Leggere email su Android senza perdere i messaggi di posta

Ne parliamo da tempo ma, periodicamente, ci arrivano richieste su come sia possibile leggere email dal cellulare e, contemporaneamente, anche da altri dispositivi (ad esempio un portatile od un computer desktop) senza perdere i messaggi di posta.

La richiesta è che i messaggi di posta negli account email siano sincronizzati: se un’email viene scaricata e letta sul computer desktop, deve essere ricevuta e restare sempre leggibile anche sul dispositivo mobile, sia esso uno smartphone o un tablet Android, iOS o Windows.

Precisiamo subito che gli account POP3 non sono adeguati per gestire questo tipo di esigenza. Il protocollo POP3, infatti, non è stato progettato per leggere e gestire le email da più dispositivi, anche contemporaneamente.
POP3, infatti, di solito non consente connessioni multiple da più dispositivi e prevede il download di tutti i messaggi conservati sul server, in sequenza, allegati compresi.
Il risultato è che scaricando via POP3 i messaggi da un qualunque dispositivo, questi non saranno più disponibili agli altri device.

L’unico espediente per configurare un account email POP3 e leggere la posta in arrivo da più dispositivi consiste nel considerare, ad esempio, il sistema desktop come dispositivo principale e nel configurare gli altri client di posta in, sugli altri dispositivi, in maniera tale che lascino le email in arrivo sul server.

Questo tipo di approccio, tuttavia, è ormai preistorico e non consente alcun tipo di sincronizzazione delle email.

IMAP è la soluzione per leggere le email da più dispositivi senza perdere i messaggi

Il protocollo IMAP è la soluzione giusta per chi ha bisogno di leggere le email su Android o su qualunque altro dispositivo così come su notebook e sistemi desktop.

IMAP consente la sincronizzazione delle email di default: ciò significa che un messaggio letto su un dispositivo ove sia configurato il corrispondente account di posta verrà addirittura indicato come letto su tutti gli altri device ma continuerà a restare sempre disponibile e leggibile.

Inoltre, con IMAP il contenuto dei messaggi (allegati compresi) potrà essere scaricato a richiesta evitando così di generare traffico aggiuntivo inutilmente mentre si è in mobilità e velocizzando drasticamente il download delle informazioni più importanti relative a ciascuna email.

Nell’articolo Differenza tra POP3 e IMAP: cosa cambia nella ricezione della posta, abbiamo messo in evidenza tutte le differenze tra POP3 e IMAP.

IMAP è quindi la soluzione giusta per leggere le email da più dispositivi, anche contemporaneamente.

L’unica attenzione da riporre nell’utilizzo del protocollo IMAP per la gestione della posta elettronica è verificare che il fornitore metta a disposizione spazio a sufficienza sui suoi server per la memorizzazione dei messaggi.
Con IMAP, infatti, le email restano memorizzate sul server del fornitore del servizio di posta utilizzando un approccio che chi utilizza strumenti cloud ormai ben conosce.
Microsoft Outlook fornisce uno spazio virtualmente illimitato ma, in generale, altri produttori impostano dei limiti per ciò che concerne le capacità di memorizzazione dei messaggi di posta, anche su caselle IMAP.

Leggere email su Android con IMAP e l’app Gmail

L’app Gmail per Android sviluppata da Google è cresciuta enormemente nel corso del tempo ed oggi si propone come una delle soluzioni più pratiche e “pronte all’uso” per leggere email su Android.

Inizialmente l’app Gmail di Google per Android era in grado di gestire solamente gli account Gmail. In un secondo tempo, però, l’app ha permesso la configurazione, sul dispositivo mobile Android, di altri account di posta diversi da Gmail: Come usare Gmail su Android con altri account di posta.

Scegliendo Aggiungi account dal menu principale dell’applicazione, è infatti possibile aggiungere un qualunque account di posta.

Per configurare un account di posta “non-Gmail” basterà infatti scegliere l’opzione Personale.

Nei passaggi successivi, l’app Gmail chiederà di specificare l’indirizzo email completo quindi di indicare se dovrà essere gestito adoperando il protocollo POP o IMAP.

Per leggere senza difficoltà il contenuto dell’account di posta, ricevere e inviare email da Android, suggeriamo di verificare attentamente il supporto IMAP ed eventualmente di attivarlo presso il proprio fornitore.

Il passo seguente consiste nell’introdurre le credenziali d’accesso all’account di posta. Soprattutto se si accede all’account email dai dispositivi mobili, è bene verificare che il fornitore del servizio di posta elettronica permetta l’autenticazione, la ricezione e l’invio dei messaggi usando il protocollo SSL/TLS.

Nell’articolo Email: SSL, TLS e STARTTLS. Differenze e perché usarli abbiamo approfondito l’argomento spiegando perché è bene, sia con POP3 che con IMAP, usare il protocollo SSL/TLS.

L’impiego del protocollo SSL/TLS non dovrà essere limitato al server di posta in arrivo ma anche al server usato per l’invio delle email:

Infine, alla comparsa della schermata seguente, suggeriamo di impostare le caselle proposte dall’app Gmail così come in figura:

I messaggi saranno così automaticamente mantenuti sincronizzati via IMAP con una cadenza di 15 minuti sul dispositivo mobile Android, verranno visualizzate notifiche all’arrivo di nuove email e non saranno mai scaricate informazioni superflue (solo su specifica richiesta dell’utente, allegati compresi).

Va detto che se si fosse configurato, sul dispositivo Android, un account IMAP che contiene molti messaggi, alcuni dei quali indicati come “non letti”, l’app Gmail potrebbe visualizzare numerose notifiche in rapida successione.
Suggeriamo, in questo caso, di attendere il completamente della sincronizzazione di tutto il contenuto della casella email IMAP e di tutte le cartelle che la compongono.
Se la sincronizzazione delle email fosse ancora in corso, toccando il menu principale dell’app Gmail, selezionando Impostazioni quindi scegliendo l’account IMAP appena configurato, dovrebbe apparire la schermata seguente:

Le impostazioni della casella di posta IMAP, infatti, non appariranno fintanto che l’app Gmail per Android non avrà ultimato l’attività di sincronizzazione.
Tale operazione potrebbe rivelarsi lenta soltanto “una tantum”, dopo l’avvenuta configurazione dell’account di posta sul dispositivo mobile. Sarà invece pressoché istantanea non appena conclusa la prima sincronizzazione.

Tornando nelle impostazioni dell’account di posta IMAP a sincronizzazione completata, ci si vedrà proporre una schermata simile:

È interessante notare che è possibile stabilire se si vogliano ricevere o meno le notifiche per i nuovi messaggi in arrivo e abbinare eventualmente un effetto sonoro diverso da quello relativo alle altre caselle di posta configurate nell’app Gmail.

Nelle impostazioni generali dell’app Gmail, è possibile stabilire invece se le email relative ad una stessa conversazione debbano essere automaticamente raggruppate o meno.

Per maggiori informazioni sulla gestione degli account IMAP, suggeriamo la lettura degli articoli seguenti:

– Email IMAP e spazio terminato: come risolvere
– Differenza tra POP3 e IMAP: cosa cambia nella ricezione della posta
– Cambiare indirizzo email, ecco come fare
– Creare un indirizzo email: quale servizio scegliere