Perché e quando preferire un client email a una webmail

Ormai non si chiamano più neppure webmail perché i servizi dei vari provider che permettono di gestire la posta elettronica da browser web sono ormai integrati con quest’ultimo e con il sistema operativo che si fa fatica a non considerarli quasi alla pari delle applicazioni che usiamo su desktop, notebook, smartphone e tablet.
Le API del browser e del sistema operativo consentono ad esempio di visualizzare un messaggio nell’angolo inferiore destro dello schermo all’arrivo di un nuovo messaggio o, ad esempio, in caso di errori anche quando non si stesse visualizzando la pagina principale della webmail.

Non solo. Con il sempre più diffuso supporto PWA (Progressive Web Apps), le webmail possono “uscire dal browser” e presentarsi con la loro icona nel menu Start e nella barra delle applicazioni di Windows: Microsoft installa le PWA di Office Online dal browser Edge: cosa sono.
E se una webmail non fosse ancora PWA si può fare in modo di visualizzarla in finestra senza gli elementi tipici dell’interfaccia del browser, anche cliccando su un’icona nella barra delle applicazioni. Il trucchetto illustrato nell’articolo Come aggiungere Gmail sul desktop funziona ancora e non soltanto per Gmail ma per qualunque altra applicazione web.

Quando preferire un client email a una webmail

I principali fornitori di account email tendono a privilegiare l’utilizzo delle loro webmail: sono pratiche, non prevedono l’installazione di alcun componente software in locale, sincronizzano il contenuto della casella di posta su tutti i dispositivi e talvolta sono utilizzabili anche in modalità offline come Gmail: Usare documenti Google, Drive e Gmail offline.

Ci sono però alcune situazioni in cui è ragionevole preferire l’installazione di un client email su desktop e notebook:

1) Utilizzo di più account email di diversi gestori

La ragione principale che può spingere un utente a installare client email desktop è la necessità di gestire contemporaneamente più account di posta di diversi fornitori.
Ci sono ad esempio gli account email personali, quelli del lavoro, quelli create per gestire attività accessorie e così via.
Sia Gmail che Outlook possono essere configurati per accedere al contenuto di altri account ma ha senso fornire a Google e Microsoft le credenziali di accesso per accedere a tali indirizzi email? Probabilmente no. Ne avevamo parlato comunque nell’articolo Gmail, come trasferire le email da un account di posta all’altro.

Anche perché nell’era in cui applicazioni e servizi possono colloquiare reciprocamente previa autorizzazione con un token OAuth, fornire nomi utente e password a servizi di terze parti appare quanto meno anacronistico e pure potenzialmente insicuro se sull’account principale (che attinge al contenuto degli altri) non si fosse attivata l’autenticazione a due fattori.

Inoltre, i meccanismi di controllo e importazione automatica delle email da account di terze parti di solito salvano i messaggi di posta insieme con tutti gli altri limitandosi semplicemente ad aggiungere un’etichetta che ne certifica la provenienza.

Con un client email tradizionale invece la posta resta sempre separata: ciascun account ha la sua cartella con le varie Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Spam e così via.

L’unico fastidio consiste nella prima configurazione del client email che necessita di conoscere i parametri per l’accesso a ciascun account di posta e le corrette impostazioni dei server IMAP/POP3 e SMTP per l’invio dei messaggi.
Fortunatamente nel caso degli account di posta di gestori come Google e Microsoft è possibile anche attivare l’autenticazione via OAuth che consente di scongiurare l’inserimento di nomi utente e password: vedere IMAP Gmail: come configurare Outlook e Leggere la posta Gmail con Thunderbird e OAuth, senza nome utente e password.

2) Consultazione della posta offline

Un client di posta scarica sempre i messaggi in locale, anche nel caso in cui si stesse usando il protocollo IMAP che prevede di default una conservazione delle email lato server e un continuo dialogo tra server e client collegati: Differenza tra POP3 e IMAP: cosa cambia nella ricezione della posta.

Dicevamo in apertura che alcune webmail, previa configurazione di un’impostazione avanzata, permettono di rendere consultabile una parte degli archivi email anche in assenza della connessione di rete.

Con un client email, invece, i contenuti dei messaggi restano sempre consultabili nella loro totalità anche in modalità offline.
Semmai è sempre preferibile usare il protocollo IMAP in maniera tale che le eventuali modifiche apportate ai messaggi quando la connessione di rete risulta indisponibile vengano automaticamente applicate nel momento in cui il dispositivo torna online.

3) Supporto per le estensioni

I migliori client email permettono di ampliare le loro funzionalità di base usando le estensioni. Alcuni utenti potrebbero non sentire il bisogno di farne uso mentre altri potrebbero usarle per attivare strumenti non offerti dagli sviluppatori.

Il client email Thunderbird ad esempio integra nella sua ultima versione Lightning ovvero quella che in precedenza era l’estensione per la gestione dei calendari ma non consente di default di accedere al calendario di Google.
Con una semplice ed efficace estensione si può attivare anche questa possibilità in modo da avere attività, impegni e appuntamenti integrati nel client di posta: Thunderbird 78 e Google Calendar non funziona più: come risolvere.

Mailbird, software commerciale ricco di tantissime funzionalità, presenta invece tanti strumenti che altrove – ove possibile – sono integrabili solo ricorrendo alle estensioni: Posta elettronica: Mailbird è un client email per Windows completo e facile da usare.

4) Backup ed esportazione degli archivi di posta

Rispetto alle webmail i client email consentono un semplice backup e l’altrettanto diretta esportazione degli archivi di posta.
Un approccio può essere quello di individuare la cartella in cui il client email salva tutta la posta elettronica e usare la funzionalità Cronologia file di Windows 10 per crearne un backup al momento della connessione di un supporto di memorizzazione esterno o un’unità di rete: vedere Di quali file è importante creare backup in Windows? e ad esempio anche Outlook email al sicuro con l’esportazione su supporto USB.

Tra i client email gratuiti c’è l’app Posta di Windows 10 che supporta comunque account multipli; Mozilla Thunderbird; MailSpring; eM Client che però supporta fino a 2 indirizzi email.

A pagamento ricordiamo Outlook come parte integrante della suite Microsoft Office, il già citato MailBird e BlueMail.