Che cos'è il formato PDF/A e perché è di fondamentale importanza per la conservazione dei documenti

I benefici della dematerializzazione ovvero della conversione di qualunque documento digitale in documento cartaceo sono sotto gli occhi di tutti.
Per anni i fornitori di soluzioni per la gestione documentale e la digitalizzazione del materiale cartaceo hanno spinto, giustamente, sul formato PDF come complemento delle politiche aziendali sulla conservazione dei dati.

Il problema con il formato PDF è che mano a mano che l’innovazione tecnologica avanza, non c’è certezza che il documento prodotto resti tale, ugualmente accessibile e leggibile tra venti anni o più.

Jeff Sagarra, senior director of product marketing di Nuance Document Imaging Division, ha voluto accendere un faro sul ruolo fondamentale del formato PDF/A nello sviluppo di una strategia di archiviazione dei documenti aziendali di lunga durata, soprattutto per ciò che riguarda le esigenze di sicurezza imposte in specifici ambiti verticali come, ad esempio, la sanità o i servizi finanziari.

Se i benefici dei documenti PDF sono ormai largamente noti, il fatto che il formato PDF/A sia l’ideale per l’archiviazione di informazioni che devono essere sempre leggibili anche in futuro non è cosa nota a tutti.
Segarra osserva che il formato PDF/A offre un vantaggio competitivo nell’ambito dell’attuale mercato digitale dove montagne di informazioni devono essere necessariamente conservate per lunghi periodi. E, purtroppo, ancor’oggi molte realtà aziendali non sono consapevoli delle potenzialità del formato PDF/A.

Nuance spiega che le aziende debbono collaborare per spiegare perché il formato PDF/A sia lo strumento più efficace per proteggersi dalle future modifiche in ambito tecnologico che potrebbero rendere i file più difficoltosi se non impossibili da leggere.

Cos’è PDF/A e perché è importante usarlo

PDF/A è un sottoformato del PDF che è stato messo a punto con il preciso obiettivo di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporto digitali.

Le principali caratteristiche di PDF/A sono le seguenti:

– I documenti PDF/A vivono “una vita propria” nel senso che essi sono totalmente indipendenti da altre impostazioni software e da qualunque altra eventuale informazione accessoria, compresi font di carattere, colori, immagini e così via. I file PDF/A, quindi, appaiono sempre esattamente come sono visualizzabili sul sistema che li ha creati.

– La crittografia del contenuto del documento PDF/A non è permessa.

– Nei file in formato PDF/A non è possibile aggiungere link a risorse esterne o siti web: il concetto è che in futuro tali risorse potrebbero non essere più disponibili.

– Non è possibile inserire, all’interno dei file PDF/A, codice JavaScript.

Quando si legge la sigla PDF/A-1a, significa che il documento può essere generato in formato PDF/A seguendo le prime specifiche pubblicate nel 2005 mantenendo allo stesso tempo massima fedeltà (il file peserà di più). La sigla PDF/A-1b, invece, è il formato che genera file più leggeri (minima fedeltà). PDF/A-1 si basa, complessivamente, sulla versione 1.4 delle specifiche generali del formato PDF.

Con la pubblicazione del formato PDF/A-2 (segue le specifiche 1.7), nel 2011, la distinzione non esiste più. In questo caso, nel documento PDF, possono essere anche inclusi contenuti multimediali.
Esiste poi anche la versione PDF/A-3 del 2012 che si basa sempre sulle specifiche 1.7 ma permette di inserire qualunque file all’interno del documento.

PDF/A è in definitiva il miglior modo per assolvere gli adempimenti legati alla conservazione dei documenti a lungo termine e in Italia è il formato ideale per scambiare documenti con la pubblica amministrazione.

Aprendo un documento PDF/A con il proprio lettore preferito e verificandone le proprietà, è possibile stabilirne a colpo d’occhio il formato.

Tutte le principali suite per l’ufficio come Microsoft Office e LibreOffice permettono di creare documenti in formato PDF/A: Come creare file PDF con Windows 10 e senza.
In alternativa, è possibile rivolgersi alle soluzioni di Nuance che offrono la possibilità di ottimizzare la gestione documentale e addirittura di trasformare documenti PDF (anche quelli contraddistinti da un layout complesso) in formato Word modificabile: Modificare PDF e trasformarli anche in documenti Word con Nuance Power PDF 2.

Una soluzione a costo zero per trasformare file PDF in Word, ovviamente non precisa e affidabile come i software di Nuance, si chiama WPS PDF to Word Converter: Convertire PDF in Word, quali programmi usare.