Creare fatture con LibreOffice. Ecco come fare

In un precedente nostro articolo (Creare fatture e preventivi. Fatturazione professionisti e PMI con Gnujiko) abbiamo presentato un buon software opensource che consente di creare fatture, preventivi e documenti di trasporto. Si tratta di una soluzione adatta sia al professionista che al piccolo imprenditore che prevede soltanto l’installazione di un web server e l’avvio di una semplice procedura di configurazione automatica.
In questo caso, la gestione delle fatture è “centralizzata”, si può accedere al sistema di amministrazione dei documenti da qualunque workstation connessa in rete locale (od, eventualmente, previa opportuna configurazione, anche da dispositivi remoti) ed ogni informazione viene annotata in un’apposita base dati.

Ci sono comunque ancora diversi professionisti che, viste le dimensioni limitate della propria attività, preferiscono generare ed emettere fatture a partire da un foglio elettronico Excel.

LibreOffice è un software libero, nato dal fork di OpenOffice.org, che propone una serie di applicazioni per l’ufficio (word processor, foglio elettronico, programma per la creazione di presentazioni, programma per la grafica vettoriale, programma per la creazione e gestione di database).

Utilizzando LibreOffice Calc è possibile, in pochi minuti, preparare una fattura ed esportarla eventualmente in formato PDF.

Il nostro consiglio, prima di iniziare con la creazione della fattura in LibreOffice Calc, è quello di avviare LibreOffice Writer e fare clic sul pulsante della barra degli strumenti Mostra funzione di disegno:

Dalla barra che apparirà in calce alla finestra, si dovrà scegliere il pulsante per la creazione di una casella di testo:

Facendo clic con il tasto destro del mouse sul bordo della casella di testo quindi scegliendo Linea, si può disegnare un riquadro intorno alla casella di testo:

Dal menù a tendina Stile si può selezionare, ad esempio, Piena.

Nella casella di testo è possibile inserire il logo del proprio studio o dell’azienda, la ragione sociale e gli altri dati (indirizzo, recapiti telefonici, e-mail, C.F. e P.IVA,…).

A questo punto, è possibile copiare la casella di testo creata in Writer ed incollarla nell’angolo in alto a sinistra di un foglio elettronico LibreOffice Calc.

Adesso è bene cliccare subito su File, Anteprima di stampa. Si otterrà una schermata di anteprima simile a quella che segue:

Dal momento che, per impostazione predefinita, Calc stampa – come intestazione della pagina – il numero del foglio (Foglio 1) ed in calce il numero di pagina, suggeriamo di cliccare sul pulsanet Formatta pagina.

Dalla scheda Riga d’intestazione, si deve togliere il segno di spunta dalla casella Attiva riga d’intestazione.

Analogamente, dalla scheda Pié di pagina, bisognerà disattivare la casella Attiva pié di pagina.

Facendo prima clic sul pulsante OK quindi su Margini, suggeriamo di personalizzare i margini della pagina a seconda del risultato che si desidera ottenere:

Dopo aver fatto clic su Chiudi anteprima, si noterà la presenza di alcune righe orizzontali e verticali che ben evidenziano i margini della pagina.

Per evitare che la fattura venga suddivisa in più pagine è indispensabile non superare mai tali margini.

Adesso, sempre avvalendosi di un copia&incolla da LibreOffice Writer (utilizzare delle caselle di testo), si possono inserire immagini e testi aggiuntivi (ad esempio “Fattura per prestazione“, come nell’esempio).

È ora la volta di creare la una sorta di tabella che andrà ad ospitare le descrizioni dei beni o dei servizi fatturati ed i relativi importi.
Per plasmare la struttura del foglio elettronico a proprio piacimento, suggeriamo di agire sulla dimensione delle righe e delle colonne di Calc.
Selezionando l’area d’interesse con il mouse, cliccandovi con il tasto destro quindi selezionando Formatta celle, si può ad esempio tracciare una linea intorno al bordo della cella oppure solo su alcuni lati (scheda Bordo).
Le altre schede permettono di impostare il formato numerico che dovrà essere visualizzato nella cella (ad esempio un numero od una valuta con due decimali) ed eventualmente di attivare effetti visivi addizionali.

Nella casella per l’inserimento delle formule, dopo aver selezionato la casella in cui dev’essere automaticamente calcolato un valore sulla base di quanto riportato in altre celle, si può istruire LibreOffice Calc sul conteggio da effettuare. Per richiedere una semplice sommatoria, basterà fare clic sul pulsante Somma (a sinistra della “Riga di digitazione“) quindi scegliere le celle a partire da cui effettuare il calcolo:

Per calcolare l’IVA (al 22%), ad esempio, basterà digitare =0,22* seguito dall’identificativo della cella contenente il valore a partire dal quale si deve effettuare il calcolo.
Il funzionamento di LibreOffice Calc, insomma, è identico a quello di qualsiasi foglio elettronico.

Consigliamo di dare sempre un’occhiata all’anteprima di stampa per verificare il risultato del proprio lavoro.

Chi fosse interessato a riportare in evidenza, in lettere, l’importo che il cliente dovrà versare, può orientarsi su un interessante script.
Per trasformare in lettere un importo in cifre, è possibile utilizzare lo script VBA (Visual Basic for Application) riportato in questa pagina.
Anziché effettuare il copia&incolla dal sito web citato, suggeriamo di utilizzare questa versione modificata che prende in considerazione anche i centesimi.

Dopo aver copiato in memoria tutto il codice di cifre_lettere.txt, si potrà cliccare sul menù Strumenti, Macro, Organizza macro, LibreOffice Basic.

Nella finestra successiva, si potrà selezionare ad esempio la macro personale Module 1, cliccare su Modifica ed incollare il codice fuori dalla subroutine già presente.

Adesso è possibile chiudere entrambe le finestre.

Si sarà così creata ed aggiunta la nuova funzione spell_my_int, utilizzabile per convertire un numero in lettere.

Per utilizzare la nuova funzione in qualunque foglio elettronico di LibreOffice Calc, basterà portarsi nella casella delle formule (Riga di digitazione) ed introdurre semplicemente =SPELL_MY_INT(A100).
Al posto di A100 dev’essere inserito l’identificativo della cella contenente il valore numerico da trasformare in lettere.

È possibile ovviamente anteporre o posporre una stringa. Nell’esempio si è utilizzato ="Euro "&SPELL_MY_INT(D32).

La fattura potrà poi essere eventualmente esportata in formato PDF usando il menù File, Esporta nel formato PDF (vedere anche Comprimere PDF con LibreOffice: JPEG, DPI e qualità del documento).