È bufera sulla nuova funzionalità Productivity Score di Microsoft 365

Durante la recente conferenza Ignite 2020 l’azienda di Redmond aveva presentato una nuova funzionalità integrata nel pacchetto Microsoft 365 che consente di monitorare i flussi di lavoro all’interno e all’esterno dell’azienda consentendo ai datori di lavoro di capire come dipendenti e collaboratori gestiscono le varie attività.

Il nuovo strumento è stato battezzato Productivity Score ed è in corso di distribuzione ai clienti Microsoft 365.
Esso raccoglie dati aggregati a livello di utente lungo un arco temporale di 28 giorni quindi ne permette la consultazione da una dashboard che offre visibilità sul tempo trascorso da ogni dipendente sulle app della suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Skype e Teams), sulle riunioni organizzate o alle quali si è partecipato, sul numero e sulla natura delle “menzioni” nei vari contenuti condivisi sulla piattaforma, quali dispositivi sono stati usati dall’utente per lavorare e molto altro ancora.
Si calcola che sono al momento 73 i dati sul comportamento di ciascun lavoratore che Productivity Score è in grado di raccogliere, elaborare e presentare sotto forma di sommario.

Nella nota di presentazione pubblicata da Microsoft alcune settimane fa si leggeva, nero su bianco: “Productivity Score non è uno strumento per il monitoraggio dei lavoratori. Esso serve a scoprire nuovi modi di lavorare fornendo al personale esperienze di collaborazione migliori. (…) Si focalizza su quelle informazioni che permettono di capire come le persone e i team utilizzano gli strumenti tecnologici così da ottimizzare i flussi di lavoro aziendali, apportare migliorie e fornire eventualmente una formazione specifica al fine di favorire la trasformazione digitale“.

Microsoft ha inoltre spiegato che gli amministratori di sistema e i datori di lavoro hanno a disposizione strumenti per anonimizzare le informazioni degli utenti con la possibilità quindi di limitarsi a una visione più generale di ciò che accade in azienda.

Nonostante le rassicurazioni provenienti dalla società guidata da Satya Nadella in molti hanno parlato di “scacco matto” alla privacy e di un potenziale rischio per i diritti fondamentali dei lavoratori.

Sferzante il commento di Eliot Bendinelli (Privacy International): “questa soluzione manca di trasparenza e non informa i dipendenti né richiede il loro consenso. Le aziende come Microsoft non dovrebbero incentivare i datori di lavoro a trasformare le loro suite per l’ufficio in strumenti per la sorveglianza che violano la dignità dei dipendenti“.

Certo è che il datore di lavoro è sempre chiamato, nella libertà a lui riconosciuta di svolgere dei controlli sull’operato dei dipendenti e dei collaboratori, a rispettare alcuni principi fondamentali: necessità, finalità, trasparenza, proporzionalità e sicurezza. Va inoltre attentamente individuata la base giuridica in forza della quale si effettua un trattamento.
Il controllo del datore di lavoro e in generale il trattamento dei suoi dati possono avvenire in un ampio ventaglio di situazioni ma anche sulla base delle disposizioni contenute nel GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) questo tipo di attività possono essere svolte soltanto in un contesto di trasparenza e di adeguata protezione dei dati personali.

Scoperta l’esistenza di un brevetto che ha reso le critiche ancora più feroci

Le critiche nei confronti di Productivity Score si sono fatte ancora più pesanti dopo la scoperta di un brevetto registrato presso l’ufficio competente negli Stati Uniti in cui viene descritto un sistema di sensori, software e videocamere al fine di valutare il rendimento sul lavoro e il livello di collaborazione garantiti da ciascun dipendente.
Il meccanismo utilizzerebbe dati come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali, la temperatura ambientale, l’ora del giorno e il numero di partecipanti alle riunioni per effettuare valutazioni in tempo reale.

I principali gruppi che agiscono a tutela della privacy e dei diritti dei singoli individui hanno subito parlato del tentativo di introdurre il Grande Fratello in azienda come all’infuori delle sue mura.

Non è detto che i brevetti registrati si trasformino in prodotti e servizi commerciali ma i riferimenti al sistema di monitoraggio hanno sollevato molteplici punti interrogativi sulla strada che Microsoft potrebbe aver imboccato.

Le precisazioni di Microsoft: niente monitoraggio e tanti cambiamenti in arrivo sul Productivity Score

Jared Spataro, vicepresidente di Microsoft 365, è dovuto intervenire tempestivamente per chiarire la posizione della sua azienda visto il clamore mediatico di questi giorni.

Spataro ha annunciato alcune importanti modifiche sul Productivity Score spiegando che il sistema:

– Eliminerà automaticamente tutti i nomi degli utenti dalla raccolta dei dati (in precedenza venivano esposti per default). Verranno inoltre memorizzati e visualizzati a livello della singola organizzazione i dati valutati come a carattere generale.
– Microsoft modificherà l’interfaccia utente per rendere più chiaro che il Productivity Score è una misura utile per verificare come le tecnologie vengono effettivamente adottate e utilizzate, non uno strumento per monitorare i comportamenti dei singoli utenti.

“Negli ultimi giorni abbiamo notato che si è fatta un po’ di confusione sulle abilità del prodotto“, ha osservato Spataro. “Productivity Score genera un punteggio per l’organizzazione e non è mai stato progettato per dare un punteggio ai singoli utenti. Chiariremo questo aspetto nell’interfaccia utente e miglioreremo le nostre informazioni sulla privacy nel prodotto per garantire che i responsabili IT sappiano esattamente cosa facciamo e non traccino alcun utente“.

Il responsabile di Microsoft ha inoltre assicurato che nessuno, all’interno dei nessuna società, potrà usare Productivity Score per accedere ai dati su come un singolo utente utilizza le applicazioni e i servizi Microsoft 365.