Gestione clienti, fornitori, magazzino e fatture con Impresa Free: per piccole imprese ed artigiani

Tra i software gestionali più completi e versatili non è possibile non annoverare Impresa Free, un’applicazione sviluppata da Tecnos, società italiana con sede a Verbania, che offre la possibilità di gestire clienti e fornitori, il magazzino e i documenti come fatture, DDT, note di accredito, ricevute fiscali, fatture proforma, ordini clienti-fornitori e preventivi. Impresa Free si rivolge alle piccole aziende attive nel settore del commercio, dei servizi, agli artigiani, agli impiantisti idraulici ed elettrici. Totalmente gratuito, il software Impresa Free può essere sfruttato in qualsiasi ambiente di lavoro accettando alcune limitazioni presenti nella versione distribuita a titolo non oneroso.
Il programma, interamente in lingua italiana, consente di gestire le commesse con la possibilità, per ogni singolo lavoro, di annotare tutti i materiali in uscita ed i resi, la manodopera e gli acconti percepiti. Impresa Free assiste il personale aziendale, inoltre, nelle attività di amministrazione delle scadenze, nella registrazione della prima nota di cassa e nella presentazione degli effetti (ricevute bancarie e RID).

Impresa Free è il risultato di alcuni anni di sviluppo sulle versioni a pagamento del programma ed è oggi giunto alla release 4.2. L’eseguibile di Impresa Free conserva il nome “Planet“: così è infatti battezzato uno degli storici programmi commerciali realizzati dai programmatori della software house piemontese.

Al momento, sul sito web di Impresa Free non viene distribuito il pacchetto d’installazione già aggiornato alla versione 4.2. La release scaricabile cliccando su questo link è infatti la 3.5.

Al primo avvio dell’applicazione, dopo aver accettato l’installazione di qualsiasi aggiornamento, si dovrà compilare la seguente schermata inserendo i dati della propria azienda:

Dal menù Utilità di Impresa Free si dovrà selezionare immediatamente il comando Aggiornamento Internet:

Cliccando sul pulsante Aggiorna, verrà avviata una procedura di aggiornamento che richiederà diversi minuti per essere completata ma che consentirà di adeguare l’installazione di Impresa Free all’ultima versione disponibile. Al successivo avvio di Impresa Free, si potrà attivare il calcolo dell’IVA al 21%, secondo la vigente normativa, semplicemente cliccando sul pulsante Attiva IVA 21% mostrato, in alto a destra.

La successiva finestra consentirà di stabilire se aggiornare i prezzi del magazzino (nel caso in cui fossero già stati memorizzati dei record) riducendo il ricarico oppure variando il prezzo di vendita ivato:

Impresa Free mette a disposizione una serie di strumenti per la gestione del flusso di lavoro, tutti accessibili dalla colonna disposta verticalmente nell’area di sinistra della finestra. Oltre alle classiche anagrafiche clienti e fornitori, il programma offre la possibilità di gestire il magazzino tenendo sotto controllo la disponibilità della merce e lo stato della produzione.

Cliccando sul pulsante Vendite e acq. è possibile elaborare preventivi tenendo contestualmente traccia di tutti gli ordini, sia dei clienti che dei fornitori.
Il programma dà modo di preparare fatture, documenti di trasporto, ricevute fiscali, note di accredito e prime note tenendo sott’occhio anche lo scadenzario. Interessante anche la funzionalità che consente di stampare le etichette per buste e pacchi: utilizzando questa funzionalità non si dovrà neppure abbandonare l’applicazione per predisporre il materiale necessario alla preparazione della spedizione.

Nella sezione Utilità, Impresa Free offre E.D.I., un meccanismo che facilita lo scambio elettronico dei documenti con tutte le aziende partner in modo da evitare errori e sveltire le procedure di caricamento automatico dei dati nel programma. Grazie ad EDI, acronimo di Electronic Data Interchange, le informazioni fluiscono in modo rapido e sicuro, senza la necessità di doverle digitare più volte: basterà controllarne la veridicità.

Impresa Free è completo di un database contenente le informazioni sugli istituti di credito e di un’ulteriore base dati che raccoglie i CAP di tutte le località italiane.

La sezione Utilità contiene tutta una serie di strumenti che consentono di personalizzare in profondità il funzionamento di Impresa Free:

I listini di materiale elettrico ed idrotermosanitario contenuti in Impresa Free sono pressoché inutilizzabili perché, nella versione gratuita, il programma ne permette l’uso di un numero molto limitato (solo 5 listini al massimo).

Suggeriamo, dal menù Stampe, di selezionare la voce Personalizzazione intestazione documenti in modo da impostare il testo o l’immagine da inserire in ogni documento prodotto utilizzando Impresa Free.