanti, Google Drive provvederà ad inserirli in un archivio compresso in formato Zip.

Cliccando sul pulsante Nuovo di Google Drive si possono ovviamente creare nuovi documenti usando le varie applicazioni web che compongono la suite online di Google.
Selezionando Altro dallo stesso menu si possono creare su Google Drive nuovi documenti anche con altre app collegate.

Per rimuovere un’applicazione di terze parti precedentemente collegata con Google Drive (si pensi che lo stesso WhatsApp può adesso effettuare il backup dei dati su Drive: Backup WhatsApp: messaggi, chat, foto e video), è sufficiente fare clic sul pulsante raffigurante un ingranaggio, scegliere Impostazioni quindi Gestisci applicazioni.
Con un clic sul pulsante Opzioni, si dovrà poi semplicemente selezionare Scollega da Drive.

Condividere file e cartelle con Google Drive

Google Drive offre un meccanismo molto semplice ed intuitivo per condividere file e cartelle con altri utenti.
Per ciascun condivisione, è possibile decidere i diritti sui quali potrà contare ogni utente autorizzato ad accedere al materiale condiviso.

Per condividere un file o una cartella su Google Drive, basta farvi clic con il tasto destro del mouse quindi selezionare Condividi.
Per default, la finestra per la condivisione è semplificata: è sufficiente indicare gli indirizzi email degli utenti coi quali si desidera “mettere a fattor comune” la risorsa e scegliere se garantire solo il diritto per la visualizzazione del documento od anche per la sua modifica.

Cliccando su Avanzate, però, si può avere un quadro più preciso delle opzioni di condivisione: Google Drive indica con chiarezza quali utenti possono accedere al file e che tipo di operazioni possono svolgere. In alto poi, è presente un link univoco che può essere consegnato a chi dovrà poter accedere al contenuto condiviso.

Con un clic su Modifica quindi su Attivo – chiunque abbia il link, è possibile fare in modo che l’accesso al documento condiviso non sia garantito solo ad utenti specifici, dotati di un account Google (che non deve necessariamente essere @gmail.com) ma anche a tutti coloro che fossero in possesso del link univoco.

La procedura da seguire è illustrata nell’articolo Condividere documenti Google Drive senza account.

A beneficio dei lettori più smaliziati, avevamo a suo tempo spiegato anche come impostare una sorta di “data di scadenza” per la condivisione di un file o di una cartella: Condividere file temporaneamente su Google Drive.

In questa pagina, in corrispondenza del paragrafo “Scegli che cosa possono fare le altre persone con i tuoi file o le tue cartelle“, Google ha riassunto – in un comodo specchietto – i permessi di cui possono godere gli utenti a seconda dei vari livelli di condivisione.

Per rimuovere una condivisione, basterà cliccare sulla “X” accanto al nome di una persona oppure cliccare su Modifica e selezionare Non attivo.

Nel caso in cui qualcuno dovesse aver condiviso delle risorse su Google Drive, sarà possibile accedervi cliccando su Condivisi con me nella colonna di sinistra.

Collaborare alla stesura di un documento

I documenti condivisi con altri utenti possono essere modificati in tempo reale da chiunque abbia titolo per farlo.
Ne abbiamo parlato nell’articolo di approfondimento seguente: Lavorare contemporaneamente sullo stesso file e modificarlo in mobilità.

Cliccando, in Google Drive, su qualunque file quindi selezionando il pulsante raffigurante una “i” (Informazioni) nell’angolo superiore destro della schermata, è possibile ottenere la cronologia delle modifiche e degli interventi apportati sull’elemento evidenziato.

Utilizzando lo script presentato nell’articolo Permessi Google Drive: chi ha accesso ai documenti e ai file? è addirittura possibile ottenere l’elenco completo dei file e delle cartelle che si sono condivisi attraverso Google Drive e la lista degli utenti che possono accedervi.

Ciascun documento può essere contemporaneamente modificato da parte di un massimo di 50 persone e lo stesso elemento può essere condiviso al massimo con 200 utenti.

Lavorare offline con Google Drive

Sui propri computer è possibile far sì che i documenti di Google Drive siano accessibili e modificabili anche in modalità offline, ossia quando non dovesse risultare disponibile la connessione Internet.

Per poter sfruttare questa possibilità, è necessario utilizzare il browser Chrome, accedere alle impostazioni di Google Drive quindi, dalla sezione Generali, spuntare la casella Offline.
L’operazione non dovrà mai essere effettuata sui computer pubblici o su quelli condivisi con altre persone.
La casella Offline, se spuntata usando browser diversi rispetto a Google Chrome, non sortirà alcun risultato ed i documenti non saranno modificabili in modalità offline.

Utilizzando Chrome ed intervenendo su un documento in modalità offline, tutte le modifiche verranno applicate non appena la connessione di rete tornerà disponibile.

Inviare file pesanti con Google Drive

Google Drive può essere evidentemente utilizzato per inviare via email file molto pesanti.
Se si dovessero condividere un documento od un archivio Zip di dimensioni impegnative, elementi impossibili da trasmettere via email come allegati, è possibile indicare nel corpo del messaggio il link univoco offerto da Google Drive.

Nell’articolo Come inviare file pesanti via email abbiamo spiegato come fare.

Seguendo le indicazioni riportate nell’articolo Aggiornare file su Google Drive senza modificarne i link, è addirittura possibile sostituire il contenuto di un intero file senza che il corrispondente link di condivisione venga in alcun modo alterato.

App di terze parti che possono rivelarsi utili con Google Drive

Se si ha spesso a che fare con archivi compressi in formato Zip e si preferisse estrarne il contenuto senza doverli scaricare in locale, è possibile aggiungere in Google Drive l’app Zip Extractor.

Tale app consente di decomprimere i file Zip direttamente all’interno di Google Drive, senza mai abbandonare l’interfaccia web dell’applicazione.

Zip Extractor è scaricabile da questa pagina.

Altra applicazione per Google Drive particolarmente utile è PDF Mergy che consente di unire in un unico documento più file PDF.
Spesso altri utenti, non sapendo come creare un documento PDF multipagina, condividono in Google Drive tutte le varie pagine come file a sé stanti: PDF Mergy aiuta a risolvere brillantemente il problema.

Entrambe le applicazioni aggiuntive possono essere installate ed utilizzate solamente da Google Chrome.

Evidenziamo infine che si volessero spostare file da un servizio di storage cloud a Google Drive è possibile ricorrere ad un’applicazione gratuita come MultCloud: Come spostare foto e file da Dropbox a Google Drive.
Lo spostamento può riguardare qualunque genere di file e non soltanto foto ed immagini.

Gestire in automatico i contenuti su Google Drive con IFTTT

Da ultimo, evidenziamo un aspetto che non tutti conoscono.

Utilizzando l’applicazione web IFTTT, è possibile fare in modo che i contenuti sul proprio account Google Drive vengano gestiti automaticamente.
Ne abbiamo parlato, parzialmente, nell’articolo Controllare dispositivi connessi alla rete con IFTTT.

Accedendo a questa pagina sul sito ufficiale di IFTTT, è possibile verificare un’ampia scelta di “ricette” preconfigurate che consentiranno di caricare o scaricare automaticamente certe tipologie di contenuti su Google Drive.

Per rendersi conto di cosa sia possibile fare con le ricette di IFTTT e Google Drive, è sufficiente visitare la pagina indicata quindi cliccare eventualmente sul pulsante More recipes.