Come aggregare dati nei fogli elettronici con le tabelle pivot

Vi sarà certamente capitato di dover aggregare dei dati presenti in un foglio elettronico, ad esempio conteggiare il numero di occorrenze di uno stesso valore all’interno di una colonna.

Queste problematiche, senza dover necessariamente portare i dati presenti nel foglio elettronico all’interno di un database (vedere Come importare dati Excel in un database), sono risolvibili ricorrendo alle cosiddette tabelle pivot.

Una tabella pivot è uno strumento analitico e di reporting che consente la creazione di tabelle riassuntive partendo dai dati presenti nelle celle del foglio elettronico.
Sono in molti a guardare alle tabelle pivot come un oggetto che intimorisce, da evitare se possibile. In realtà le tabelle pivot sono, allo stesso tempo estremamente potenti e semplici da utilizzare, una volta compreso il loro funzionamento.

Ciascuna tabella pivot può descrivere un numero molto elevato di variabili, dette anche caratteristiche o dimensioni di analisi. Le operazioni ammesse sui campi di una tabella pivot
sono di tipo matematico-statistico: conta valori, somma, differenza, prodotto, varianza, deviazione standard.

Quando si avesse a che fare con un foglio elettronico contenente migliaia di dati suddivisi in righe e colonne, estrarre le informazioni d’interesse potrebbe risultare tutt’altro che banale. Anzi, nel caso dei fogli elettronici più complessi, potrebbe addirittura essere difficoltoso leggere gli stessi dati. Ecco quindi giungere in soccorso le tabelle pivot.

Come creare una tabella pivot nel foglio elettronico

Prima di creare una tabella pivot, suggeriamo di assicurarsi di avere a disposizione un foglio elettronico ben organizzato, con le intestazioni delle varie colonne sulla prima riga.

Selezionando l’area da utilizzare per la generazione della tabella pivot (intestazioni comprese), si dovrà richiamare l’apposita funzione del foglio elettronico: nel caso di LibreOffice basta accedere al menu Inserisci quindi scegliere Tabella pivot.

Alla comparsa della finestra riprodotta in figura, si dovrà semplicemente lasciare selezionata l’opzione Selezione attuale e fare clic su OK.

LibreOffice presenterà una schermata con cinque riquadri: i quattro nella parte sinistra della finestra saranno utilizzati per comporre la tabella pivot mentre in Campi disponibili sono elencate le intestazioni delle colonne.

Si supponga di avere, sul foglio elettronico, un elenco di date nella prima colonna, l’indicazione del collaboratore della propria azienda nella seconda colonna e l’importo speso nella terza.

Per capire, giorno per giorno, quali sono i collaboratori più “spendaccioni” è possibile allestire una tabella pivot: per procedere basta selezionare l’area contenente i dati come visto in precedenza e, alla comparsa della finestra Layout tabella pivot, trascinare la voce Giorno dalla lista Campi disponibili in Campi righe e Collaboratore in campi colonne.
In questo modo si sarà richiesto al foglio elettronico di creare una tabella pivot che nelle righe riporta ogni giorno di attività dell’impresa mentre nelle colonne i nomi dei collaboratori.

A questo punto nel riquadro Campi dati si dovrà trascinare la voce Importo.
Per impostazione predefinita, accanto alla voce Importo, apparirà la voce Somma: ciò significa che i valori saranno automaticamente sommati.

Cliccando su OK, si otterrà una tabella pivot con le indicazioni di tutte le spese giornaliere e le sommatorie per ogni singolo collaboratore.

La tabella pivot potrà essere quindi utilizzata per elaborare grafici e rappresentare in maniera più accattivante i dati tratti dal foglio elettronico e opportunamente riorganizzati.

Cliccando sulle voci inserite come campi di dati, si possono richiedere conteggi, medie, mediane, prodotti, estrazione dei valori massimi e minimi, calcolo della deviazione standard e così via.