ONLYOFFICE Docs 7.1 e Workspace 12, alla scoperta della nuova versione della suite per l'ufficio

Un’alternativa a Microsoft Office e Microsoft 365 esiste e si chiama ONLYOFFICE. Si tratta di una suite per l’ufficio open source che rispetto ad altre soluzioni disponibili sul mercato ha il vantaggio di proporsi come una soluzioni adatta anche ai professionisti e alle aziende di ogni dimensione.
Oltre al pacchetto “stand alone“, ONLYOFFICE Docs, è disponibile un pacchetto di applicazioni Web per la gestione a 360 gradi dei flussi di lavoro aziendali e la collaborazione efficiente in team: ONLYOFFICE Workspace.

Le soluzioni ONLYOFFICE possono essere installate in locale, su normali PC e workstation, oppure su server o sul cloud. È quindi possibile allestire un server oppure un servizio di cloud privato quindi installarvi ONLYOFFICE Docs o Workspace per consentire al personale e ai collaboratori di usare tutte le funzioni da browser Web.
Ascensio System offre anche un servizio che permette di usare ONLYOFFICE Workspace sul cloud senza dover installare e configurare nulla sui propri sistemi.

Le novità di ONLYOFFICE Docs 7.1: compatibilità ARM, visualizzatore PDF/XPS/DjVu aggiornato, conversione da PDF a DOCX e molto altro

A gennaio 2022 abbiamo presentato le principali caratteristiche di ONLYOFFICE Docs spiegando come funzionano gli editor per la gestione di documenti, fogli elettronici e presentazioni.

Una delle novità più interessanti di ONLYOFFICE Docs 7.1 è l’estensione del supporto ai SoC ARM: tutte le edizioni della suite (Community, Enterprise e Developer) possono essere da oggi installate anche sui dispositivi che non sono basati sull’architettura x86.

Grazie alle versioni di ONLYOFFICE per i dispositivi ARM, gli utenti possono beneficiare delle prestazioni elevate, delle migliorie in termini di risparmio energetico e delle soluzioni di sicurezza integrata che la piattaforma assicura.

Anche nel caso di ARM, ONLYOFFICE mette a disposizioni molteplici opzioni per l’installazione, comprese immagini Docker, pacchetti DEB e RPM.

Leggere file PDF, XPS e DjVu con un unico nuovo visualizzatore

A partire dalla versione 7.1, ONLYOFFICE Docs permette di aprire e visualizzare il contenuto dei file in formato PDF, XPS e DjVu in maniera molto più semplice. Il visualizzatore integrato mostra adesso una miniatura per ciascuna pagina del documento, migliora la “navigazione” all’interno dei contenuti, supporta la gestione dei link (premere il il pulsante CTRL e fare clic per aprire un collegamento ipertestuale e raggiungere la destinazione impostata).
Attraverso una nuova modalità di interazione è possibile scegliere se usare il cursore/puntatore oppure effettuare il trascinamento delle pagine, come quando si legge un lungo contenuto a scorrere.

Conversione da PDF a DOCX con pochi clic

ONLYOFFICE 7.1 estende enormemente le sue abilità nella gestione dei documenti in formato PDF che possono essere trasformati in file Word modificabili (DOCX) con pochi clic.
Tramonta così la necessità di doversi rivolgere ad applicazioni di terze parti per convertire PDF in Word senza perdere il layout originale del documento.

Tra le altre opzioni di conversione, la nuova release di ONLYOFFICE mette a disposizione quelle per passare da DjVu a PDF oppure da XPS/OXPS verso molteplici formati differenti.

La nuova funzione è accessibile semplicemente al menu File del programma cliccando quindi Salva copia come.

Le novità dell’editor di fogli elettronici di ONLYOFFICE

L’editor di fogli elettronici integrato nel nuovo pacchetto ONLYOFFICE Docs contiene una lunga serie di novità che migliorano l’usabilità del software e massimizzano la produttività in ufficio e in ambienti aziendali.

Il rinnovato foglio elettronico di ONLYOFFICE migliora innanzi tutto l’anteprima di stampa che consente di verificare il risultato complessivo del lavoro svolto prima di inviarlo alla stampante (così da risparmiare carta e consumabili come inchiostri e toner).

Sono state poi aggiunte una serie di opzioni per la visualizzazione dei fogli di calcolo che consentono anche di combinare i documenti e le barre di stato e i suggerimenti per la creazione delle formule: quando si comincia a digitare una formula all’interno di una cella, ONLYOFFICE aiuta a scegliere velocemente la sintassi più adatta.

Per chi si trova spesso a importare dati in un foglio elettronico usando come sorgente quanto riportato in un documento che contiene anche del testo, si possono usare i cosiddetti “qualificatori di testo”: essi consentono di indicare il carattere utilizzato per distinguere il punto in cui il testo inizia e finisce.

Creare presentazioni con ONLYOFFICE: le funzionalità inedite

Con l’aggiornamento di ONLYOFFICE appena pubblicato online, gli sviluppatori di Ascensio System hanno aggiunto la possibilità di inserire e modificare le animazioni a livello di singola diapositiva.

La gestione delle diapositive è divenuta più semplice: con un semplice clic con il tasto destro è possibile spostarle a proprio piacimento all’interno della presentazione nonché duplicarne il contenuto.

Opzioni di visualizzazione, forme, grafici e SmartArt

Con il lancio di ONLYOFFICE Docs 7.1 è possibile modificare la modalità predefinita per la visualizzazione dei documenti e delle presentazione da un’unica finestra.

È stato inoltre introdotto un nuovo menu per aggiungere e modificare le forme con la possibilità di modificarne la geometria con un semplice clic. Basta inserire una nuova forma sul documento o intervenire su un oggetto già inserito per modificarne liberamente il “look”.

Gli sviluppatori di ONLYOFFICE hanno inoltre aggiunto diversi nuovi strumenti per la creazione di grafici utili per la rappresentazione visuale dei dati. Tra le nuove soluzioni proposte ci sono i grafici a piramide, le barre piramidali, istogrammi verticali e orizzontali a cilindro e a cono.

Con il nuovo ONLYOFFICE Docs, infine, gli utenti possono aprire e modificare gli oggetti SmartArt senza doverli prima convertire in gruppi di elementi. Questo tipo di elementi grafici di tipo dinamico vengono spesso usati nelle presentazioni per attirare l’attenzione su informazioni importanti o per rendere le informazioni da veicolare più comprensibili. Se le presentazioni contengono oggetti grafici di questo tipo, ONLYOFFICE è in grado di gestirli senza difficoltà.

Il download di ONLYOFFICE 7.1 è gratuito e permette di provare sin da subito tutte le nuove funzionalità della suite per l’ufficio.

ONLYOFFICE Workspace 12: la suite per la produttività integra il supporto per IMAP, WebDAV, CardDAV e nuove funzioni per la condivisione

Abbiamo detto che ONLYOFFICE è innanzi tutto una suite per l’ufficio gratuita distribuita come prodotto open source.
Con ONLYOFFICE Workspace, oltre a wordprocessor, foglio elettronico, modulo per creare presentazioni – tutti compatibili con i formati Office -, professionisti e imprese possono trarre vantaggio da una piattaforma integrata che offre mail server, strumenti per la gestione di progetti e attività, CRM, messaggistica istantanea e altro ancora.

Come accennavamo nell’introduzione, diversamente rispetto a un prodotto come Microsoft 365, ONLYOFFICE Workspace può gestire documenti e migliorare la produttività aziendale con un’installazione che può avvenire anche in locale (on-premise) oppure sul cloud.

Con il rilascio di ONLYOFFICE Workspace 12, Ascensio System propone una soluzione fortemente rinnovata che migliora significativamente le abilità di condivisione dei documenti. Oltre ad ereditare tutte le modifiche introdotte con ONLYOFFICE Docs 7.1 delle quali abbiamo parlato al paragrafo precedente, Workspace mette nelle mani degli utenti business tante caratteristiche “inedite”.

Gli utenti possono ad esempio definire, d’ora in avanti, nuove regole di condivisione, comprese una serie di policy per impedire la stampa, il download o la copia dei documenti. È inoltre possibile impedire la modifica delle preferenze di condivisione per gli altri utenti ai quali si fossero assegnati permessi più estesi.
Si possono anche impostare permessi predefiniti in modo che, ad esempio, tutti i documenti che si producono siano per default soltanto commentabili e non modificabili da parte di altri soggetti.

Il più recente aggiornamento di ONLYOFFICE Workspace introduce anche la possibilità di comunicare direttamente con altri utenti usando server Web remoti e il protocollo WebDAV.

ONLYOFFICE Workspace 12 permette di aprire in modalità visualizzazione formati come FB2, XML e OXPS estendendo inoltre le possibilità di conversione verso formati di testo, PDF, EPUB, FB2, HTML, DOTX, OTT; XLTX e OTS per quanto riguarda i fogli di calcolo; POTX e OTP per le presentazioni; OOXML (DOCM, DOTM, XLSM, XLTM, PPTM, POTM) per i documenti che fanno uso di macro.

Il software integra un “Cestino” utile anche per gestire il versioning dei file e recuperare un lavoro così come si presentava in precedenza. Con il lancio della nuova release il “Cestino” può essere ripulito in automatico su base temporale: da 1-2 settimane per arrivare fino a 1-3 mesi. In questo modo i contenuti ivi presenti saranno progressivamente rimossi per fare spazio alle informazioni più recenti.

Gestione delle email ottimizzata, supporto CardDAV e account Microsoft-Apple

Con la pubblicazione di ONLYOFFICE Workspace 12 registriamo l’arrivo del supporto per la sincronizzazione IMAP con la possibilità di effettuare il backup e il ripristino automatico del contenuto del server di posta. In un altro articolo abbiamo parlato delle differenze tra POP3 e IMAP nella gestione della posta elettronica.

Gli utenti del nuovo Workspace possono adesso abilitare le conferme di lettura, servirsi delle “menzioni” all’interno del corpo delle mail usando il carattere @ e gestire le rubriche usando il protocollo CardDAV.

L’accesso a Workspace diventa inoltre possibile usando anche account Microsoft ed Apple ID, si possono inserire dati di contatto Telegram nelle rubriche, servirsi di nuovi feed che consentono di restare aggiornati sulle novità della “comunità” di persone con cui si è soliti interagire.

Calendari e progetti in ONLYOFFICE Workspace 12

La nuova versione del pacchetto per la produttività aziendale di Ascensio System pone una pietra miliare anche per ciò che riguarda la gestione di calendari e progetti.

Gli utenti possono allegare documenti agli eventi pianificati, compresi quelli provenienti dall’editor di ONLYOFFICE, e hanno a disposizione un campo “Descrizione” rinnovato che aiuta a presentare in modo più accattivante, puntuale e coinvolgente ciascuna attività.

I report dei progetti sono stati essi stessi riprogettati in modo da mostrare con maggior chiarezza le indicazioni temporali come ad esempio le date di scadenza di ciascun lavoro che deve essere portato a termine. Anche nel caso dei progetti è possibile usare le “menzioni” (simbolo @) per chiedere a specifici utenti l’assistenza necessaria al fine di completare il lavoro.

ONLYOFFICE Workspace semplifica la migrazione dei dati da Google

Gli utenti di Google Workspace possono passare a ONLYOFFICE Workspace 12 in modo molto semplice senza il rischio di perdere alcun dato.

Il pannello di controllo di ONLYOFFICE consente di collegare un account Google e avviare la procedura di importazione dei profili utente, dei file e dei contatti.

Lo stesso approccio può essere utilizzato per migrare a ONLYOFFICE Workspace partendo da soluzioni come Nextcloud e ownCloud.

Il download di ONLYOFFICE Workspace 12 può essere effettuato dalla pagina ufficiale sul sito di Ascensio System. Gli utenti possono scegliere tra l’edizione Enterprise e la Community, quest’ultima totalmente a costo zero.