Backup Outlook, Gmail e posta elettronica in generale

Gli archivi della posta elettronica contengono informazioni essenziali, soprattutto in ambiente lavorativo. Indipendentemente dalla tipologia di account che si utilizzano e, soprattutto, dal fornitore, è quindi bene effettuare un backup delle email su base periodica, magari memorizzando gli archivi di backup su un server NAS, su un’unità cifrata e comunque in forma protetta.

Per effettuare il Backup di Outlook, Gmail, Exchange così come di un qualunque account POP3 e IMAP (per approfondire, suggeriamo la lettura dei seguenti articoli: Differenza tra POP3 e IMAP: cosa cambia nella ricezione della posta e Email IMAP e spazio terminato: come risolvere), è possibile ricorrere all’ottimo MailStore.

Si tratta di un’applicazione che può essere installata oppure avviata nella sua versione “portabile”. Quest’ultima opzione permette di avviare MailStore, ad esempio, da un supporto rimovibile ed avere sempre con sé una copia di backup dei propri archivi di posta.

Diversamente rispetto ad altri software, MailStore non propone due differenti versioni: all’avvio dell’eseguibile (prelevabile da questa scheda), si può decidere se effettuare un’installazione di tipo tradizionale oppure se installare la versione portabile del programma (anche in una cartella di propria scelta).
La versione portabile non inserisce alcun riferimento nel registro di sistema e non modifica la configurazione di Windows.

Backup Outlook, Gmail, Exchange, Thunderbird, IMAP/POP3

Per configurare il backup di Outlook o di altri servizi e programmi per la gestione della posta elettronica, la voce cui fare riferimento è Archivia e-mail.

Facendo clic sul pulsante Avanzato si può accedere al backup degli archivi/client di posta che non figurano nella schermata principale.

Nell’esempio in figura, abbiamo avviato il backup del contenuto di un account di posta IMAP ma è possibile impostare qualunque genere di account:

Nel caso di account remoti, devono essere specificati il server da interrogare e le credenziali per l’accesso (la correttezza di tutti i parametri è verificabile cliccando sul pulsante Test).

La schermata successiva consente di specificare le cartelle che dovranno essere oggetto del backup, quali email salvare in locale e che tipo di comportamento deve essere osservato per i messaggi archiviati (per impostazione predefinita, i messaggi non vengono mai eliminati dai server remoti).

Cliccando due volte sul profilo creato da MailStore, inizierà immediatamente la creazione dell’archivio di backup.

È interessante evidenziare che MailStore genera un archivio indicizzato di tutti i messaggi di posta oggetto di backup.

Cliccando su Archivio personale è possibile consultare, in qualunque momento, il contenuto dei backup. Per default tali indici vengono conservati nella cartella di MailStore ed includono anche gli allegati.

Come indicato nella sezione Strumenti di amministrazione di MailStore, gli allegati sono sì oggetto di backup ma per attivare la ricerca all’interno del loro contenuto, è necessario fare clic sul pulsante Modifica ed indicare le tipologie di file d’interesse.

Solamente spuntando le caselle corrispondenti ai formati di file da indicizzare, MailStore provvederà a renderne comodamente ricercabile il contenuto.

Ed è proprio la ricerca all’interno degli archivi di backup di Outlook, Gmail, Thunderbird, Office 365, account IMAP/POP3 uno dei punti di forza di MailStore.

Cliccando su Cerca nella posta elettronica, si potranno impostare numerosi filtri per la ricerca basati su oggetto dei messaggi, mittente e destinatario, corpo del testo, nomi degli allegati, contenuti degli allegati e così via.
Grazie all’attività di indicizzazione che MailStore effettua già al momento del download di ogni singolo messaggio di posta (per questo il prelievo dei messaggi, soprattutto se sono molti, è generalmente piuttosto lento), l’individuazione delle email che rispondono ai criteri definiti è praticamente istantanea.

I messaggi di posta possono essere esportati in qualunque momento e salvati in un qualunque client di posta elettronica supportato (Outlook, Windows Mail, Thunderbird, SeaMonkey), caricati su servizi come Exchange, Gmail o account IMAP o, ancora, salvati come file a sé.

MailStore Home può essere utilizzato liberamente ed è gratuito per impieghi personali in ambienti non commerciali.