Drive for Work, ecco i suggerimenti di Google

Secondo i dati recentemente diffusi da Google, sono oltre 240 milioni le persone che utilizzano il servizio di storage online Google Drive a casa, a scuola oppure per lavoro.
La società di Mountain View, oltre a Google Drive, offre Google Drive for Work l’incarnazione dello strumento per la memorizzazione e la condivisione di documenti e file sul cloud pensata per i professionisti e le aziende.
Una descrizione completa del servizio Google Drive for Work è disponibile in questa pagina. Utilizzandolo, le aziende potranno attirare un capiente spazio sul cloud di Google condividendolo tra dipendenti e collaboratori.

Un vademecum per l’utilizzo professionale di Google Drive

A beneficio di professionisti ed imprese, Google ha pubblicato un decalogo per il corretto utilizzo di Google Drive. Si tratta di una serie di suggerimenti mescolati con la descrizione di alcune tra le principali funzionalità del servizio.

1) Invio di allegati di grandi dimensioni
Google ricorda che l’invio di allegati di grandi dimensioni, grazie alla stretta integrazione fra Drive e Gmail, è possibile direttamente dalla propria casella di posta.
Google Drive, infatti, permette l’inserimento di un link nel corpo del messaggio che consente il download del pesante allegato dal servizio di storage. Si tratta di una funzionalità ben nota anche agli utenti della versione “consumer” di Drive: Inviare allegati pesanti: file di grandi dimensioni spedibili senza problemi con alcuni semplici trucchi; Gli allegati di Gmail vanno su Google Drive.
Questo modus operandi consentirà di superare agevolmente il limite dei 25 MB imposto da Google (e da molti altri provider) per gli allegati alle email.

2) Suggerimento delle modifiche senza possibilità di modificare il documento
È possibile fare in modo che i documenti condivisi con Google Drive possano essere visualizzati da collaboratori e colleghi, eventualmente senza accordare loro la possibilità di operare delle modifiche alla struttura del file. In altre parole, le persone con cui si è condiviso il documento potranno proporre delle modifiche ma non avranno titolo per apportarle senza l’autorizzazione dei revisori.
Nel caso in cui le modifiche venissero approvate, queste verrebbero automaticamente applicate sul documento.

3) Utilizzare la cronologia delle revisioni
Google Drive offre la possibilità di accedere ad una comoda cronologia delle revisioni. Si tratta di una funzionalità che permette di ottenere l’elenco completo delle modifiche apportate nel corso del tempo ad uno stesso documento, indipendentemente dalla sua tipologia (foglio elettronico, documento di testo, presentazione,…).

4) Traduzione dei contenuti
Il servizio di storage online di Google consente anche la traduzione automatica dei documenti in 53 lingue. Il procedimento è istantaneo: Google Drive crea automaticamente una copia del documento salvandolo nella versione tradotta.

5) I moduli, per raccogliere assieme i dati
Grazie ai moduli di Google Drive è possibile raccogliere insieme i dati riunendoli in un unico foglio di calcolo. I moduli possono essere condivisi, semplicemente comunicando l’URL corrispondente, e personalizzati con le informazioni ed il logo dell’azienda.

6) Compatibilità con i documenti Microsoft Office
Google assicura piena compatibilità di Drive con i documenti salvati in formato Office. Ciò significa che questi potranno essere modificati da browser o da qualsiasi dispositivo mobile in maniera diretta, senza la necessità di installare altri software.

7) Modelli di Google Documenti
Google Documenti, uno dei componenti di Drive, contiene una galleria di modelli di documenti pronti per essere utilizzati.

8) Lavorare online od offline, senza perdere nulla
Drive può essere utilizzato anche in modalità offline. Ciò significa che le modifiche ai documenti possono essere apportate anche quando non è disponibile la connessione di rete. Tutti gli interventi saranno poi “sincronizzati” con la versione del documento salvata sui server di Google non appena la connessione tornerà ad essere attiva e funzionante.

9) Anima “mobile”
Il servizio Drive è nato con una forte “anima mobile”. Ciò significa che tutte le operazioni che si possono effettuare dal browser possono essere svolte anche servendosi di un dispositivo mobile.

10) Add-on Google Apps
Grazie all’impiego delle Google Apps, è possibile personalizzare in profondità il funzionamento di Google Drive integrando ad esempio strumenti per la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro.

A proposito di Google Drive, suggeriamo la lettura dei documenti Lavorare contemporaneamente sullo stesso file e modificarlo in mobilità e Condividere documenti Google Drive senza account.
Altre informazioni sul servizio Drive sono disponibili in queste pagine.