Quali sono le differenze tra Office 2021, 2024 e Microsoft 365

Tanti protagonisti dell’IT mondiale, che da anni hanno sviluppato le loro infrastrutture sul cloud, stanno spingendo sulla filosofia SaaS (Software-as-a-Service): è il modello che prevede la fornitura di un’applicazione o di un servizio attraverso al rete Internet. Di solito il cliente installa in locale soltanto i componenti che sono necessari per colloquiare con i server remoti dello sviluppatori mentre tutte le funzionalità sono messe a disposizione via Internet. La differenza tra Office 2021, 2024 e Microsoft 365 è tutta qui: da un lato i pacchetti Office si installano in locale e sono versioni “perpetue” della suite di produttività. Dall’altro, Microsoft 365 è un servizio in abbonamento che offre, attraverso il cloud, accesso continuo agli aggiornamenti e alle funzionalità più recenti.

Office 2021 e Office 2024 (in arrivo a ottobre 2024) prevedono un pagamento “una tantum”, senza la possibilità di passare a una versione successiva della suite a titolo gratuito. Chi è abbonato a Microsoft 365, invece, è sicuro di utilizzare sempre la versione più aggiornata dei programmi per l’ufficio sviluppati da Microsoft. E, allo stesso tempo, di ricevere per primo funzionalità nuove e innovative.

Fino ad aprile 2020, Microsoft 365 era chiamato Office 365. Il cambio di nome è giustificato sulla base dei molteplici servizi aggiuntivi basati sul cloud che sono stati inseriti accanto alla suite per l’ufficio vera e propria.

Le principali differenze tra Office 2021, 2024 e Microsoft 365

La suite di produttività Microsoft ha subìto significativi cambiamenti nel corso degli anni, dando origine a diverse versioni e modelli di distribuzione. Le principali offerte attuali, Office 2021, il futuro Office 2024 e Microsoft 365, presentano differenze chiave in termini di funzionalità, aggiornamenti e modalità di acquisto. Cerchiamo di offrire una panoramica per aiutare gli utenti a scegliere la soluzione più adatta alle loro esigenze.

Licenza

Nel caso di Microsoft 365 la suite per l’ufficio e gli altri componenti sono messi a disposizione degli utenti a fronte del versamento di un canone mensile o annuale. Si tratta di un abbonamento il cui costo dipende dalla versione scelta e dal numero di persone che lo utilizzeranno.

La licenza di Office 2021 e 2024 è invece legata al singolo dispositivo, come per tutti i software “tradizionali”: il Product Key che si inserisce, di solito permette l’installazione solo sul singolo PC e non può essere utilizzato su altri sistemi, pena l’invalidazione della licenza. In un altro articolo abbiamo visto come spostare la licenza di Office da un computer all’altro senza fare danni.

Il costo della licenza di Office 2021 e 2024 va corrisposto una volta sola mentre Microsoft 365 prevede il versamento del canone di abbonamento su base ricorrente.

Come abbiamo accennato in apertura, inoltre, la licenza di Office 2021 e 2024 è “perpetua”: tutti i componenti della suite per l’ufficio possono essere utilizzati a tempo indeterminato, senza alcuna scadenza. L’unico problema è che Office 2021 sarà supportato con il rilascio di aggiornamenti ufficiali (compresi quelli relativi ad eventuali problematiche di sicurezza) fino al 13 ottobre 2026.

Durata del supporto

Successivamente al 13 ottobre 2026, quindi, Microsoft non rilascerà più alcuna patch ufficiale nel caso di Office 2021, neppure quelle relative alla sicurezza. Di solito Microsoft tende comunque a distribuire aggiornamenti in via eccezionale per le problematiche di sicurezza più gravi anche dopo la fine del supporto “extended” e propone il programma a pagamento ESU per i professionisti e le imprese che desiderassero continuare a ricevere le patch mensili (la durata massima del programma ESU è fissata in 3 anni e prevede il versamento di canoni annuali di entità crescente dal primo al terzo anno).

Un’azienda specializzata nella sicurezza informatica come Acros Security mette a disposizione (anche gratuitamente con 0patch) correzioni per le vulnerabilità non risolte da Microsoft, con particolare riferimento ai software non più supportati.

I programmi Office che compongono Microsoft 365 sono invece sempre supportati e aggiornati per tutta la durata dell’abbonamento attivato dall’utente.

Attivando un abbonamento Microsoft 365, inoltre, si può usare l’app Office sui dispositivi mobili senza alcuna limitazione. È ad esempio possibile usare Word e le altre app Office gratis: l’app Office scaricabile e installabile attraverso Google Play Store su Android e App Store su iOS e iPadOS, non permette di modificare e salvare i documenti sui dispositivi dotati di display di dimensioni superiori a 10,1 pollici. Con un abbonamento Microsoft 365 questa limitazione sparisce.

Aggiornamento della suite Office e ricezione di nuove funzionalità

Nel caso di Office 2021 e 2024, l’utente non riceve mai aggiornamenti significativi delle funzionalità. Ciò significa che Word, Excel, PowerPoint e gli altri programmi restano cristallizzati al momento in cui si installa per la prima volta Office.

Certo, fintanto che Office 2021 e 2024 rimangono supportati da Microsoft, si riceveranno tutti gli aggiornamenti e le patch correttive sul versante sicurezza attraverso Windows Update ma non saranno introdotte novità sostanziali. Se non in casi eccezionali.

Questo non è un bene perché ad esempio gli sviluppatori Microsoft sono soliti inserire spesso nuove funzionalità nei programmi della suite per l’ufficio. Alcune di esse fanno sempre più uso di algoritmi basati sull’intelligenza artificiale che in ambito aziendale, soprattutto quando ci si trova a lavorare con grosse moli di dati, fanno la differenza.

Di contro, Microsoft 365 è sempre costantemente mantenuto aggiornato: gli utenti ricevono sempre le ultime funzionalità aggiunte alla suite per l’ufficio e possono quindi sfruttare caratteristiche e funzioni che l’azienda di Redmond ha appena presentato.

Non è infrequente che Microsoft inserisca alcune funzionalità tratte dalla sua suite cloud in Office Online: le versioni di Word, Excel, PowerPoint sono fruibili gratuitamente da browser Web senza installare nulla. Se un Word Online cresce nel tempo, anche in versione free, gli utenti di Office 2021 restano “a bocca asciutta”.

Numero di utenti che possono usare Office

Con Office 2019 e seguenti, solo un utente di solito può usare il programma. In realtà possono farlo anche altri utenti, a patto che però utilizzino sempre e solo lo stesso dispositivo sul quale Office è installato. La licenza è infatti legata alla macchina e non agli account utente: Office 2021 e 2024, ad esempio, sono utilizzabili da tutti gli account utente configurati sullo stesso dispositivo.

Con Microsoft 365 ogni utente può installare i programmi del pacchetto Office su un numero illimitato di dispositivi. A seconda del piano sottoscritto, però, Office non può essere contemporaneamente eseguito e utilizzato su un numero di dispositivi superiore a quello indicato (di solito 5). Se si avesse la necessità di usare uno o più programmi del pacchetto Office su un altro PC bisognerà necessariamente provvedere al logout su uno degli altri device utilizzati.

I piani di abbonamento Personal e Family di Microsoft 365 sono quelli destinati agli utenti privati: nel primo caso soltanto un utente può usare il prodotto; nel secondo è previsto il limite di 6 utenti. Per le aziende, sono invece previsti piani differenti a partire da 5,60 euro al mese per utente. Se non interessa Microsoft Teams, il costo mensile parte da 4,60 euro. È il risultato di un'”azione preventiva” messa in campo dopo l’avvio di alcune verifiche da parte della Commissione Europea.

Collaborazione online e funzionalità basate sul cloud

Diversamente rispetto a Office 2021 e 2024, Microsoft 365 massimizza le possibilità di collaborazione e editing collaborativo dei documenti. Ciò significa che più utenti possono modificare simultaneamente gli stessi file e ciascuno di loro può sempre sapere in quale parte del documento stanno lavorando i colleghi.

Microsoft 365 include inoltre almeno 1 TB di spazio sul servizio di storage cloud OneDrive per ciascun utente, la soluzione Family Safety per proteggere la famiglia sia nel mondo digitale sia in quello reale nel caso del piano Family, la versione più evoluta della piattaforma per la collaborazione e le videoconferenze Teams.

Credit immagine in apertura: Microsoft