PEC gratuita Gmail: come averla e configurarla

Google non è un gestore del servizio di posta elettronica certificata. La PEC è infatti un’iniziativa tutta italiana per equiparare l’invio di messaggi di posta elettronica con valore legale equiparabile a quello della raccomandata con ricevuta di ritorno.
Certo, si sarebbero potuti abbracciare standard preesistenti e riconosciuti a livello internazionale come PGP e S/MIME ma l’Italia ha preferito introdurre la sua soluzione utilizzabile entro i confini del Paese per dialogare con la Pubblica Amministrazione, con le imprese, i professioni e i privati (per questi ultimi non vi sono al momento obblighi di dotarsi di un indirizzo PEC).
Mentre le imprese e le ditte individuali sono obbligate in tutti i casi ad attivare un indirizzo PEC e a comunicarlo al Registro delle Imprese, ad oggi i professionisti chiamati a farlo sono coloro che risultano iscritti a ordini e collegi.

Nell’articolo PEC, come funziona la posta elettronica certificata. Guida agli aspetti meno noti abbiamo provato a dare risposta ad alcuni punti interrogativi che permangono ancora oggi in materia di posta elettronica certificata.
Tra le varie cose, è importante il ruolo della ricevuta di consegna (scegliere sempre quella completa), va tenuto presente che la PEC non certifica l’identità del mittente ed è essenziale considerare la PEC come uno strumento di comunicazione (la firma digitale è invece il mezzo che certifica l’autenticità e l’integrità dei documenti trasmessi).

PEC gratuita e Gmail

In tanti si chiedono se sia possibile ottenere una casella PEC gratuita e collegarla a un indirizzo Gmail.

Diciamo subito che alcuni gestori PEC (l’elenco completo è disponibile sul sito di AgID) permettono di attivare un indirizzo PEC gratis per alcuni mesi richiedendo il versamento del canone di abbonamento mensile o annuale solo al termine di tale “periodo di prova”.

Alcuni esempi di PEC gratuita per alcuni mesi dall’attivazione:

• Aruba. Non è previsto un periodo di prova gratuito ma un canone di 5 euro l’anno per il primo anno (7,90 euro l’anno per le annualità successive). Lo spazio disponibile lato server è pari a 1 GB.
• PosteCert. Per i privati il servizio PEC costa 5,50 euro l’anno con appena 100 MB di spazio disponibili lato server. Il servizio può essere esteso portando la casella fino a 1 GB (a pagamento).
• Legalmail. Prova gratuita per 6 mesi. Per continuare a usare la casella PEC con il piano base (50 GB di spazio con backup, archivio e servizio di notifica via SMS) si dovranno versare 25 euro l’anno.
• Register.it. Gratuita per 6 mesi. Al termine del periodo il canone sarà di 33,90 euro annui per il piano base. 2 GB, notifica via SMS, backup e archivio compresi nel prezzo.
• Namirial. Il servizio PEC costa 15 euro l’anno e include una casella di posta elettronica certificata da 1 GB

Tutti i prezzi indicati sono IVA esclusa.
Il servizio PEC viene offerto anche da alcune imprese di più piccole dimensioni oltre che – talvolta gratuitamente o a costi agevolati per gli iscritti – da molti ordini e collegi (a loro volta si appoggiano all’infrastruttura dei provider citati in precedenza).
Sia Aruba che Register.it permettono, su richiesta dell’utente, di legare la casella PEC a un dominio personale.

Configurare la PEC su Gmail

Tanti utenti vorrebbero consultare le PEC direttamente dall’account Gmail oppure ricevere una notifica all’arrivo del messaggio. L’avvenuta consegna di un messaggio PEC costituisce la prova per il mittente che la comunicazione è stata correttamente ricevuta dal destinatario.
Dal punto di vista normativo, per “comunicazione ricevuta” non s’intende che la PEC venga effettivamente letta dal destinatario: basta che si dia prova della consegna sul server del provider scelto dalla persona cui l’email viene inviata.

Per gestire una casella PEC da un account Gmail si possono usare tre strade:

1) Fare in modo che sia Gmail a leggere il contenuto dell’account PEC

Portandosi nelle impostazioni di Gmail e cliccando su Account e importazione, Aggiungi un account email (in corrispondenza di Controlla la posta da altri account), si potrà indicare l’indirizzo email di posta elettronica certificata.

Selezionando Importa le email dal mio altro account basterà indicare i parametri POP3 per l’accesso alla casella PEC del provider prescelto.
È fondamentale indicare nome utente e password corretti oltre l’indirizzo del server di posta del gestore PEC che dovrà necessariamente supportare lo scambio dei dati attraverso il protocollo sicuro TLS (di solito porta 995 per POP3).

Spuntando Lascia una copia del messaggio scaricato sul server, i messaggi PEC ricevuti saranno lasciati memorizzati sul server del provider.
Suggeriamo quindi di spuntare Utilizza sempre una connessione protetta (SSL) quando viene scaricata la posta e Applica etichetta ai messaggi in arrivo in modo che ai messaggi PEC scaricati e memorizzati nell’account Gmail venga assegnata una descrizione utile a renderli più facilmente riconoscibili.
Come etichetta si può scegliere quella proposta (uguale all’indirizzo PEC) oppure definirne una secondo le proprie esigenze.
In questo modo sarà facile applicare un filtro sulla posta in arrivo Gmail per trovare le PEC ricevute.

Periodicamente, come si potrà verificare nelle impostazioni dell’account Gmail, il servizio di Google controllerà la disponibilità di nuovi messaggi PEC e provvederà a scaricarla.
L’unico aspetto che potrebbe far storcere il naso a qualcuno è che Google memorizza sul cloud (seppur in forma cifrata) la password usata a protezione dell’account PEC esterno.

2) Inoltrare i messaggi di posta elettronica certificata su Gmail

Buona parte dei gestori PEC mettono a disposizione un utile servizio di inoltro dei messaggi in arrivo. In questo modo non è necessario controllare sempre il contenuto dell’account PEC perché ogni volta che si riceverà un’email certificata questa verrà inoltrata su un altro indirizzo.

Per procedere in tal senso basta effettuare il login sul pannello di gestione web della casella PEC (messo a disposizione dal fornitore del servizio di posta elettronica certificata) quindi portarsi nella sezione Notifiche messaggi o Inoltro messaggi.
Qui sarà possibile definire un indirizzo email qualunque, anche Gmail, verso il quale le PEC devono essere automaticamente inoltrate non appena ricevute.

3) Configurare la casella PEC nell’app Gmail

Se si ha sempre lo smartphone in tasca un’ottima soluzione alternativa (o aggiuntiva) consiste nell’installare l’app Gmail dal Google Play Store o dall’Apple App Store, toccare in alto a destra il circoletto corrispondente al proprio account Google quindi selezionare Aggiungi un altro account.

L’app Gmail consente infatti non soltanto di gestire indirizzi di posta elettronica forniti da Google ma anche account di qualunque altro provider, email PEC comprese.

Per configurare un account PEC nell’app Gmail bisognerà selezionare Altro, indicare l’indirizzo PEC, scegliere se si vuole utilizzare il protocollo POP3 o IMAP (a seconda della configurazione del server di posta), introdurre la password dell’account PEC, specificare il server di posta in arrivo nell’apposito campo quindi inserire i parametri del server di posta in uscita.

Il vantaggio, infatti, consiste in questo caso nella possibilità di inviare direttamente i messaggi dall’account PEC.

Come ultimo passo si può indicare la periodicità con la quale si desidera che i messaggi PEC vengano controllati.

Toccando il circoletto in alto a destra nell’app Gmail si potrà passare dal contenuto di un account email all’altro ricevendo una notifica in tempo reale non appena un nuovo messaggio PEC venisse recapitato nella casella di posta in arrivo.