Smartphone uso professionale: suggerimenti e app Android (prima puntata)

L’impiego di smartphone ad uso professionale è in costante crescita. Un sempre maggior numero di aziende preferisce consegnare a dirigenti e dipendenti degli smartphone al posto dei tradizionali notebook. L’utilizzo degli smartphone in ambito professionale è così diventato sempre più frequente. Aver a disposizione un dispositivo, dalle dimensioni molto più contenute rispetto ad un notebook, che permetta di continuare a lavorare mentre si è in mobilità, è divenuta cosa molto apprezzata.
Grazie alla continua disponibilità della connessione dati, è possibile ricevere, spedire ed inoltrare e-mail, interagire con i social network come Facebook e Twitter (sempre più utilizzati anche per il business), acquisire foto durante eventi e manifestazioni con la possibilità di pubblicarle online praticamente in tempo reale, colloquiare attraverso messaggi testuali con i colleghi, gestire i siti web aziendali, collegarsi ai sistemi informatici della propria società estraendone eventualmente i contenuti necessari, connettersi al software CRM (Customer Relationship Management) dell’impresa, ottenere indicazioni stradali, prenotare hotel, voli aerei e molto altro ancora.

Nel nostro articolo, il primo di una serie, desideriamo offrire alcuni spunti per l’utilizzo di uno smartphone Android in ambito professionale. Molti dei consigli, tuttavia, possono agevolmente essere applicati nel caso di device a cuore Apple iOS o Windows Phone.

Posta elettronica su Android

Una delle prime esigenze di chi vuole utilizzare uno smartphone Android per scopi professionali è l’impostazione di un’applicazione per leggere e inviare e-mail.

In tutti i dispositivi Android, la posta elettronica si può leggere e inviare utilizzando due applicazioni installate di default: la prima si chiama semplicemente E-mail mentre la seconda Gmail.
L’app Gmail è eccellente per gestire un account @gmail.com. Tale account di posta viene offerto a tutti coloro che desiderano scaricare applicazioni dallo store Google Play.
Anche chi non fosse in possesso di un account Google, e quindi di un indirizzo di posta @gmail.com, si troverà a disporne non appena accenderà per la prima il suo smartphone Android ed inizierà a configurarlo.
Il funzionamento dell’app Gmail è molto semplice: sin dal primo avvio mostrerà immediatamente tutti i messaggi di posta inviati e ricevuti attingendo alle informazioni memorizzate sui server di Google.
Gli account oggetto di controllo da parte di Gmail sono quelli indicati nella sezione Account delle Impostazioni dello smartphone Android.
L’app Gmail raggruppa automaticamente in “conversazioni” i messaggi inviati e ricevuti a proposito di uno stesso argomento, utilizza le notifiche push (avvisi che vengono mostrati nell’area di testa della schermata di Android anche quando l’app Gmail non è aperta), supporta le etichette (comprese quelle recentemente introdotte da Google: Gmail cambia di nuovo e classifica il contenuto delle mail), consente di avviare ricerche sul contenuto dei messaggi, gestisce ottimamente gli allegati permettendo di visionare le miniature delle immagini e supporta più account Gmail.

L’app Gmail controlla periodicamente l’arrivo di nuova posta. Per procedere manualmente bastera trascinare il dito dall’alto verso il basso nella schermata principale dell’applicazione.
Spostando un messaggio in elenco verso destra o sinistra, si potrà archiviarlo mentre accedendo ad un’e-mail ed utilizzando i polpastrelli per effettuare lo zoom, il testo verrà automaticamente ingrandito in modo da facilitarne la lettura.

Per ricevere le notifiche push per ogni tipologia di messaggio in arrivo, basta accedere alle impostazioni dell’app Gmail, “tappare” sull’account d’interesse quindi scegliere Gestione etichette.

Dopo aver scelto l’etichetta d’interesse (per default Gmail riproduce un suono solo per i messaggi appartenenti alla “categoria” Principale), bisognerà spuntare Aggiungi etichette alle notifiche.

L’applicazione E-mail di Android consente invece di gestire qualunque tipo di account non-Gmail utilizzando i protocolli POP, IMAP e SMTP (vedere anche Configurare Gmail ed usare l’account al meglio).

Chi cercasse un’applicazione più completa può orientarsi su K-9 Mail (Leggere le e-mail su Android con Google Gmail e K-9 Mail. Scaricare la posta da qualunque provider), scaricabile ed installabile gratuitamente da qui.
K-9 Mail supporta più account e-mail, ed oltre al supporto dei protocolli POP, IMAP e SMTP è in grado di collegarsi con WebDAV a server Microsoft Exchange.

Molto valida anche Aqua Mail che permette di configurare rapidamente la gestione della posta per i più comuni servizi (Hotmail, Gmail, Yahoo…). Per gli altri, basterà inserire manualmente i dati richiesti per la connessione.
Aqua Mail supporta i protocolli POP, IMAP, SMTP e permette di connettersi a server di posta aziendali come Exchange e Lotus Notes. L’unica limitazione del programma, nella versione gratuita, è che il supporto è limitato a due account; in calce ad ogni messaggio, viene inserito un riferimento pubblicitario. Per poco più di 3 euro è possibile richiedere la chiave di sblocco che consente di usare l’app senza alcuna limitazione.

Touchdown è invece particolarmente indicata per chi vuole avere posta elettronica aziendale e calendario sempre sott’occhio. Utilizzando il server di posta aziendale Exchange, Touchdown provvede a sincronizzare calendario degli appuntamenti, contatti e posta elettronica dando l’opportunità di mantenere nettamente separate le informazioni personali dai dati professionali.
L’applicazione supporta anche l’invio e la ricezione di e-mail cifrate utilizzando lo standard S/MIME (Posta elettronica certificata e certificati s/mime: differenze e funzionamento).

Calendario: gestione appuntamenti su Android

L’applicazione di default proposta da Android si chiama Calendario. Chi avesse l’esigenza di qualcosa di più completo e professionale può orientarsi su Business Calendar.
La principale peculiarità è che l’applicazione è in grado di attingere a diversi calendari (compreso quello di Google) visualizzando tutti gli impegni in modo chiaro e facilmente leggibile.
L’app propone anche comodi widget configurabili in differenti dimensioni per ottenere, dalla schermata principale di Android, una vista giornaliera, settimanale o mensile sugli appuntamenti. Tutte le funzionalità più evolute sono incluse nella versione a pagamento che costa poco meno di 5 euro.

Eccellente anche DigiCal che si mette in evidenza sia per l’eleganza della sua interfaccia sia per le funzionalità integrate. L’app, infatti, è capace di sincronizzarsi con tutti i calendari (compresi Google Calendar, Outlook.com ed Exchange), permette di utilizzare cinque widget completamente personalizzabili e mostra le previsioni meteo per i giorni a venire.

Gestione dei contatti su Android

Gestire in modo efficace la rubrica dei contatti su Android non è probabilmente la cosa più semplice al mondo. Nel nostro articolo Sincronizzare la rubrica di Android con Gmail. Esportare ed importare i contatti abbiamo illustrato una metodologia, neppure troppo complessa, che permette di aggiornare la lista dei contatti memorizzati sullo smartphone Android con la rubrica di Gmail.
Seguendo i consigli illustrati nell’articolo, si avranno sempre a disposizione tutti i contatti sia sul dispositivo Android che su Gmail evitando il rischio di perderli. Non è necessario mantenere sempre attiva una connessione dati: la rubrica rimarrà sempre disponibile sullo smartphone e verrà sincronizzata nel mometo in cui il collegamento dati o la connessione 3G/LTE torneranno ad essere disponibili.

Chi non stesse utilizzando un dispositivo mobile Nexus, può provare poi ad installare DialApp, un’app che porta sugli smartphone Android 4.0 e superiori una schermata per la composizione dei numeri (dialer) meglio congegnata. Dopo alcuni giorni di utilizzo, DialApp prova a prevedere i numeri telefonici che, con buona probabilità, l’utente è in procinto di chiamare. La previsione viene elaborata sulla base di diversi parametri quali l’orario ed il luogo in cui ci si trova.
Nonostante l’interfaccia un po´ ostica, DW Contacts & Phone & Dialer, dopo un iniziale periodo di apprendimento è capace di sorprendere positivamente.

Prendere appunti, conservare “pro memoria” e biglietti da visita

Un’applicazione che tutti dovrebbero avere su Android è Evernote. È molto più dell’evoluzione del classico “post it”. L’app, infatti, consente di creare delle note in qualunque momento abbinandovi eventualmente foto, video e/o registrazione audio.
L’applicazione consente di scattare foto a documenti, libri, lavagne e conservarne il contenuto nel telefono o nel tablet. Le note possono poi essere condivise sui social network, inviate per e-mail, salvate nel proprio account Evernote “in the cloud” e condivise coi sistemi desktop.

Evernote consente di ridurre l’accumularsi di carta permettendo di conservare in un unico “luogo”, in digitale, tutte le informazioni che si ritengono rilevanti, anche il menù di un ristorante oppure un biglietto da visita.

A proposito di biglietti da visita, CamCard è un’applicazione che permette di scattare una foto ai biglietti, avviare un riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) ed inserire le informazioni nella rubrica dello smartphone.
È l’unica applicazione della sua categoria ad integrare un buon numero di funzionalità anche nella versione free, completamente gratuita.
Sicuramente migliorabile, soprattutto nel riconoscimento dei caratteri non standard, ma sicuramente molto utile.
Buona anche ABBYY Business Card Reader che però è a pagamento, acquistabile su Google Play a 7,99 euro. Dopo aver avviato il riconoscimento dei caratteri (OCR) sui biglietti da visita, Business Card Reader può inserirne il contenuto nella sua rubrica, in quella dello smartphone od in entrambe. Inoltre, è possibile esportare tutti i dati nel formato .VCF che abbiamo esaminato a suo tempo anche nell’articolo Trasferire su Gmail la rubrica dei contatti Katamail o di altri fornitori di posta.