Come accedere a Google Drive con Office

Quando si lavora in team sugli stessi file, siano essi documenti, fogli elettronici, presentazioni e così via, in molti si appoggiano a Google Drive. Chi lavora con Microsoft Office o con altre suite per l’ufficio come LibreOffice ha spesso la necessità di accedere ai file salvati sui principali servizi di storage cloud.

Windows è legato a doppio filo con OneDrive e gli utenti possono accedere da qualunque finestra Apri e Salva con nome al contenuto dell’account: OneDrive, accedi ai documenti da qualunque luogo e con qualsiasi dispositivo.

Nel caso di Google Drive la questione si fa più complessa perché fino a qualche tempo fa la società di Mountain View metteva a disposizione il pratico plugin Drive for Office che permetteva di aggiungere una voce Google Drive al menu Apri dei vari programmi della suite Office.
Tale plugin non sarà più supportato a partire dal 26 giugno 2019 e da oggi le uniche soluzioni per accedere da Office e dalle altre suite per l’ufficio ai file salvati su Google Drive consiste nell’installare in locale il programma gratuito Backup e sincronizzazione scaricabile da questa pagina oppure il più recente Drive File Stream, sempre dalla stessa pagina, il cui utilizzo è però riservato solo agli utenti professionali dotati di un account G Suite.

Come spiegato nell’articolo Backup online con il nuovo software di Google, il programma Backup e sincronizzazione permette di fare da ponte tra il sistema locale e i server cloud di Google: similmente a quanto fa il client di OneDrive, tutte le modifiche che si applicheranno sui file locali saranno effettuate anche sul cloud e viceversa.
Le differenze tra Backup e sincronizzazione e Drive File Stream sono riassunte in questa pagina.

L’unico problema è che i file Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint,…) non possono essere modificati direttamente attraverso l’interfaccia web di Google Drive (a questo indirizzo per intenderci) e da web ne può essere soltanto visualizzata l’anteprima del contenuto.
Per modificare un documento Word, ad esempio, esso dovrà essere automaticamente convertito nel formato supportato da Google Docs.

Viceversa, i file della suite online di Google non potranno essere direttamente modificati con Office perché nella cartella di Backup e sincronizzazione essi appariranno come semplici puntatori verso il file modificabile da web.

Nell’immagine si vede come i documenti della suite Google appaiano con estensione .gdoc. Il contenuto di questi file, inoltre, riporta semplicemente l’indirizzo e alcuni identificativi per aprire il documento mediante browser web.

Ad ogni modo, una volta installata l’applicazione di Google Backup e sincronizzazione sarà possibile accedere da Word, Excel, PowerPoint e da qualunque altro programma Windows, al contenuto del proprio account Drive con la possibilità – previo completamento della procedura di sincronizzazione iniziale – di aprire e modificare direttamente i file (esclusi quelli salvati nel formato Google).

Se non si volessero caricare online i dati conservati sui propri dispositivi, basterà disattivare – in fase di configurazione di Backup e sincronizzazione – tutte le caselle nel riquadro Il mio Computer. In questo modo il programma si limiterà soltanto a scaricare i file correntemente memorizzati sull’account Google senza procedere ad alcun upload.

Per impostazione predefinita, la sincronizzazione dei file fa perno sulla cartella %userprofile%\Google Drive (provate a digitare il percorso nella finestra di dialogo che appare premendo Windows+R oppure in qualunque finestra Apri/Salva con nome).
Nella colonna di sinistra, all’interno delle finestre Apri/Salva con nome comparirà comunque un riferimento a Google Drive, un puntatore verso la cartella %userprofile%\Google Drive.

Nel caso in cui si volesse spostare la cartella per il backup e la sincronizzazione dei file, basterà cliccare sull’icona dell’applicazione di Google mostrata nella traybar di Windows, selezionare i tre pallini in colonna quindi scegliere Esci da Backup e sincronizzazione.

Da una finestra di Esplora file basterà portarsi nella cartella %userprofile% quindi trascinare la sottocartella Google Drive verso l’unità di destinazione mantenendo premuto il tasto destro del mouse. Infine, si dovrà selezionare Sposta qui.

Riavviando il programma Backup e sincronizzazione di Google questo “si arrabbierà” mostrando il messaggio Una cartella sincronizzata risulta mancante.
Con un clic su Trova si dovrà indicare il percorso corrispondente alla cartella in cui si sono spostati i file di Google Drive quindi cliccare su Conferma.

In alternativa, specie se si utilizzassero diversi servizi cloud per salvare e condividere i propri file, si possono usare strumenti come CloudMounter (vedere Accedere a Google Drive, OneDrive e Dropbox da PC) che permettono di configurare i vari servizi di storage come unità locali.
Strumenti similari sono NetDrive, TNT Drive, Cloudberry Drive, ExpanDrive e SME.