Firmare PDF, alcune soluzioni gratuite

Si parla di firma autografa per riferirsi alla firma apposta di proprio pugno su un documento. Non sono pochi coloro che ancora oggi scannerizzano la propria firma, la incollano in un documento Word quindi stampano il file in più copie e ne inviano ciascuna a soggetti terzi.
Questo modo di fare non attribuisce evidentemente alcun tipo di valore legale al documento con firma stampata. Lo stesso documento può essere considerato nullo o inesistente.

La firma scannerizzata, incollata su un file Word poi trasformato in un documento PDF (meglio se in formato PDF/A: Che cos’è il formato PDF/A e perché è di fondamentale importanza per la conservazione dei documenti) inviato via PEC ha valore legale secondo la giurisprudenza. L’importante è che si tenga sempre archiviata la ricevuta di avvenuta consegna completa del messaggio PEC trasmesso insieme con il PDF allegato.
La ricevuta di avvenuta consegna in formato completo può infatti essere eventualmente usata in sede probatoria per attestare l’invio dell’email e degli allegati.

La PEC va però considerata come uno strumento di comunicazione perché, nella sua attuale formulazione e implementazione, non fornisce certezza sull’identità del mittente del messaggio. Ne abbiamo parlato nel dettaglio nell’articolo PEC, come funziona la posta elettronica certificata. Guida agli aspetti meno noti.

Per essere certi di attribuire pieno valore legale ai documenti inviati a terzi attestando in maniera inoppugnabile anche la propria identità bisognerà fare ricorso alla firma elettronica qualificata (FEQ): Differenza tra firma digitale, firma qualificata e firma elettronica.
Un prestatore di servizi fiduciari qualificati rilascia, su richiesta dell’interessato e solo previa verifica della sua identità, una smart card, un token USB o un’app installabile su smartphone che genera un codice OTP autorizzativo per firmare i documenti.
Ne abbiamo parlato nell’approfondimento Firma digitale gratis con CNS: è valida? Cosa cambia rispetto a quelle a pagamento.

Apporre una firma autografa su un documento PDF

Tenuto ben presente quanto indicato in apertura, per firmare PDF con una firma autografa si può usare l’app Office per Android e iOS, toccare l’icona Azioni in basso a destra, selezionare Firma un PDF quindi scegliere Sfoglia per indicare il PDF da firmare sul dispositivo mobile in uso oppure su OneDrive.

Basterà quindi toccare il punto del documento in corrispondenza del quale si desidera apporre la propria firma autografa.

Soltanto la prima volta, Office chiederà di creare una firma che potrà essere memorizzata e riutilizzata al bisogno in seguito. La firma potrà essere eventualmente ridimensionata sul documento e riposizionata nel punto desiderato.

Il segno di spunta in alto a sinistra permetterà di salvare il file PDF con la firma autografa sovrascrivendo la versione originale. L’icona Condividi in basso a destra consente di trasmettere via email o tramite client di messaggistica una copia del documento a se stessi o ad altri soggetti.

Firmare PDF con Acrobat Reader e Foxit

Con Adobe Acrobat Reader è possibile ottenere lo stesso risultato semplicemente aprendo il documento PDF da firmare quindi premendo l’apposito pulsante nella barra degli strumenti.

Basterà quindi fare clic su Aggiungi firma, Disegna, per inserire la firma autografa da apporre sul documento PDF.

Foxit Reader funziona esattamente allo stesso modo con la differenza che per firmare il PDF bisognerà cliccare su Proteggi, Firma PDF, Crea firma.

In entrambi i casi la firma autografa può essere eventualmente importata da un’immagine, ad esempio se fosse già stata acquisita mediante scanner.

Applicare una firma digitale sui documenti PDF

Per attestare la propria identità in maniera inoppugnabile e attribuire al contenuto del documento PDF piena validità legale, è bene però apporre una firma digitale. Questa consente anche di attestare che il documento non è stato modificato dopo la sottoscrizione ed è quindi originale.

Come indicato nell’introduzione, è possibile usare la FEQ per creare una stretta connessione tra il documento sottoscritto e la firma, quindi i dati contenuti nel certificato digitale del titolare. Il prestatore di servizi fiduciari qualificati fornisce il certificato di firma ed eventualmente gli strumenti per utilizzarlo.

La TS-CNS non è ad oggi considerata uno strumento idoneo all’apposizione della FEQ sebbene alcune Regioni inseriscano nella smart card un certificato di firma pienamente valido. Anche in questo caso, tuttavia, il documento firmato con una TS-CNS è equiparabile al massimo a una scrittura privata (articolo 2702 del codice civile).
Anche una firma apposta con la CIE (Carta d’Identità Elettronica) viene posta sullo stesso piano.
Entrambe le firme rappresentano comunque una FEA (firma elettronica avanzata) nei confronti della Pubblica Amministrazione quindi nello scambio di documenti con i vari enti.

Interessante l’app gratuita per Android e iOS Firmo con CIE che dialoga con la smart card della CIE via NFC (NFC cos’è come funziona e a che cosa serve) e permette di firmare i PDF direttamente dallo smartphone.
Gli sviluppatori di Firmo con CIE fanno presente che “alcuni software di verifica della firma elettronica diffusi sul mercato italiano non verificano correttamente la firma elettronica apposta con Firmo con CIE (segnalando erroneamente che la firma non è valida) poiché non implementano correttamente le direttive dell’articolo 61 del DPCM 22/02/2013 e le direttive europee eIDAS“.

In futuro dovrebbe essere possibile firmare i documenti PDF anche con l’identità digitale SPID: Firmare digitalmente i documenti con l’identità SPID: ecco come funziona.