Filtrare, smistare e organizzare email

Fino a qualche tempo fa, quando gli account POP3 erano i più diffusi, la posta elettronica veniva organizzata ricorrendo al client di posta installato in locale.
Per organizzare le email in arrivo, tutti i principali client email offrono una funzionalità che consente di smistare la posta elettronica in più cartelle, a seconda di specifici criteri.

Per smistare le email in Outlook, ad esempio, basta fare clic sul pulsante Regole (in alto a destra nella scheda Home del programma) e scegliere la voce Crea regola.
La finestra proposta da Outlook permetterà di impostare le regole per lo smistamento automatico delle email a seconda, ad esempio, del contenuto dell’oggetto, del corpo del testo o del campo mittente.

La procedura è molto simile anche in Thunderbird: qui è sufficiente cliccare su Strumenti, Filtri messaggi quindi sul pulsante Nuovo per definire le condizioni che, se soddisfatte, permetteranno – ad esempio -di spostare automaticamente un’email in una casella a sé, di “etichettare” il messaggio (per facilitare la ricerca o l’individuazione veloce), di segnare il messaggio come già letto o di eliminarlo subito. Esattamente come in Outlook.

Oggi però, soprattutto se si utilizzano diversi dispositivi e si accede al proprio account di posta da ciascuno di essi, è complicatissimo definire regole locali per organizzare le email in più cartelle, filtrarle e smistarle.

Come organizzare le email, nel 2017

Se ormai è diventato impensabile organizzare le email impostando regole locali, quale approccio è possibile utilizzare per sincronizzare i messaggi e fare in modo di “propagare” i criteri per filtrare e smistare la posta sui vari dispositivi?

Sia ai professionisti che agli utenti privati che consultano la posta elettronica da più dispositivi, anche completamente diversi l’uno dall’altro (desktop, notebook, tablet e convertibili, smartphone,…) consigliamo sempre l’utilizzo di un account IMAP.

Il protocollo IMAP, infatti, nasce per garantire la possibilità di consultare la posta elettronica – anche simultaneamente – da qualunque dispositivo. L’imperativo, quindi, è mettere da parte il protocollo POP e passare a IMAP.
Molti utenti non realizzano che il loro account, fornito dal provider Internet, spesso supporta non soltanto POP3 ma anche IMAP: il passaggio a IMAP, quindi, consiste generalmente nella modifica delle impostazioni di connessione al server di posta da parte del proprio client email.

La disponibilità del supporto IMAP è ormai uno dei criteri più pressanti nella scelta del fornitore di un account email: Creare un indirizzo email: quale servizio scegliere.

Disporre di un account IMAP è utilissimo nell’ottica di un’efficace ed efficiente organizzazione della posta elettronica. IMAP consente infatti di creare più cartelle lato server e di impostare regole per lo smistamento automatico dei messaggi e l’assegnazione di etichette che vengono immediatamente fatte proprie da qualunque client collegato all’account email.

Una nuova cartella in cui salvare i messaggi che rispondono a determinati criteri può essere richiesta da qualunque client connesso ad un account IMAP. La stessa cartella, però, diversamente rispetto a quello che accade con POP3, sarà immediatamente visibile e “operativa” su qualunque altro dispositivo autorizzato ad accedere al medesimo account email.

Nel caso degli account IMAP si può fare quindi riferimento all’interfaccia web fornita dal gestore del servizio email e richiedere di smistare un’email a seconda del suo contenuto, del mittente o di altri parametri: la regola verrà immediatamente presa in carico su qualunque client collegato (desktop, notebook, dispositivi mobili e così via…).

Sui sistemi desktop e notebook, quindi, si potrà continuare a usare Outlook, Thunderbird o altri client email per gestire i propri account email IMAP e gestirli tutti assieme, anche quelli di provider differenti.
Sui dispositivi mobili, invece, si potrà ad esempio ricorrere all’ottima app Gmail che oltre agli account Google permette di gestire quelli offerti da qualunque altro provider: vedere, a tal proposito, l’articolo Come aggiungere più account su Gmail per Android.

Accedendo da browser web alle impostazioni dell’account Google Gmail e di Outlook.com quindi cliccando, rispettivamente, su Filtri e indirizzi bloccati e su Regole posta in arrivo, è possibile definire dei criteri per organizzare le email automaticamente.

Nel caso di Google è possibile filtrare le email semplicemente cercando quelle che soddisfano i criteri specificati nella casella di ricerca (premendo sulla freccia indicata in figura) quindi creando un filtro personalizzato (i passaggi da seguire sono illustrati in questa pagina).

La procedura è simile anche nel caso di altri servizi email, forniti da provider italiani e stranieri (in tutti i casi, si possono creare nuove cartelle email per smistarvi la posta in arrivo).

Tutti i clienti di posta tradizionali supportano l’accesso via IMAP e, di conseguenza, sarà possibile visualizzare e modificare istantaneamente il contenuto delle cartelle contenute nel proprio account, da qualunque dispositivo si possegga.

App come Gmail per Android e iOS, consentono poi di accedere agli account di posta Gmail, Outlook.com (ma anche Hotmail e Live) e Yahoo! senza neppure digitare la password.
In questo caso, l’accesso non avviene via IMAP ma utilizzando il protocollo OAuth. Il client di posta, cioè, non deve neppure conoscere la password usata a protezione dell’account email perché l’autenticazione viene effettuata previa conferma “una tantum” dell’utente ed erogazione di un token autorizzativo.
L’accesso via OAuth permette comunque di mantenere sincronizzata la posta elettronica su tutti i dispositivi, accedere al contenuto di tutte le cartelle email e visualizzare tutte le eventuali etichette assegnate ai messaggi.

Organizzare e smistare le email in base all’indirizzo di ricezione

Come abbiamo spiegato nell’articolo Come creare più indirizzi email su Gmail, inviare un’email a un account nomecognome@gmail.com o nome.cognome@gmail.com o, addirittura, no.me.co.gno.me@gmail.com ha lo stesso effetto: il messaggio sarà sempre recapitato sul medesimo account di posta.

La presenza di uno o più punti nell’username viene infatti sempre ignorata da Google Gmail così come da Facebook. La presenza di punti ha invece valore nel caso di Outlook.com, Live, Hotmail, Yahoo!, iCloud e così via (indirizzi con o senza punti possono corrispondere ad account email differenti, appartenenti a utenti diversi).

Sia Gmail che Outlook, ad esempio, consentono anche di usare il segno “più” in calce al nome utente, nell’indirizzo email. Ad esempio nomecognome+newsletter@gmail.com o nomecognome+spam@outlook.com.
Anche in questo caso, i messaggi in arrivo saranno recapitati al medesimo account.

Quando ci si registra su un servizio online si possono usare i punti (nel caso di Gmail) e/o il “segno più” per poi catalogare automaticamente le mail ricevute.

L’utilizzo dei punti e del “segno più” può aiutare a organizzare e smistare le email in arrivo filtrandole automaticamente sulla base del contenuto del campo mittente (“Da:”).