Scaricare la posta da più computer o dispositivi senza perdere i messaggi

Con il quotidiano utilizzo di un numero sempre maggiore di dispositivi (non solo personal computer e notebook ma anche smartphone e tablet), in ufficio e a casa, diventa sempre più pressante l’esigenza di scaricare la posta da postazioni diverse senza perdere i messaggi.
Alcuni lettori, dopo aver scaricato la posta notano che i messaggi scompaiono. Non sembrerebbe possibile, quindi, almeno di primo acchito, scaricare le e-mail su più computer o dispositivi differenti.

Se le e-mail vengono scaricate solo sul primo computer o dispositivo che si collega con il server di posta remoto, significa che si sta utilizzando il protocollo POP (Post Office Protocol).
Eccezion fatta per le webmail, gli strumenti che permettono di consultare e gestire il contenuto degli account di posta da web, utilizzando un normale browser, il protocollo POP è ancor oggi il più frequentemente usato per scaricare i messaggi di posta in locale adoperando un client come Thunderbird, Windows Live Mail, Outlook od una delle tante app disponibili per Android (vedere Smartphone uso professionale: suggerimenti e app Android (prima puntata)), Apple iOS, Windows Phone, così come per gli altri sistemi operativi installati sui device mobili.
Del protocollo POP esistono tre versioni anche se di fatto l’unica che viene realmente utilizzata è POP3 (POP versione 3).

POP non è pensato per prevedere la gestione della posta elettronica da più computer o dispositivi.
Ove possibile, quindi, la miglior soluzione per scaricare la posta da più computer consiste nell’utilizzo del protocollo IMAP.

IMAP, acronimo di Internet Messaging Access Protocol, si propone come uno standard estremamente più flessibile rispetto a POP: ci si può collegare, anche simultaneamente, da diverse postazioni e tutti i cambiamenti effettuati sono immediatamente registrati.
Il protocollo, nato addirittura nel 1986 come alternativa a POP, permette di accedere a singole parti di uno stesso messaggio (ad esempio recuperare solo specifici allegati), consente di effettuare ricerche, di consultare gli attributi assegnati al messaggio sul server di posta, di eliminare i messaggi senza essere costretti a scaricarli.

Diversamente dalla connessione instaurata per opera del protocollo POP, con IMAP è come se si “esplorasse” un’unità di rete, con un collegamento sempre attivo: ogniqualvolta si decide di aprire un messaggio di posta con IMAP, l’e-mail viene mostrata mentre è ancora memorizzata sul server, in una sorta di modalità “live”.

Mentre tutti i principali client di posta elettronica sono compatibili IMAP, non tutti i fornitori di posta permettono di gestire le e-mail utilizzando il protocollo IMAP anche se, fortunatamente, le cose ormai da qualche tempo stanno radicalmente cambiando.

Google con Gmail e Microsoft con il servizio Outlook.com consentono già da tempo (Microsoft più di recente mentre Google già da anni) di attivare il supporto IMAP sugli account di posta.
Anche alcuni provider italiani supportano IMAP di default: citiamo, ad esempio, Telecom Italia (Alice, Virgilio, TIM), Email.it, Tiscali, Vodafone e Tre. Alcuni, come Aruba nel caso dei domini attivati dalla clientela, offrono il supporto IMAP a fronte del versamento di un modesto canone annuale di abbonamento (2 euro).

IMAP è quindi comodissimo se si prevede di accedere alla casella di posta elettronica da luoghi diversi, utilizzando sistemi e dispositivi differenti. Nel caso di IMAP, infatti, le e-mail vengono lasciate sul server insieme con tutte le informazioni relative ai messaggi che l’utente ha già letto, su una qualsiasi postazione.
Allo stesso modo, è possibile avere massimo controllo sulla posta in arrivo grazie alla possibilità, ad esempio, di eliminare immediatamente messaggi inutili e pesanti (con POP3, nel caso ad esempio di e-mail recanti pesanti allegati, si era costretti ad effettuarne il download per eliminarle dal server oppure sfruttare applicazioni come l’ottimo MailWasher – MailWasher: eliminare lo spam prima che arrivi sul personal computer – per procedere con una rimozione istantanea).

Anche Google, in questa pagina, spiega brevemente la differenza fra POP ed IMAP suggerendo l’adozione del secondo allorquando la posta elettronica debba essere controllata, ad esempio, a casa, in ufficio oppure in altri luoghi.

Discorso a parte meritano comunque gli account di posta Gmail che supportano POP3 ed IMAP (le istruzioni per la configurazione dei client di posta sono nell’articolo Configurare Gmail ed usare l’account al meglio) ma che non necessitano di regolazioni particolari se sui dispositivi mobili ci si affida all’applicazione Gmail.
Utilizzando l’app Gmail sul device mobile, infatti, il contenuto della casella di posta elettronica di Google continuerà ad essere scaricabile anche sui sistemi desktop e notebook.
In ogni caso, se si deciderà di adoperare client di posta alternativi, per poter scaricare la posta da più computer e dispositivi bisognerà necessariamente abilitare il supporto IMAP.

I client di posta elettronica, nel caso in cui si utilizzasse un account IMAP, dovranno essere impostati in modo tale che il messaggio di posta rimosso dall’utente venga contrassegnato come eliminato.
Ogni volta che un messaggio sarà cancellato sul client, questo verrà automaticamente rimosso anche sul server IMAP.

A meno che il client di posta non sia impostato in modo tale da effettuare il download di tutti i messaggi via IMAP, tipicamente verranno prelevate solo le intestazioni dei messaggi mentre è attiva una connessione Internet. Alcuni client di posta, comunque, scaricano tutti i messaggi, per impostazione predefinita.
I messaggi presenti sul server IMAP vengono scaricati completamente solo quando viene selezionata l’opzione che abilita il funzionamento offline (nel caso di Thunderbird, ad esempio, essa è presente nella sezione Spazio su disco della schermata delle impostazioni del singolo account).
Mentre si lavora in modalità offline, è possibile leggere, ordinare e scrivere risposte ai messaggi. Le attività espletate vengono automaticamente “sincronizzate” col server IMAP non appena ci si ricollegherà alla rete Internet.

Dal momento che IMAP lascia i messaggi sul server di posta è comunque bene verificare se il proprio account abbia dei limiti sul quantitativo di dati che può essere complessivamente memorizzato sul server del provider. Periodicamente, inoltre, è ragionevole verificare quanto spazio si sta occupando lato server IMAP.

Quando non è possibile usare IMAP e si vuole comunque scaricare la posta da più computer

Se l’account di posta che si utilizza non supporta IMAP è comunque possibile scaricare la posta elettronica da più computer o dispositivi mobili.
Il primo suggerimento è quello di scegliere un sistema che funga da “punto di riferimento” per la posta in arrivo. Tale device sarà utilizzato per scaricare definitivamente la posta elettronica attraverso il protocollo POP3.

Nel caso degli altri sistemi o dispositivi mobili, dai quali si ha l’esigenza di consultare le e-mail in arrivo, si dovrà aver cura di accedere alle impostazioni del client di posta e spuntare l’opzione che consente di lasciare i messaggi sul server.
Anche in questo caso, l’opzione da spuntare differisce da un client di posta all’altro, sia che si stia lavorando su un sistema desktop/notebook oppure su un dispositivo mobile.

– In alternativa, si potrebbe valutare il download delle e-mail in arrivo sul proprio account di posta utilizzando i server Gmail, come spiegato nell’articolo Bloccare le e-mail spam su qualunque account di posta con l’antispam di Google.
Così facendo, utilizzando la funzione Controlla la posta da altri account (utilizzando POP3), si potrà scaricare tutti i messaggi in arrivo memorizzandoli in un normale account Gmail. A questo punto, si potrà scaricarli dai server di Google utilizzando il protocollo IMAP e fruendo di un servizio antispam evoluto.

Ancora, si potrebbe verificare la possibilità di inoltrare tutti i messaggi in arrivo sull’account di posta sprovvisto del supporto IMAP su un account che mette a disposizione l’utilizzo di tale protocollo. Questa regolazione, tuttavia, dovrebbe essere attivabile attraverso un’interfaccia web.