Lavoro in team con i NAS Synology e le app per la collaborazione

Il poter usufruire di una connessione dati ovunque ci si trovi ha aperto nuove strade per ciò che riguarda il lavoro di squadra e la collaborazione aziendale.
L’avvento dei servizi cloud ha permesso al datore di lavoro di decentralizzare le attività svolte dai dipendenti e dai collaboratori rendendo molto più semplice il telelavoro e rendendo in molti casi possibile anche il lavoro da casa.

I servizi cloud, non v’è ombra di dubbio, hanno completamente rivoluzionato il modo di lavorare e, soprattutto, di collaborare su uno stesso progetto o su obiettivi comuni.
D’altra parte sta prendendo piede l’abitudine, in ambito business, di aggiungere ai processi lavorativi un sempre maggior numero di servizi cloud stand alone. Mano a mano che l’azienda cresce, tuttavia, salgono i costi di abbonamento mensile ai quali è necessario far fronte, in particolare quando gli utenti dovessero iniziare ad aumentare in maniera significativa.

I servizi cloud dei provider più noti offrono sufficienti garanzie in termini di disponibilità e backup dei propri dati ma molte realtà aziendali cominciano a storcere il naso anche in ottica GDPR. Se un dato deve essere trasferito in un altro Paese o presso un’organizzazione internazionale allora o si rileva che gli standard di quel Paese sono almeno equivalenti al GDPR o si deve chiedere il consenso all’interessato. Un rebus non da poco per le PMI italiane che devono cercare il fornitore cloud più adatto alle proprie esigenze tenendo presente che non tutti offrono lo stesso livello di servizio e le stesse applicazioni.

Il cloud privato di Synology: i dati non escono più dalla rete dell’impresa e si può lavorare in team, anche in modalità remota

Per rispondere alle esigenze delle PMI italiane, spesso restie ad appoggiarsi ai servizi cloud, Synology offre la possibilità di lavorare insieme, in tempo reale, sugli stessi documenti, sugli stessi database di contatti, su calendari condivisi, sulla posta elettronica, senza che nessun dato lasci mai la rete aziendale.

Synology è un produttore conosciuto a livello internazionale soprattutto per i suoi NAS (Network-attached storage) dei quali abbiamo ampiamente parlato in passato.
Il vantaggio dei NAS Synology è che essi non sono solamente dispositivi per la memorizzazione sicura dei dati ma sono strumenti versatili che, dotati di un proprio sistema operativo preinstallato (DiskStation Manager), consentono anche di configurare applicazioni di ogni genere dotate di funzionalità server.

Un NAS Synology può essere impostato per gestire copie di backup dei dati conservati sui server e sulle workstation, per lavorare con i file memorizzati sui sistemi di altre filiali, per effettuare backup e sincronizzazione anche sul cloud.
Collegandosi all’interfaccia di amministrazione del NAS da browser web è però possibile installare e attivare tutta una serie di app collaborative supportate e aggiornate da Synology: esse consentono di aprire scenari solitamente impensabili con i NAS di tipo tradizionale.

Un elenco delle app collaborative Synology per il lavoro in team è pubblicato a questo indirizzo: ci sono app per gestire i file e avviare attività di sincronizzazione (Drive); per allestire un server di posta efficiente e sicuro (MailPlus); per gestire le chat alle quali può partecipare il personale aziendale (Chat); per programmare appuntamenti e impegni sincronizzandoli tra i vari dispositivi (Calendar); per attivare la collaborazione in tempo reale sulla stesura di documenti (Office); per prendere appunti e condividere le note all’interno dell’impresa (Note Station). Le varie funzionalità sono disponibili sui NAS Synology presentati a questo indirizzo.

Synology Drive, Office e Chat

Per installare Office e le altre app per il lavoro in team all’interno di un NAS Synology è sufficiente collegarsi con l’interfaccia di amministrazione di DiskStation Manager da browser web, cliccare sull’icona Centro pacchetti quindi installare Office.

La suite Office di Synology installa un server web sul NAS e offre la possibilità ai dipendenti e ai collaboratori di lavorare a più mani sugli stessi file, anche in modalità remota.

Tra le caratteristiche di Office la possibilità di attivare una speciale modalità “revisione” che consente ai responsabili del progetto di accettare o rigettare le modifiche apportate al documento o al foglio elettronico. Si possono inserire anche dei commenti (ai quali può essere poi data risposta) indicandoli come “risolti” una volta che le varie modifiche vengono applicate.

Office è integrato con l’app Chat: in questo modo gli utenti possono discutere in tempo reale gli interventi da applicare ai documenti e accordarsi di volta in volta sul lavoro da svolgere.
Non c’è quindi alcun bisogno di passare da un’applicazione all’altra perché tutto si risolve all’interno di Office e senza che alcun dato abbandoni l’infrastruttura dell’azienda: dal momento che i documenti vengono sempre salvati sul NAS Synology, l’impresa non perde mai il controllo sui dati confidenziali e sulle informazioni riservate in essi contenute.

Con Office è possibile creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni, tutti gestibili attraverso il pannello Drive, contenitore anch’esso creato sul NAS per facilitare l’accesso ai contenuti attraverso una comoda interfaccia web.

I documenti possono essere generati anche a partire da un ricco archivio di modelli ed eventualmente salvati in forma crittografata.

Da un’unica schermata, molto simile a quella di Google Drive o di Microsoft OneDrive, è possibile modificare il documento ed eventualmente invitare altri utenti a modificarlo. Diversamente rispetto ai servizi cloud citati, tutti i documenti non lasceranno mai il NAS Synology e non saranno mai ospitati su server remoti gestiti da terze parti.

Agendo sull’apposita icona, è possibile definire gli utenti che hanno titolo per modificare il documento.
Allo stesso modo, i NAS Synology permettono di accedere a un calendario in versione web (Calendar) che permette di pianificare attività e impegni per ogni membro del team condividendoli con il gruppo di lavoro. Grazie al supporto per lo standard CalDAV, il calendario attivabile sul NAS è accessibile e modificabile da qualunque applicazione compatibile.

MailPlus è un client di posta web intuitivo che permette di organizzare la posta elettronica, controllare le rubriche aziendali e condividere le caselle postali con i partner. Anch’esso installabile tramite il Pannello di controllo del NAS, si integra con le altre app per la collaborazione, supporta l’hosting di diversi domini, consente di impostare policy per i gruppi e i singoli utenti, facilita la migrazione degli archivi di posta e delle configurazioni.

Come accedere alle app collaborative Synology da remoto

Per accedere alle app collaborative di Synology nell’ambito della rete locale è sufficiente inserire l’URL visualizzato nella barra degli indirizzi su qualunque workstation collegata alla LAN. Ciascun utente potrà quindi effettuare il login con il suo account creato nelle sezioni Utente e Gruppo del Pannello di controllo del NAS.

Per collegarsi da remoto consigliamo di impostare un server VPN sul NAS Synology: in questo modo tutti i dispositivi collegati a distanza risulteranno come se fossero fisicamente connessi alla LAN. Dopo essersi connessi alla VPN si potrà usare l’URL facente riferimento all’IP privato del NAS anche in modalità remota. Abbiamo spiegato la procedura da seguire nel caso dei NAS Synology nei seguenti due articoli:

– Server VPN, come crearlo usando un NAS
– Rendere più sicura la VPN sui server NAS Synology

In alternativa, si dovrà aprire la porta 5000 in ingresso sul router e inoltrare il traffico verso l’IP privato utilizzato dal NAS Synology (assicurarsi che gli sia assegnato in maniera statica e non dal server DHCP del router).

Un’ulteriore opzione consiste nel ricorrere al servizio QuickConnect di Synology attivabile dal Pannello di controllo del NAS cliccando su QuickConnect quindi su Abilitare QuickConnect.

Dopo aver registrato un account sui server Synology e inserito le corrispondenti credenziali, si potrà scegliere un QuickConnect ID ovvero un identificativo che permetterà di raggiungere il NAS in modalità remota, senza aprire alcuna porta in ingresso sul router e anche nel caso in cui l’IP pubblico dovesse cambiare. Maggiori informazioni sono reperibili in questa pagina di supporto.