Condividere file online: guida pratica

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È cosa sempre più frequente trovarsi a dover condividere file online con altre persone, siano amici, conoscenti o colleghi di lavoro. L’invio di allegati di grandi dimensioni utilizzando la posta elettronica è assolutamente improponibile.

Google Gmail, ad esempio, non consente di inviare e ricevere file allegati ai messaggi di posta elettronica che siano più pesanti di 25 MB. Come ricorda anche Google in questa pagina, altri fornitori di caselle e-mail potrebbero applicare limitazioni differenti.
A titolo esemplificativo, la dimensione massima per gli allegati nel caso del servizio Alice di Telecom Italia è di 30 MB; Libero, Yahoo! e Hotmail permettono l’invio e la ricezione di allegati sino a 25 MB.

Per inviare ad un altro utente un file di grandi dimensioni, quindi, è indispensabile orientarsi su altre tipologie di servizi.
La scelta ricade quindi sui servizi “cloud” che danno modo di ospitare, in un’area privata, i file dell’utente.

Gli strumenti che si possono utilizzare per condividere file online sono davvero tanti perché molti sono i “servizi cloud” che consentono di ospitare gratuitamente in Rete file di ogni genere. Google Drive, Dropbox, Box, Skydrive, Copy sono solamente alcuni nomi.

Dopo aver caricato i file di grosse dimensioni su questi servizi, si dovrà richiedere – attraverso l’interfaccia web – il link che consente di scaricare i vari oggetti. Tale link può essere generalmente pubblico oppure privato e dovrà essere manualmente incollato nel messaggio di posta.
Così facendo, il destinatario dell’e-mail non riceverà il file di grandi dimensioni come allegato al messaggio di posta elettronica ma potrà scaricarlo separatamente facendo clic sul link riportato.
Se si dispone di un account Google, Dropbox, Skydrive, Box e così via, tutto si riduce, semplicemente, all’upload del file di grandi dimensioni su uno di questi servizi, all’individuazione del link diretto per il successivo prelievo dello stesso file ed all’incollaggio dell’URL nel messaggio di posta elettronica da spedire.
I principali fornitori di servizi di posta elettronica così come gli sviluppatori di client e-mail si stanno comunque attivando per fornire in proprio strumenti per l’hosting del file o comunque stanno cercando di integrare meccanismi che permettano di appoggiarsi direttamente ad account Google Drive, Dropbox, Skydrive, Box e via dicendo.

Soprattutto se si disponesse già di un account Google, Drive è un servizio molto affidabile che fornisce un’ottima velocità in download dei file via a via caricati online e, soprattutto, un upload esente da problemi.

Google Drive è un servizio per l’hosting di file sui server di Google (“in the cloud”, appunto) che permette di ospitare fino a 15 GB di materiale.
Il limite di 15 GB vale per tutti gli account gratuiti: attivando un account su Google (o se si fosse già in possesso di un account personale) si ha immediatamente diritto a 15 GB di spazio.

Tale quantitativo di spazio è condiviso con tutti i servizi di Google (GMail, Picasa,…). Ciò significa che se si riceve molta posta su un indirizzo @gmail.com collegato al medesimo account e si lasciano tutti i messaggi sui server di Google, questi (insieme con gli eventuali allegati) andranno ad erodere la quota di 15 GB totali (maggiori informazioni in proposito sono pubblicate negli articoli (Google unifica tutti i servizi: 15 GB di spazio per tutti e Gli allegati di Gmail vanno su Google Drive).
Se si utilizzasse un client di posta di tipo tradizionale con Google Gmail scaricando tutti i messaggi in locale (senza lasciarli memorizzati sul server: Configurare Gmail ed usare l’account al meglio), ovviamente, non si andrà mai a decrementare lo spazio totale disponibile “in the cloud”.

Dalla pagina drive.google.com, una volta completata la registrazione ed effettuato il login, si può gestire il disco fisso virtuale Google da 15 GB.

Nella home page di Google Drive, accanto al pulsante “Crea“, è presente il pulsante che permette di caricare file online direttamente dal sistema locale.
Cliccando con il tasto destro del mouse sulla stessa pagina di Google Drive, si possono creare nuove cartelle che permetteranno di suddividere ed organizzare i file personali o condivisi con altri utenti.

Per impostazione predefinita, tutti i file caricati su Drive sono privati ossia nessuno può scaricarli tranne l’utente che li ha conferiti online.

Cliccando con il tasto destro su qualunque file precedentemente “uploadato” su Drive e scegliendo Condividi, si possono condividere il file con altri utenti.
Utilizzando le apposite caselle, si possono indicare gli utenti (specificandone l’indirizzo e-mail) che hanno diritto a visionare od addirittura modificare i file.

Il problema, però, è che gli utenti devono essere già registrati su Google altrimenti dovranno necessariamente creare un account.

Per superare il problema, si possono condividere file pubblicamente facendo in modo che possa scaricarlo solo chi è in possesso dell’apposito link.
Nell’articolo Condividere documenti Google Drive senza account è dettagliata la procedura da seguire.

Nel momento in cui i file online diventassero molti e si volesse scoprire con quali utenti sono stati condivisi in precedenza, suggeriamo l’utilizzo dell’utilissimo script presentato nell’articolo Permessi Google Drive: chi ha accesso ai documenti e ai file?

Per caricare un file con scadenza su Google Drive facendo in modo che resti automaticamente condiviso solamente per un certo lasso di tempo, è possibile applicare i suggerimenti dell’articolo Condividere file temporaneamente su Google Drive.

Password su Google Drive

Servizi come Google Drive e similari non consentono di impostare password cioè non permettono di proteggere il download dei file con un nome utente ed una password.

Per restare sul gratuito, noi abbiamo messo a punto un’interessante procedura (che può essere liberamente migliorata ed ottimizzata da chi è anche sviluppatore) per ovviare al problema.

Il metodo da noi sviluppato fa leva su Google App Engine, piattaforma cloud che permette di eseguire, sui server di Google script PHP, Python, codice Java e Go.

Un esempio di ciò che è possibile inventarsi per proteggere file con password su Google Drive è proposto nell’articolo Condividere file online con password utilizzando Google App Engine e PHP.

La “vecchia” alternativa: hosting tradizionale

Stipulando un contratto con uno dei tanti provider italiani o stranieri che offrono servizio hosting (a volte è possibile accedere ad offerte molto vantaggiose per poche decine di euro o di dollari all’anno…), si può godere di spazio web virtualmente illimitato.

Attivando il servizio hosting Linux, ad esempio, si potranno ospitare i propri file e proteggerne istantaneamente il download utilizzando un file .htaccess.
Utilizzando un normale client FTP (ad esempio FileZilla), ci si potrà connettere al proprio spazio web sui server del provider e caricare un semplice file .htaccess.
Si tratta di un file di testo che può contenere le direttive che il server web (Apache) dovrà seguire nella gestione dei file, delle cartelle, degli errori, delle regole per la riscrittura automatica degli URL e così via.

Qualora si volesse proteggere a livello server un’intera cartella contenente i file via a via caricati richiedendo nome utente e password ad ogni tentativo di connessione, basterà caricare – nella medesima directory – un file .htaccess inserendovi quanto segue:
AuthName "Messaggio di benvenuto"
AuthType Basic
AuthUserFile /percorso/.htpasswd
require valid-user

Per creare il file .htpasswd contenente le credenziali d’accesso vere e proprie, si può utilizzare l’apposita utilità integrata in Apache (se si avesse una copia di Apache installata su un proprio sistema, all’interno della propria rete locale) e memorizzata nella sottocartella \bin.
La sintassi è la seguente: htpasswd -b -c -m .htpasswd utente password
Al posto di utente dev’essere indicato il nome utente mentre al posto di password, la parola chiave scelta per l’autenticazione.
In alternativa, per produrre il file .htpasswd si può ricorrere ai servizi forniti da molti provider oppure ricorrere ai tanti servizi generator disponibili online.