Outlook: quante sono le versioni disponibili

Una volta c’era soltanto un Microsoft Outlook. Al giorno d’oggi, invece, gli utenti possono usare tante differenti versioni di Outlook, ciascuna con le sue caratteristiche e peculiarità.
Lo sanno bene coloro che devono inviare email agli iscritti a una newsletter o a una mailing list: dal momento che ciascuna versione di Outlook usa un motore di rendering differente i messaggi di posta formattati in HTML possono apparire in modo diverso a seconda del client utilizzato. Servizi come PutsMail Email Previews permettono di verificare come l’email apparirà su quasi un centinaio di client di posta elettronica e webmail.

Microsoft ha davvero reso estremamente confusionario l’intero “ecosistema Outlook” tanto che la maggior parte degli utenti parla genericamente di Outlook non realizzando che di versioni del client di posta ve ne sono davvero tante in circolazione.
Ci sono le versioni di Outlook installabili su sistemi desktop e notebook, le app per i dispositivi mobili Android ed Apple, il servizio basato sul cloud che usa lo stesso nome (Outlook.com, l’ex Hotmail).

Anche in passato la confusione non mancava: Outlook per Windows e Outlook Express erano due software molto diversi l’uno dall’altro ma gli utenti usavano anche all’epoca il termine generico “Outlook”.

Outlook per Windows e macOS

Per alcuni, l’unico vero Outlook è Outlook per Windows la principale applicazione per la gestione della posta elettronica, del calendario e dei contatti offerta da Microsoft.
Outlook per Windows nacque come programma destinato agli utenti di Exchange Server; i tecnici di Microsoft decisero però di sottrarlo al gruppo Exchange Server per inserirlo come parte integrante del pacchetto Office.

Le versioni attuali di Office per Windows sono due: la prima è parte integrante del pacchetto Microsoft 365 mentre l’altra è contenuta in Office 2019.
In un altro articolo abbiamo illustrato le principali differenze tra Office 2019 e Microsoft 365.

Su piattaforma macOS sono disponibili client simili nel comportamento a quelli sviluppati per Windows: Outlook 365 per Mac come parte del pacchetto Microsoft 365 per macOS e Outlook 2019 per Mac, componente di Office 2019.

Le app Outlook per Android e iOS

Le app Outlook per Android e per iOS sono installabili sui dispositivi mobili ma integrano alcune caratteristiche che ancora non sono disponibili nei client per Windows e per macOS. A loro volta questi ultimi integrano caratteristiche non supportate da parte delle app Outlook.

La valutazione di un’app come Outlook per Android e iOS è qualcosa di molto soggettivo ma trattandosi di un’unica applicazione per molti può risultare un po’ scomodo passare tra le viste Mail, Calendario e Contatti. Questo è uno dei motivi per cui Android e iOS hanno app separate per ciascuna di queste funzioni e lo stesso fa Microsoft in Windows 10 e in Windows 11.

Outlook per Android e iOS permettono di gestire qualunque account di posta elettronica, anche non-Microsoft. Una volta, però, le credenziali per l’accesso agli account di terze parti venivano salvate sui server Microsoft. Questo comportamento era stato ereditato dallo schema utilizzato da Acompli, il client email per i dispositivi mobili acquisito da Microsoft che è stato utilizzato come base per sviluppare Outlook per Android e iOS.
Già da tempo (inizio 2019) le credenziali non vengono più memorizzate sui server Microsoft (questo non succedeva comunque con i client Outlook per Windows e macOS che si sono sempre collegati direttamente con i server di posta dei provider specificati senza porre alcun server Microsoft nel mezzo) come chiaramente spiegato in questa pagina di supporto.

Il servizio web Outlook.com

C’era una volta Hotmail, una webmail che fu ideata, sviluppata e lanciata in rete nel 1995 da Jack Smith e Sabeer Bhatia. Dopo aver raggiunto 12 milioni di utenti a soli 18 mesi dalla data di lancio, Microsoft mise gli occhi sul servizio acquistandolo per 400 milioni di dollari a fine 1997. Google Gmail sarebbe arrivato molto più tardi, solo nell’aprile 2004.

Nel 2013 Hotmail è stato rinominato in Outlook.com tanto che oggi sono in tanti a sostenere di utilizzare Outlook quando invece utilizzano soltanto la webmail senza aver installato alcun client di posta sui propri dispositivi.
Outlook.com permette di gestire account email outlook.com, live.com, hotmail.com, msn.com e le varianti con il TLD .it oltre ad altre versioni disponibili nel tempo a livello internazionale da un’unica interfaccia web utilizzando soltanto il browser previa connessione con la home page del servizio.

Molti utenti usano Outlook.com come strumento principale per la gestione della posta elettronica, anche di altri account che possono essere aggiunti da questa pagina.
Outlook.com può comunque essere considerato come una sorta di “vista” aggiuntiva sulle stesse email, accessibili contemporaneamente da client tradizionale e app per Android/iOS.
Gli utenti di Office normalmente usano Outlook per Windows o Mac e passano a Outlook.com solo come alternativa quando necessario.

Se si ritenesse Outlook.com sufficiente per le proprie esigenze è possibile, con Chrome, Edge, Chromium e browser derivati, cliccare sull’icona Installa Outlook (PWA) a destra della barra degli indirizzi.

In questo modo l’icona di Outlook.com sarà aggiunta alla barra delle applicazioni di Windows e nel menu Start del sistema operativo. Cliccando sull’icona di Outlook.com si accederà alla webmail senza che vengano mostrati gli elementi dell’interfaccia del browser.
Per rimuovere le icone di Outlook.com in Windows 10 o in Windows 11 basta digitare App e funzionalità nella casella di ricerca quindi disinstallare l’applicazione PWA (Progressive Web App).

Cos’è Outlook Web Access o Outlook Web App (OWA)

Se ci si trova in un’azienda che utilizza Microsoft Exchange Server o Microsoft 365 allora si avrà a che fare con Outlook Web Access (OWA), rinominato da Microsoft in Outlook Web App perché dall’altra parte tutto oggi deve essere un’app…

OWA è un ulteriore strumento che permette ai dipendenti e ai collaboratori dell’azienda di accedere da browser web all’email, al calendario, ai contatti, alla lista degli impegni e così via.
È per lo più è usato come un’alternativa per permettere al personale di accedere alle email da qualsiasi luogo.

In totale possiamo contare oggi ben 8 differenti versioni di Outlook: Outlook 365 per Windows, Outlook 2019 per Windows, Outlook 365 per Mac, Outlook 2019 per Mac, Outlook app per Android, Outlook app per iOS (iPhone e iPad), Outlook.com e Outlook Web App.
Senza contare le versioni di Outlook per Windows e macOS integrate nei pacchetti Office 2016 e Office 2013 ancora oggi supportati da Microsoft, rispettivamente fino a ottobre 2025 e aprile 2023. Office 2019 è supportato fino ad ottobre 2025.
In un altro articolo abbiamo visto dove e come acquistare una licenza di Microsoft Office a prezzo scontato.

Per verificare la versione di Outlook per Windows in uso basta cliccare sul menu File quindi selezionare Account di Office e infine Informazioni su Outlook.

Sui sistemi operativi più vecchi come Windows 7 Outlook non permette di default l’utilizzo del protocollo TLS 1.2, necessario oggi per scambiare i dati in maniera sicura con la maggior parte dei server di posta. Microsoft spiega in questo documento di supporto come attivare TLS 1.2.

Per gli utenti di Edge è disponibile un’estensione che consente di gestire dall’interfaccia del browser email, calendario e contatti.