Come organizzare la giornata con Google Tasks

Con il lancio della nuova versione di Gmail (Gmail posta in arrivo, come cambia la versione web), i tecnici della società di Mountain View hanno appena presentato anche Google Tasks, un’applicazione che permette di organizzare la propria giornata e definire tutte le attività che si debbono portare a termine quotidianamente.

Diversamente rispetto a Google Keep, una delle app secondo noi irrinunciabili, Google Tasks consente di tenere traccia delle attività giornaliere, organizzarle sotto forma di elenchi e tenere sempre in evidenza date e scadenze importanti.
Le attività gestite con Tasks sono automaticamente sincronizzate con tutti i propri dispositivi cosicché non si perda mai il controllo della situazione, ovunque ci si trovi.

Come accedere a Google Tasks e come utilizzarlo

Accedere a Google Tasks è molto simile e lo si può fare attualmente in due modi:

– Dalla nuova interfaccia web di Gmail (assicurarsi di attivarla cliccando sull’icona a forma di ingranaggio quindi su Prova la nuova versione di Gmail).
– Installando l’apposita applicazione per i dispositivi Android.

In Gmail si troverà l’icona di Google Tasks nella piccola barra a destra dei messaggi: cliccandola si potrà immediatamente accedere al nuovo strumento.

Tasks consente di creare e gestire singole attività oppure organizzarle sotto forma di elenchi che possono essere aggiunti, rimossi, rinominati e modificati al bisogno.
Le attività possono contenere a loro volta delle sotto-attività in modo da organizzare al meglio il lavoro e cliccando sull’apposita icona, ognuna di esse può essere indicata come completata così da non perdere mai il controllo sulle attività da espletare.

Ciò che c’è di bello è che le email o le conversazioni Gmail possono essere trascinate nel pannello di Tasks per renderle parte integrante di un’attività.
Nei messaggi di posta elettronica sono infatti spesso contenute le informazioni per svolgere o per integrare un determinato compito: trascinando le singole email nelle varie attività di Tasks, si potranno avere subito sotto mano le comunicazioni più importanti, utili per concludere un lavoro.
Per aggiungere la conversazione correntemente aperta in Gmail a una nuova attività, basta cliccare sul pulsante raffigurate tre puntini in colonna quindi scegliere Aggiungi a Tasks.

Per creare un nuovo elenco da usare come contenitore per le varie attività, basta cliccare sul menu a tendina di Tasks e scegliere Crea nuovo elenco.
Peccato, al momento, la mancata attivazione di un’integrazione fra Tasks e Keep.

In compenso, le varie attività possono essere organizzate come meglio si crede e se ne può stabilire liberamente l’ordinamento, anche mediante l’app Android. Oltre che nell’ordine deciso dall’utente, le attività possono ovviamente essere mostrate per data impostata.

L’app Tasks per Android è facile da usare ma ancora troppo spoglia di funzionalità: è possibile fare ciò che propone la versione web ma, ad esempio, al momento Google non ha previsto alcun meccanismo basato su sistemi di machine learning che consenta di aggiungere automaticamente nuove attività e non è possibile applicare alcuna forma di prioritizzazione (se non il semplice ordinamento dell’elenco).