ONLYOFFICE Workspace è l'alternativa a Microsoft 365 per gestire i documenti e migliorare la produttività aziendale

ONLYOFFICE è una soluzione per privati, professionisti e imprese che aiuta a snellire non soltanto la gestione dei documenti indipendentemente dal formato in cui essi sono memorizzati ma l’intero flusso documentale ottimizzando i processi di business.

ONLYOFFICE è innanzi tutto una suite per l’ufficio gratuita distribuita come prodotto opensource e sotto licenza AGPLv3 che tutti possono utilizzare nelle versioni per Windows, macOS, Linux, Android e iOS. Il download è effettuabile gratis da questa pagina mentre le principali funzionalità del prodotto sono descritte nel nostro articolo ONLYOFFICE, suite per l’ufficio molto utile in ambito business.

ONLYOFFICE può essere utilizzato come programma stand alone ma può integrarsi con la piattaforma Workspace fruibile sul cloud o installabile on-premise in ufficio o in azienda.

ONLYOFFICE Workspace permette di lavorare in team e collaborare su documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni (Docs); gestire i processi aziendali (documenti, progetti, rapporto con i clienti, email, eventi, comunità,…) grazie a Groups; creare e sovrintendere il funzionamento delle caselle di posta aziendali sul dominio (Mail); permettere la comunicazione in tempo reale tra dipendenti e collaboratori (Talk) utilizzando liste di distribuzione, chat room e notifiche.

La piattaforma viene fornita con accesso tramite cloud da Ascensio System, software house sviluppatrice, ma è installabile dagli utenti su server dedicati, servizi cloud di qualunque provider oppure on-premise all’interno della propria infrastruttura aziendale.

Come installare e usare ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace è disponibile nelle versioni per Windows e Linux supportando distribuzioni Debian, Ubuntu, RHEL, CentOS e derivate.
Il software viene però fornito anche sotto forma di immagine Docker e come pacchetto utilizzabile sul cloud di Amazon o su OVHcloud.

Nel nostro caso abbiamo installato in meno di 10 minuti ONLYOFFICE Workspace su un nostro sistema Ubuntu Server 20.04 LTS 64 bit che abbiamo reso disponibile su IP pubblico previa installazione su un server cloud.

I seguenti comandi ci hanno permesso di avviare l’installazione sul server Ubuntu:

wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-enterprise-install.sh
chmod +x workspace-enterprise-install.sh
./workspace-enterprise-install.sh

Procedure simili sono comunque disponibili per tutti i sistemi operativi supportati da ONLYOFFICE Workspace.

Rispondendo Y alla domanda Install with Docker è possibile aggiungere l’immagine Docker di ONLYOFFICE Workspace sul server Linux e predisporre automaticamente l’intera piattaforma.

Rispondendo Y al quesito Install ONLYOFFICE Mail Server è possibile richiedere la configurazione automatica del server di posta aziendale con supporto per i principali protocolli POP3, SMTP, IMAP e caselle email illimitate.
Prima di procedere bisognerà però assegnare un indirizzo mnemonico all’IP pubblico del server ONLYOFFICE Workspace modificando i record DNS.

Al termine dell’installazione di ONLYOFFICE Workspace si potrà aprire il browser web e digitare l’indirizzo IP o l’indirizzo mnemonico del server web.

Per impostazione predefinita, l’accesso avverrà utilizzando il protocollo HTTP ma previo login, con un clic sull’icona Pannello di controllo quindi sulla voce HTTPS nella colonna di sinistra si potrà chiedere a ONLYOFFICE Workspace di generare, utilizzare e rinnovare automaticamente un certificato digitale (Let’s Encrypt) per il proprio nome a dominio. Basta fare clic sul pulsante Genera e applica: a tutto il resto penserà ONLYOFFICE Workspace. Eventuali tentativi di connessione via HTTP saranno reindirizzati su HTTPS.

Il Pannello di controllo consente di configurare la creazione di backup automatici in locale o su server remoti, di personalizzare il look della piattaforma inserendo i loghi aziendali (Rebranding), di attivare l’autenticazione a due fattori, le Private room che consentono di creare ambienti sicuri per l’elaborazione a più mani dei documenti (protetti con l’algoritmo crittografico AES-256).

Cliccando sull’icona dell’ingranaggio in alto si possono impostare privilegi di accesso, invitare gli utenti (eventualmente condividendo lo stesso URL), regolare le preferenze per quanto riguarda la “robustezza” delle password e molte altre regolazioni che hanno a che fare con la sicurezza.

Dalla schermata principale gli utenti di ONLYOFFICE Workspace possono accedere a qualunque documento memorizzato sulla piattaforma, crearne di nuovi o modificare quelli esistenti.

Cliccando su Documenti si accede a una sorta di file manager che non solo permette di organizzare i propri file ma anche di ottenere un’anteprima del loro contenuto, indipendentemente dalla tipologia. ONLYOFFICE Workspace supporta anche i file multimediali che possono essere trattati così come qualunque altro oggetto.

Mentre tutti i file, compresi quelli comuni, gli oggetti del progetto, quelli condivisi da altri utenti, sono disponibili su tutti i client di ONLYOFFICE per accedere alle stanze private e gestire i lavori in esse memorizzati è al momento necessario installare il client desktop.

Su tutti i client, compresi quelli sviluppati per i dispositivi mobili, si hanno a disposizione tutti i file memorizzati con la possibilità di modificarli direttamente: per effettuare il login basta inserire l’indirizzo del portale ONLYOFFICE Workspace installato sui propri sistemi e una coppia username-password valida.

ONLYOFFICE Workspace supporta direttamente, oltre al suo cloud (anche installato on-premise), strumenti come Nextcloud (Condividere documenti e creare uno storage personale con Nextcloud), ownCloud e Seafile ai quali può attingere senza problemi.

Cliccando su Progetti si possono organizzare i piani di lavoro aziendali definendo gli obiettivi finali e intermedi, assegnare attività primarie e secondarie, contrassegnare le attività come concluse, stabilire scadenze e priorità.
Il sistema integrato in ONLYOFFICE Workspace consente di pianificare il progetto usando un diagramma di Gantt, tenere traccia del tempo speso su un lavoro e generare automaticamente rapporti sullo stato di avanzamento.

Il CRM integrato in ONLYOFFICE permette innanzi tutto di creare un database dei clienti, collegare le persone con le aziende e i social, strutturare i contatti e smistare il lavoro tra i vari manager indicando budget, specificando la potenziale chiusura di un contratto, definendo scadenze e attività da svolgere.

Senza abbandonare ONLYOFFICE si può comunicare direttamente con la clientela via VoIP o usando strumenti di messaggistica e inviare loro le fatture commerciali.
Punto di forza di ONLYOFFICE Workspace consiste infatti nella possibilità di integrare la piattaforma con una vasta gamma di servizi e strumenti di terze parti (cliccare sull’icona dell’ingranaggio quindi su Integrazione, Autorizzazione terzi).

In questo modo ONLYOFFICE può elaborare i dati salvati su altre piattaforme e riutilizzarli nell’ambito dei workflow aziendali.

Cliccando invece su Posta gli utenti possono configurare e accedere ai propri account email con la possibilità di organizzare i messaggi direttamente dall’interfaccia di ONLYOFFICE mentre l’amministratore, cliccando su Imposta dominio, può configurare la gestione delle caselle aziendali in numero illimitato. ONLYOFFICE integra anche una comoda routine per migrare da Microsoft Exchange.

Dall’interfaccia di ONLYOFFICE si possono infine gestire singole persone e una bacheca condivisa per informare i dipendenti aziendali mettendo a fattor comune notizie e risorse utili.

Tutte le informazioni su ONLYOFFICE Workspace e sui piani commerciali attivabili dalle realtà commerciali sono disponibili sul sito ufficiale.