Controllare e scaricare posta elettronica certificata: i suggerimenti

La posta elettronica certificata, conosciuta con l’acronimo di PEC, è un “unicum” tutto italiano nel senso che non esiste al mondo altro equivalente. L’Italia ha infatti sentito il bisogno di dotarsi di un meccanismo proprio per l’invio e la ricezione di messaggi di posta aventi valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Piuttosto che adoperare standard riconosciuti a livello internazionale (come S/MIME od OpenPGP), il legislatore italiano ha preferito puntare sulla soluzione PEC inroducendola ufficialmente nel 2005, con l’approvazione del “Codice dell’amministrazione digitale“.

La normativa vigente stabilisce che devono dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata l’impresa iscritta alla Camera di Commercio ed il professionista iscritto in albi od elenchi professionali. La semplice titolarità di una P.IVA non fa insorgere, in sé per sé, l’obbligo di attivazione di un indirizzo PEC.

Attivare un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)

Per attivare un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), è possibile rivolgersi ad uno dei tanti fornitori accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (ex DigitPA, ex CNIPA…).

Alcuni fornitori offrono una casella PEC a fronte di un canone annuale di pochi euro. Ai professionisti iscritti ai vari albi hanno generalmente la possibilità di richiedere l’attivazione di un indirizzo PEC a titolo gratuito o a prezzo speciale (fare riferimento al proprio ordine di appartenenza).

Quando si parla di caselle PEC, tuttavia, è bene mettere subito in evidenza un aspetto che viene generalmente lasciato in secondo piano. Non tutte gli indirizzi di posta elettronica certificata sono uguali: la casella PEC offerta gratuitamente ai cittadini dal Governo Italiano è una CEC-PAC ossia non è interoperabile con le altre PEC.
Battezzata “PostaCertificat@”, la CEC-PAC del governo (dominio postacertificata.gov.it) consente di colloquiare esclusivamente con la pubblica amministrazione ma non, ad esempio, con le caselle PEC di altri cittadini (privati in generale), imprese o professionisti (ne avevamo parlato nell’articolo La PEC è per tutti: luci ed ombre sulla partenza).

Anche chi invierà un messaggio di posta elettronica certificata verso un indirizzo PEC postacertificata.gov.it riceverà, dopo qualche istante, un errore (anomalia messaggio).

Il cittadino, quindi, potrà usare l’account PEC governativo solo per dialogare, eventualmente, con le pubbliche amministrazioni catalogate nell’apposito indice (per effettuare una ricerca, è possibile utilizzare la casella proposta nella pare inferiore della home page).

Controllare la casella di posta elettronica certificata è importante

Come abbiamo più volte ricordato in passato, nel caso in cui si fosse obbligati ad attivare una casella PEC è importantissimo controllarne periodicamente il contenuto.

Con un comunicato di fine agosto scorso, ad esempio, Equitalia ha informato i cittadini che la notifica delle cartelle di pagamento via PEC non riguarda solamente le società di persone e di capitali ma anche le persone fisiche titolari di P.IVA.
In altre parole, la PEC verrà sempre più utilizzata per notificare cartelle esattoriali, senza ricorrere all’invio cartaceo tradizionale. Quando l’indirizzo PEC dell’impresa o del professionista è noto perché pubblicato negli elenchi previsti dalla normativa, la notifica può avvenire per questo mezzo.

È quindi bene scaricare la posta elettronica certificata periodicamente verificando la presenza di nuovi messaggi nel proprio account. Il mancato controllo dell’account di posta elettronica certificata potrebbe diversamente costare molto caro allorquando, ad esempio, un atto notificato via PEC diventasse esecutivo per mancata impugnazione dell’interessato.

La notifica, insomma, si perfeziona nel momento in cui il mittente ricevere il messaggio di avvenuta consegna e non quando il destinatario accede al suo account di posta elettronica certificata e scarica i messaggi presenti.

Scaricare posta elettronica certificata da client e-mail e dispositivi mobili

Tutte le caselle PEC si presentano generalmente sotto forma di webmail accessibili e gestibili utilizzando il browser web.

Per scaricare la posta elettronica certificata sul proprio client e-mail oppure sui dispositivi mobili, è però sufficiente impostare i server POP3 (o IMAP) e SMTP corretti.

Pubblichiamo di seguito i parametri da utilizzare per i principali servizi di posta elettronica certificata:

Aruba PEC
server posta in arrivo: pop3s.pec.aruba.it (connessione SSL, porta 995)
server posta in uscita: smtps.pec.aruba.it (connessione SSL, porta 465, impostare autenticazione del server necessaria)
server IMAP (consente di gestire la posta elettronica certificata da più postazioni; vedere l’articolo Scaricare la posta da più computer o dispositivi senza perdere i messaggi): imaps.pec.aruba.it (connessione SSL, porta 993)

Legalmail
server posta in arrivo (anche IMAP): mbox.cert.legalmail.it (connessione SSL, porta 995 o 993 nel caso di IMAP)
server posta in uscita: sendm.cert.legalmail.it (connessione SSL, porta 465, impostare autenticazione del server necessaria)

Libero PEC
server posta in arrivo (anche IMAP): mail.postacert.it.net (connessione SSL, porta 995 o 993 nel caso di IMAP)
server posta in uscita: mail.postacert.it.net (connessione SSL, porta 465, impostare autenticazione del server necessaria)

Poste Italiane Postecert
server posta in arrivo (anche IMAP): mail.postecert.it (connessione SSL, porta 995 o 993 nel caso di IMAP)
server posta in uscita: mail.postecert.it (connessione SSL, porta 465, impostare autenticazione del server necessaria)

– Per scaricare la posta certificata da Android è possibile utilizzare l’applicazione E-mail integrata di default nel sistema operativo impostando i parametri sopra riportati (ricordiamo che il protocollo IMAP permetterà di gestire i messaggi da più postazioni e dispositvii diversi, senza il rischio di perdere qualche messaggio).

Nelle due immagini, la configurazione dell’accesso ad una casella di posta elettronica certificata coi protocolli POP3 (per scaricare i messaggi) e SMTP (per l’invio delle e-mail certificate).

In alternativa, su Android è possibile scaricare ed installare l’applicazione K-9 Mail recensita a suo tempo nell’articolo Leggere le e-mail su Android con Google Gmail e K-9 Mail. Scaricare la posta da qualunque provider.

Sugli iPhone è necessario accedere alle impostazioni, selezionare Posta, contatti e calendari quindi Aggiungi account. Scegliendo Altro si potranno impostare gli indirizzi dei server di posta in arrivo e in uscita insieme con gli altri parametri.

La rubrica degli indirizzi di posta elettronica certificata

Si chiama INI-PEC l’elenco pubblico degli indirizzi PEC di professionisti ed imprese. Raggiungibile a questo indirizzo, INI-PEC consente di individuare semplicemente gli indirizzi di posta elettronica certificata d’interesse partendo da nome e cognome del professionista, provincia e categoria professionale oppure ragione sociale dell’azienda, provincia e codice fiscale.
Maggiori informazioni nel nostro articolo INI-PEC, 5 milioni le aziende e i professionisti con la PEC.