Videoconferenza, come organizzarla con i servizi Google

Il noto servizio gratuito Google Hangouts è stato più volte rimaneggiato ma l’azienda di Mountain View non è riuscita a convincere gli utenti a utilizzarlo su vasta scala.
Hangouts permette di organizzare una videoconferenza online in pochi secondi utilizzando un link condivisibile con i vari partecipanti. Basta accedere a questa pagina e indicare se si vuole effettuare una chiamata semplice o una videochiamata.

Il passaggio successivo consiste nell’invitare i partecipanti che riceveranno un link per partecipare alla videoconferenza.
In alternativa, è possibile fare clic su Copia link per condividere e incollare l’URL fornito (CTRL+V) in un’email.

Hangouts crea delle sale riunioni per ciascuna videoconferenza che viene impostata: ciascuna “stanza” è pubblicamente accessibile da parte di chiunque possieda un account Google e, soprattutto, conosca l’URL per la connessione.

Hangouts è utilizzabile senza installare alcuna applicazione, su PC desktop e notebook, così come sui dispositivi mobili: è sufficiente incollare il link nella barra degli indirizzi del browser e accedere con il proprio account utente Google.
Sui dispositivi mobili Android si può utilizzare Chrome, toccare l’icona raffigurante tre puntini in colonna, spuntare la casella Sito desktop quindi incollare il link di Hangouts.

In alternativa è ovviamente possibile usare l’app Hangouts per Android o iOS.

Cliccando su Condividi (in alto a destra) è possibile inviare ai partecipanti alla videochiamata quanto mostrato sul proprio dispositivo (schermo intero o finestra correntemente aperta).

Interessante la funzionalità che permette di stabilire chiamate peer-to-peer quando fossero solamente due i partecipanti alla conversazione (vedere questa pagina).

Hangouts è sul viale del tramonto: perché?

Google ha già ritirato Hangouts per i dispositivi indossabili basati su Wear OS e tra fine 2019 e il 2020 l’azienda di Mountain View ha programmato l’abbandono del servizio, mai utilizzato in massa dagli utenti.
Difficilissimo, anche per un’azienda come Google, guadagnare importanti quote di mercato ai danni in primis di WhatsApp, azienda controllata da Facebook che vanta oltre 1,5 miliardi di utenti attivi mensilmente. Nonostante altre applicazioni vantino funzioni migliori rispetto a WhatsApp, indurre gli utenti a spostarsi da una piattaforma all’altra è davvero molto complicato.

Così, se ad esempio Google Duo ha ottenuto un successo davvero notevole (non ai livelli di Google Foto), Hangouts è rimasta storicamente ferma al palo.

Google non ha intenzione di mettere da parte il supporto per messaggistica e videoconferenze: Messaggi, Duo, Chat e Meet

La tecnologia alla base di Hangouts è stata utilizzata per sviluppare applicazioni come Duo, Chat e Meet.
Mentre Duo è un’applicazione per effettuare chiamate e videochiamate “1-a-1” ovvero con la partecipazione di due interlocutori, Chat e Meet sono soluzioni di livello professionale fino ad oggi messe a disposizione dei soli possessori di un account G Suite.

Visitando questa pagina con un normale account Google (non pagante) si vedrà comparire il messaggio: “Il tuo account ti permette solo di partecipare alle riunioni“. Si potrà quindi partecipare alle videoconferenze organizzate dagli utenti di G Suite ma non se ne potranno creare in proprio.

Quando Hangouts sarà ritirato definitivamente, gli utenti del servizio – stando a quanto anticipato – potranno migrare su Chat e Meet: servizi finora appannaggio dei soli utenti paganti, quindi, diverranno universalmente accessibili e utilizzabili.

L’impressione è quindi quella che Google abbia intenzione di rilanciare sulla messaggistica e sulle videoconferenze online non cestinando del tutto Hangouts ma anzi riorganizzando la sua offerta.
A nostro avviso, uno dei problemi che hanno rallentato l’affermazione di Hangouts e delle applicazioni derivate, è proprio la confusione che ha regnato sovrana sull’offerta di Google: troppi servizi, troppe app, scarsa interoperabilità.

https://t.co/QgYfj03ADn

Hey @hallstephenj, I run Hangouts and this is pretty shoddy reporting. No decisions made about when Hangouts will be shut down. Hangouts users will be upgraded to Hangouts Chat and Hangouts Meet. Your source is severely misinformed. You can do better.

— Scott Johnston (@happyinwater) 1 dicembre 2018

Scott Johnston, uno dei responsabili Google del progetto Hangouts, ha confermato che gli utenti di Hangouts saranno migrati a Chat e Meet: la prima è oggi la piattaforma per la messaggistica mentre la seconda quella per le videoconferenze destinate a un pubblico professionale.

Lo schema in figura, realizzato da Justin Uberti è stato di fatto approvato da Johnston e riassume il futuro dei servizi per la messaggistica e la videoconferenza di casa Google: per gli utenti privati che non hanno particolari esigenze, l’app Messaggi diverrà il punto di riferimento per la messaggista istantanea (almeno dal punto di vista di Google) mentre Duo sarà l’app sulla quale si continuerà a investire tanto (e che permette di effettuare chiamate “1-a-1”).

Chi lavora in un team, invece, indipendentemente dal fatto che si tratti di un utente business o meno, potrà utilizzare Chat per la messaggistica e Meet per le videoconferenze.

In generale sembra che Google si sia orientato su una differenziazione in base al tipo di interazione: “1-a-1” (Messaggi e Duo); “gruppi di lavoro” (Chat e Meet).

L’app Messaggi (fino a oggi utilizzabile per gestire SMS e gli ormai defunti MMS) è stata oggetto, recentemente, di molteplici interventi e presto potrebbe diventare un nuovo punto di riferimento per la messaggistica istantanea: Inviare messaggi e SMS da PC tramite cellulare.

Chat è stata invece progettata per velocizzare il flusso di lavoro all’interno delle aziende di qualunque dimensioni, studi professionali compresi. Con Chat è possibile gestire le conversazioni all’interno della propria attività lavorativa ma anche effettuare l’upload di documenti e file da Drive, collaborare alla stesura di documenti con i vari componenti della suite per l’ufficio di Google, partecipare a riunioni online con Meet e usare potenti funzionalità di ricerca per recuperare file o testi condivisi in precedenza.
Chat supporta 28 lingue e ogni “stanza” in cui si svolgono le conversazioni fino a 8.000 partecipanti.
L’applicazione può integrarsi con decine di altre applicazioni e servizi di terze parti: facendo leva sui bot, Chat supporta ProsperWorks, Salesforce e Streak tra i CRM; Jira, MeisterTask, Trello e Wrike per quanto riguarda i project and task manager; Egnyte per il file sharing; Statsbot per le statistiche e molte altre piattaforme.

Grazie a Vault, Chat si propone come una soluzione sicura per la gestione e la conservazione dei dati e grazie agli algoritmi di intelligenza artificiale è possibile ottimizzare alcune operazioni.

Meet ottimizza la collaborazione nel gruppo di lavoro con la possibilità di gestire una vera e propria “sala conferenze” virtuale. Addirittura, i team che utilizzano Skype for Business o sistemi per riunioni basati su standard SIP e H.323 (ad esempio Polycom e Cisco) possono partecipare facilmente a una riunione Meet ricorrendo alla piattaforma Pexip Infinity.

Quanto a Duo, l’app per effettuare chiamate e videochiamate di Google, il meccanismo di utilizzo non prevede la creazione di alcun account: l’autenticazione e il login avvengono utilizzando il numero di telefonia mobile dell’utente. Ed è proprio questo uno dei punti che gli utenti consumer hanno apprezzato: la possibilità di avviare subito una conversazione, di registrare videomessaggi, di usare la funzione Toc Toc (l’altro interlocutore, prima ancora di rispondere, può vedere il video dell’utente che sta chiamando. Agendo sulle impostazioni, può essere liberamente disabilitata).

Il vantaggio delle varie soluzioni per la videoconferenza è che usando semplicemente il browser sul dispositivo mobile o installando le app, è possibile partecipare alle riunioni ovunque ci si trovi. Suggeriamo di collegare un auricolare via cavo o tramite Bluetooth allo smartphone: la fotocamera frontale del dispositivo potrà essere usata per trasmettere il proprio flusso video. In qualunque momento è possibile disattivare fotocamere e/o microfono.