NAS Synology: app e funzionalità per la produttività e la collaborazione

I NAS Synology sono molto più che dispositivi per la memorizzazione sicura dei dati, a casa, in ufficio o in azienda.
Come abbiamo visto negli articoli Proteggere i dati contro i ransomware con i NAS Synology e Videosorveglianza IP in ufficio e a casa con i NAS Synology, uno dei fiori all’occhiello dei NAS Synology è la possibilità di personalizzarne liberamente il comportamento trasformando il NAS in un server web (capace di installare ed eseguire anche i principali CMS), in uno strumento per il backup dei dati centralizzato, per la collaborazione online e la condivisione di file, per la creazione di gallerie fotografiche, per lo streaming multimediale, per il download automatico di file da remoto (anche via Torrent ed eMule) e molto altro ancora.

Un NAS è di per sé uno strumento che rimane sempre acceso e costantemente collegato alla rete: perché, allora, non sfruttare queste caratteristiche per rendere il NAS un dispositivo ancora più versatile e intelligente, capace di svolgere attività per ottimizzare i flussi di lavoro e incrementare il business?

Come installare applicazioni sul NAS Synology

La forza dei NAS Synology è la disponibilità di un vasto numero di applicazioni immediatamente installabili sul dispositivo senza passaggi aggiuntivi.
Basta accedere al pannello di amministrazione del NAS da browser web, cliccare su Centro pacchetti e scegliere quali app installare, selezionandole tra le varie categorie proposte.
I possessori di NAS Synology hanno poi la possibilità di installare manualmente altre applicazioni, allorquando ciò dovesse risultare necessario.

Il Centro pacchetti è il modo migliore per procedere con l’installazione di app capaci di estendere le funzionalità di base del NAS. Tutte le app contenute nel Centro pacchetti vengono infatti gestite dai tecnici di Synology; inoltre, il software DiskStation Manager (DSM), il sistema operativo con cui è possibile interagire da browser web, si occuperà di informare sulla disponibilità di aggiornamenti e di procedere alla loro installazione sul dispositivo.

Cliccando sul pulsante Installa, l’app verrà caricata nel NAS e resa accessibile dal menu principale accessibile selezionando il pulsante posto nell’angolo superiore sinistro del pannello di amministrazione.

Per aggiungere un collegamento sul desktop del pannello di amministrazione del NAS Synology è sufficiente trascinare l’icona dell’applicazione d’interesse.

Chi volesse utilizzare altri repository oltre a quello ufficiale di Synology, può semplicemente fare clic sul pulsante Impostazioni del Centro pacchetti quindi scegliere l’opzione Synology Inc. ed editori fidati.

A questo punto, scegliendo Pacchetti sorgente quindi Aggiungi, si potrà specificare il riferimento al repository di terze parti.

Nel nostro caso abbiamo aggiunto il famoso repository SynoCommunity: i pacchetti delle app ivi comprese saranno elencati nella sezione Comunità del Centro pacchetti.

Prima di procedere con l’installazione delle app per la collaborazione all’interno del gruppo di lavoro, suggeriamo di configurare gli utenti autorizzati ad effettuare il login sul NAS Synology nella sezione Utente del pannello di controllo.
Inoltre, suggeriamo di assegnare un IP privato statico al NAS Synology cliccando sull’icona Rete, su Interfaccia di rete, LAN, Modifica, IPv4.

L’IP privato del NAS Synology dovrà essere scelto fuori dall’intervallo degli indirizzi locali assegnati dal server DHCP in uso all’interno della rete locale (generalmente è configurabile dal pannello di amministrazione del modem router).

App e servizi per la comunicazione all’interno del team: calendario, chat e condivisione file

I NAS Synology possono trasformarsi in strumenti personali e centralizzati per organizzare il lavoro all’interno dell’azienda, gestire i vari impegni e favorire la collaborazione sugli stessi progetti.
Anziché portare sul cloud i propri dati, il calendario, la chat e le funzionalità per la collaborazione integrati nel NAS Synology consentono di ottimizzare il proprio business mantenendo memorizzate in locale tutte le informazioni.

Il Calendario di Synology, installabile facendo riferimento alla sezione Produttività del Centro pacchetti, consente di condividere l’agenda e pianificare appuntamenti.
L’applicazione consente di superare tutte le difficoltà legate alla sincronizzazione del calendario: l’app, infatti, può dialogare con i vari client CalDAV (come, ad esempio, Apple Calendar, Outlook o Thunderbird) e le attività pianificate vengono costantemente aggiornate in automatico.

Il Calendario attivabile sui NAS Synology consente di accedere alla “vista agenda”, così da controllare – a colpo d’occhio – i prossimi impegni e appuntamenti, nonché di ricevere avvisi per gli eventi imminenti, sia all’interno del browser che come messaggio di posta.

I calendari possono essere facilmente condivisi con i propri collaboratori in modo da ottimizzare le attività e migliorare l’organizzazione del team di lavoro.

Abbinabile al calendario, la comoda app chat permette di gestire canali e conversazioni. I primi consentono di raccogliere un gruppo di utenti che collaborano per perseguire uno stesso obiettivo (i canali non hanno limite di membri) mentre le conversazioni consentono di scambiare messaggi privati tra alcuni utenti (fino a nove, compreso il creatore della conversazione).

Installando l’app Chat di Synology viene automaticamente creata una cartella condivisa contenente anche tutto il materiale che viene scambiato tra gli utenti.
La directory è accessibile anche da Windows via SMB utilizzando Esplora file oppure l’app File Station integrata nel NAS.

File Station, avviabile sempre dal Centro pacchetti, non soltanto permette di assegnare le autorizzazioni per l’accesso alle varie cartelle ma anche creare un link con cui condividere rapidamente i file oppure richiedere l’upload di materiale agli altri utenti.
Il link configurabile con File Station può essere “a tempo” (non risulterà più valido oltre la scadenza impostata) e protetto con una password in modo tale che solamente gli utenti autorizzati possano scaricare i file condivisi.

Per creare un link da condividere con altri utenti, anche con coloro che non dispongono di un account registrato sul NAS Synology, è sufficiente fare clic sul file o sulla cartella da “mettere a fattor comune” e scegliere Condivisione.

File Station può essere anche utilizzato come contenitore centralizzato dei file eventualmente memorizzati su servizi cloud come Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox e Box. Essi appariranno così come se fossero salvati localmente anziché su server remoti.

Grazie alla casella Universal Search (richiamabile cliccando sull’icona raffigurante una piccola lente d’ingrandimento), è possibile effettuare una ricerca di qualunque file memorizzato nel NAS.
In questo modo non soltanto si potranno individuare i file cercati in un battito di ciglia ma anche ottenerne istantaneamente l’anteprima del contenuto.

Per attivare Universal Search è necessario definire l’indicizzazione di una o più cartelle in modo che il NAS possa offrire velocemente indicazioni sul loro contenuto.

Synology DSM è la soluzione ideale per allestire un file server perché offre il supporto unificato per servizi quali FTP, WebDAV, CalDAV e CardDAV.

L’app Office di Synology consente di attivare un server cloud privato per collaborare a più mani sulla scrittura di un documento Word o sull’elaborazione di un foglio elettronico Excel.
Grazie a Synology Office si potrà contare su un pacchetto come Office Online o Google Docs fruibile però interamente in ambito locale, senza che alcun dato esca dalla propria infrastruttura.

Mail Server e Mail Station consentono, rispettivamente, di trasformare il NAS Synology in un server di posta per inviare e ricevere le email e un client webmail per accedere agli archivi memorizzati sul dispositivo.

Noi abbiamo utilizzato un NAS DS216play gentilmente messoci a disposizione da Synology ma le funzionalità descritte nell’articolo sono utilizzabili con tutti i dispositivi dell’azienda.

In occasione dell’evento Synology 2018 l’azienda ha presentato numerose novità tra cui una serie di nuove applicazioni particolarmente evolute: Synology 2018, le novità in tema di networking, application e storage. Ne daremo conto nei prossimi articoli incentrati sull’offerta NAS di Synology.